Korvaa (Replace)

mko019

Korvaa-työkalu on todella monikäyttöinen työkalu, jonka käyttöön kannattaa perehtyä. Perinteisin käyttö korvaa-työkalulle on erilaisten tekstien korvaaminen toisella tekstillä. Esimerkiksi dokumentissa esiintyvät lyhenteet MS voitaisiin korvata vastaavalla kokonaisella sanalla Microsoft. Korvaa-työkalulla voidaan korvata dokumentista yksi sana kerrallaan tai kaikki sanan esiintymät voidaan korvata samalla kertaa. Korvaa-työkalu on todella nopea tapa muuttaa dokumentin virheelliset sanat tai merkit oikeiksi. Virheidenetsimiseen ja korvaamiseen dokumentista käsin kuluu aikaa varmasti hyvin pitkään, kun taas korvaa-työkalulla voi tehdä saman asian muutamassa sekunnissa.

Korvaa työkalulla voidaan etsiä jokin haluttu sana ja korvata se sitten kokonaan toisella sanalla. Korvattava sana laitetaan yleensä Etsittävä (Find What)-kenttään ja korvaava sana laitetaan Korvaava (Replace with)-kenttään. Tällöin mahdollisia valintoja ovat Etsi seuraava (Find next), Korvaa (Replace) ja Korvaa kaikki (Replace All). Etsi seuraava-painikkeella voidaan etsiä seuraavaa Etsittävä sanan esiintymää. Jos halutaan korvata löydetty sana, niin se onnistuu valinnalla Korvaa. Kaikkien dokumentissa esiintyvien Etsittävä sanojen korvaaminen yhdellä kertaa onnistuu valinnalla Korvaa kaikki.

Etsintää ja korvaamista voidaan rajoittaa dokumentissa muutamalla lisäoptiolla, joita korvaa-työkalulle voi yleensä antaa. Oheisessa kuvassa on Microsoft Wordin korvaa-työkalu, mutta vastaavat valinnat löytyvät myös muidenkin ohjelmien etsi-työkaluista. Korvaa toiminnon etsimissuuntaa (Search) voidaan yleensä tarkentaa jonkin verran. Haluttua hakusanaa voidaan etsiä koko (All) dokumentista, tekstikursorin alapuolelta (Down) tai tekstikursorin yläpuolelta (Up). Etsi-työkalulle voidaan myös antaa tarkentimia etsittävään sanaan. Erilaisia tarkentimia ovat muun muassa Sama kirjainkoko (Match case), Etsi vain kokonaiset sanat (Find whole words only), Käytä yleismerkkejä (Use wildcards), Kuulostaa seuraavalle (sounds like) ja Etsi kaikki sanan muodot (Find all word forms).

mko020

Korvaa-työkalu voidaan laajentaa myös koskemaan erilaisia muotoiluja. Muotoilu (Format)-painikkeella voidaan korvata erilaisia muotoiluja toisilla muotoiluilla. Otetaan esimerkiksi jonkin tyylin muuttaminen toiseksi tyyliksi. Esimerkiksi kaikki ne kappaleen, jossa on käytetty tyyliä oma_tyyli halutaan korvata normaali-tyylillä. Tällöin etsittävä-kenttään ei kirjoiteta mitään, mutta kentän ollessa aktiivinen valitaan Muotoilu-painikkeen alta tyyli (style) kohta. Avautuvasta ikkunasta voidaan valita etsittävä tyyli, joka on tässä tapauksessa oma_tyyli. Valinnan hyväksymisen jälkeen siirrytään Korvaava-kenttään ja valitaan siihenkin tyyli, joka tässä tapauksessa on normaali-tyyli. Kaikkien oma_tyylillä tehtyjen kappaleiden muuttaminen normaali-tyylin muotoiluille onnistuu nyt valinnalla Korvaa kaikki. Muotoilujen korvaamisessa kannattaa huomata, että muotoilut on poistettava kentistä ennen uusien muotoilujen asettamista Ei muotoiluja (No formatting) -painikkeella!

mko021

Korvaa-työkalulla onnistuu myös erilaisten erikoismerkkien, kuten esimerkiksi rivinvaihtojen korvaaminen jollakin merkillä. Oheisessa kuvassa on Microsoft Wordista löytyvä Merkki (Special)-valikon sisältö. Erikoismerkkien korvaaminen on hyvin pitkälle samanlainen toimenpiteiden, kuin muotoilujen korvaaminen toisilla muotoiluilla. Ensin valitaan etsittävä kenttään sopiva erikoismerkki, kuten esimerkiksi kappalemerkki (Paragraph Mark). Tämän jälkeen voidaan valita mikä tahansa merkki korvaava-kenttään. Esimerkin tapauksessa se voisi olla tyhjä tila (white space). Erikoismerkkien korvaaminen on nopea tapa poistaa ylimääräisiä erikoismerkkejä, kuten esimerkiksi kappalemerkkejä.

Tyylien arkistointi (Organizer)

mko022

Tyylit ja niiden käyttö helpottavat tekstinkäsittelyä huomattavasti. Aina uusia asiakirjoja luotaessa valitaan pohjaksi jokin sopiva asiakirjamalli tai sitten tehdään asiakirjaan tarvittavat tyylit. Tyylien luominen uuteen dokumenttiin ei välttämättä ole järkevää, koska muissa asiakirjoissa tai asiakirjapohjissa olevia tyylejä voidaan käyttää hyväksi tyylien arkistointityökalun avulla. Tyylien arkistointityökalun avulla tyylejä voidaan poimia tehtävään asiakirjapohjaan mistä tahansa olemassa olevasta asiakirjasta tai asiakirjapohjasta. Näin pystytään hyödyntämään kerran hyvin suunniteltuja tyylejä aina uudelleen ja uudelleen.

Microsoft Wordissa tyylien organisointi onnistuu valinnalla Muotoile/Tyyli/Arkistointi (Format/Style/Organizer). Näkyviin avautuu kaksiosainen ikkuna, jonka vasemmassa reunassa on näkyvillä aktiivisen asiakirjan tyylit ja oikeassa reunassa jonkin asiakirjapohjan tyylit. Esimerkissä halutaan lisätä uuteen dokumenttiin (Document1) Kirjapohja nimisen asiakirjamallin tyylejä. Tällöin arkistointityökalun vasemmassa reunassa näkyy auki oleva dokumentti, jonka nimi tässä tapauksessa on Document1. Oikean puoleiseen ikkunaan joudutaan nyt hakemaan haluttu asiakirjamalli eli Kirjapohja. Asiakirjamalli päästään valitsemaan sulkemalla oikeassa ikkunassa oleva asiakirjamalli valinnalla Sulje Tiedosto (Close File), jonka jälkeen uusi tiedosto voidaan avata valinnalla Avaa Tiedosto (Open File). Näkyville avautuu tiedostojen valintaikkuna, josta valitaan haluttu asiakirja tai asiakirjamalli. Halutun tiedoston valinnan jälkeen ikkunan oikeaan osaan avautuu näkyville asiakirjamallissa olevat tyylit. Tyylejä voidaan siirtää kummastakin ikkunasta toiseen valitsemalla halutut tyylit aktiivisiksi ja painamalla ikkunoiden välissä olevaa Kopioi (Copy)-painiketta. Koko asiakirjamalli voidaan vaihtaa myös kokonaan, jolloin myös kaikki tyylimääritykset vaihtuvat. Koko asiakirjamalli voidaan vaihtaa valinnan Työkalut/Mallit ja apuohjelmat (Tools/Add-Ins) kautta avautuvassa ikkunassa. Koko asiakirja voidaan vaihtaa valitsemalla uusi asiakirjamalli Liitä (Attach)-painikkeen avulla.