3.3.3 Hakemisto ja luettelot (Index and Tables)

Hakemistot ja luettelot ovat varmasti yksi työskentelyä eniten helpottavista ominaisuuksista, joita tekstinkäsittelyohjelmien kehittyminen on tuonut mukanaan. Sisällysluettelot ja hakemisto ovat asioita, joiden tekeminen ja päivittäminen oli ennen työlästä ja vaivalloista, mutta nyt niiden tekeminen onnistuu miltei automaattisesti. Käsin tehdyn sisällysluettelon päivittäminen oli todella vaikeaa ja aikaa vievää, mutta nyt kerran luodun sisällysluettelon päivittäminen onnistuu muutamalla hiirellä tehtävällä valinnalla.

Sisällysluettelo (Contents) on kokoelma kirjan eritasoisista otsikoista. Kirja on jaettu lukuihin ja jokaisella niistä on jonkinlainen otsikko. Sisällysluettelo on siis kokoelma näistä otsikoista ja sen tekeminen onnistuu suoraan valikon komennoilla. Dokumenttia tehtäessä kannattaa muistaa otsikoiden määritteleminen oikealla tavalla. Otsikot, jotka halutaan sisällysluetteloon pitää määritellä sopivilla tyyleillä. Niitä määriteltäessä kannattaa muistaa minkä tasoisesta otsikosta oli kysymys. Ohjelmat osaavat tehdä automaattisesti sisällysluettelon sen omien valmiiden tyylien pohjalta tai omista tyyleistä, jotka on pohjattu johonkin tiettyyn valmiiseen otsikkotyyliin. Sisällysluettelolle on tyypillistä sivunumerointi ja erilaiset täytemerkit, jotka tulevat otsikon ja sivunumeron väliin.

Hakemisto (Index) on kokoelma ydinsanoista, joita kirjoittaja on halunnut korostaa. Hakemistosta löytyy jokin sana ja siihen yksi tai useampi sivunumero, joilla kyseinen sana esiintyy. Hakemisto täytyy koota erikseen eli siihen liitettävät sanat täytyy merkitä tekstin joukosta. Kerran merkitty sana on aina käytettävissä, joten sanojen lisääminen on helppoa jälkeenpäinkin, jonka jälkeen hakemisto on myös päivitettävä.

mko013

Microsoft Wordissa hakemistojen ja luetteloiden tekeminen aloitetaan valinnalla Lisää/Hakemisto ja luettelot (Insert/Index and Tables). Valinta avaa ikkunan, jossa on kolme erilaista välilehteä, joilta voidaan vaikuttaa kolmen erityyppisen luettelon ominaisuuksiin. Hakemisto (Index) välilehdeltä voidaan määritellä hakemistoon liittyviä ominaisuuksia. Hakemiston tekeminen tapahtuu kahdessa erillisessä vaiheessa, joista ensimmäisessä merkitään sanat, joiden perusteella hakemisto tehdään ja vasta toisessa määritellään hakemiston ulkoasu. Hakemistoon tulevien sanojen merkitseminen aloitetaan painikkeella Merkitse (Mark Entry). Merkitsemistilassa valitaan merkittävä sana, jonka jälkeen valitaan merkitsemisikkuna aktiiviseksi. Aktiiviseen ikkunaan ilmestyy valittu sana, jonka jälkeen sana merkitään painikkeella Merkitse (Mark). Asetettua hakusanaa voidaan muuttaa aktiivisessa ikkunassa ennen merkinnän hyväksymistä, jolloin hakusana muuttuu, mutta ei varsinainen viittaus. Varsinainen hakusana voi olla esimerkiksi perusmuoto sanasta. Tämän jälkeen joudutaan sulkemaan merkitsemisikkuna ja valitsemaan uudelleen hakemiston lisääminen. Nyt välilehdeltä voidaan vaikuttaa täyttömerkkeihin, palstojen lukumäärään tai tarvittaessa voidaan muotoilla koko hakemistotyyli uudelleen. Hakemisto tehdään tekstikursorin osoittamaan paikkaan asiakirjassa hyväksymällä tehdyt asetukset. Tekstinkäsittely ja taulukkolaskenta osien lopusta löytyy esimerkkihakemisto.

mko014

Sisällysluettelo (Table of Contents)-välilehdeltä voidaan määritellä sisällysluettelon ominaisuudet. Sisällysluettelon määrittely on hyvin pitkälle samanlaista kuin hakemistonkin. Sisällysluetteloon voidaan määritellä sivunumeroiden sijoittaminen ja täytemerkit sekä sisällysluettelotyylien sisältö. Asetukset (Options) painikkeen avulla voidaan valita millä tyylillä tehdyistä otsikoista sisällysluettelo luodaan. Jos asiakirjaan on tehty omia otsikkotason tyylejä, jotka halutaan mukaan sisällysluetteloon, niin tyylit pitää määritellä sisällysluetteloon erikseen. Tyylien määrittely tapahtuu kirjoittamalla tyylin nimen yhteyteen sen otsikkotason numero, jota tyylin haluaa edustavan. Joissakin ohjelman versioissa otsikkotyylien perusteella määritellyt tyylit saadaan automaattisesti näkyviin otsikoksi, mutta se ei toimi kaikissa. Tyylien luomisen yhteydessä voidaan myös kertoa tyylin tasosta. Esimerkki sisällysluettelosta löytyy tämän monisteen ensimmäisiltä sivuilta.

Kuvaotsikkoluettelo(Table of Figures) välilehdeltä voidaan määritellä lista kuvaotsikoista, joita työssä on. Kuvaotsikkoluettelon tekeminen on hyvin pitkälle samanlaista, kuin sisällysluettelon lukuun ottamatta asetuksia, joita tässä ei käsitellä.