Asiakirjatilojen käyttö

Erilaiset asiakirjan näyttötilat ovat tyypillisiä monipuolisille tekstinkäsittelyohjelmille. Erilaiset tilat toimivat kirjoittajan apuna ja jokaisella tilalla on oma erityinen käyttötarkoitus. Toiset tilat ovat tarkoitettu pelkään kirjoittamiseen ja toiset taas asiakirjan yleisrakenteen muuttamiseen. Tilojen tehokas hyväksikäyttäminen vaatii niiden ominaisuuksien tarkkaa tuntemista, joten niihin kannattaa perehtyä erityisen hyvin.

mko016

Microsoft Wordissa on muutamia hyödyllisiä asiakirjojen näyttötiloja, joita seuraavassa käydään hieman läpi. Näitä tiloja pääsee kokeilemaan Näytä(View) valikon kautta.

Normaali (Normal)- tilassa näytetään asiakirja normaalina ilman sivunvaihtoja tai muitakaan vastaavia sivunasetuksiin liittyviä ominaisuuksia. Tilaa voi käyttää peruskirjoittamisessa, mutta muuten se ei ole kovinkaan käytännöllinen. Rakenne (Online Layout)- tilassa näytetään asiakirjan rakenne kahdessa eri ruudussa. Vasemman puoleisessa ikkunassa esitetään asiakirjan sisällysluettelon kaltainen lyhennelmä asiakirjasta. Vasemman ikkunan avulla voidaan liikkua nopeasti asiakirjan osasta toiseen napauttamalla siellä olevia otsikoita, jolloin oikean puoleiseen ikkunaan avautuu valittu asiakirjan osa. Tila sopii hyvin asiakirjan jäsentelyyn ja on selkeä sekä helppokäyttöinen. Tila toimii hyvin pitkälle samalla periaatteella kuin Windows Explorerissa näkyvä hakemistorakenne. Asettelu (Page Layout)- tilassa saadaan näkyviin paremmin asiakirjan muotoilut, kuten ylä- ja alatunnisteet ja sivujen marginaali sekä sivun vaihdot. Tarkoitettu lähinnä asiakirjan ulkoasun suunnitteluun ja sopii hyvin myöskin normaaliin kirjoittamiseen. Jäsennys (Outline)- tilassa saadaan asiakirja näkyviin jäsennettynä otsikoiden ja niiden tasojen mukaan. Tilassa voidaan suunnitella dokumentin rakennetta miltei kappalekohtaisesti ja kappaleiden keskinäisen järjestyksen muuttaminen onnistuu helposti. Kokonaisia asiakirjaosia saadaan muutettua kokonaan toisiin paikkoihin. Todella kätevä tila suurille muutoksille, mutta ei sovi tekstin tuottamiseen kovinkaan hyvin. Perusasiakirja (Master Document)- tila on hyvin pitkälle samanlainen kuin edellinenkin Jäsennys-tila (Outline). Suurimpana erona on mahdollisuus rakentaa sisäkkäisiä asiakirjoja. Tilassa voidaan määritellä perusasiakirja, johon voidaan linkittää aliasiakirjoja. Suuria dokumentteja tehtäessä tämä on erittäin hyödyllinen toiminto, koska asiakirjaa voidaan muokata erillisinä pieninä palasina (tiedostoina), jolloin ohjelman kapasiteetti riittää paremmin niiden pyörittämiseen. Nämä erilliset asiakirjat kannattaa muokata ja määritellä hyvin erillisissä dokumenteissa, koska aliasiakirjassa virheellisesti tehtyjen muotoilujen korjaaminen perusasiakirjassa on hankalaa.