3.2.3 Ylä- ja alatunniste (Header and Footer)

Ylä- ja alatunnistetta tarvitaan haluttaessa laittaa asiakirjan ylä- ja alamarginaaleihin joitakin tietoja. Tiedot voivat olla esimerkiksi työn nimi, kirjoittajan nimi, päiväys tai vaikka pelkästään sivunumero. Nämä tiedot näkyvät ylä- ja alatunnisteessa asiakirjan jokaisella sivulla, vaikka ne lisätään vain yhdelle asiakirjan sivulle. Asiakirja voidaan jakaa erilaisiin osiin (Sections) käyttämällä hyväksi osanvaihtoja (Section Breaks). Asiakirjan tekijällä on tällöin mahdollisuus määritellä jokaiseen asiakirjan osaan omat ylä- ja alatunnisteensa.

Microsoft Wordissa ylä- ja alatunnisteiden lisääminen onnistuu valinnalla Näytä/Ylä- ja alatunniste (View/Header and Footer). Asiakirjan varsinainen tekstiosa jää "taustalle" ja asiakirjan ylä- ja alatunnisteet tulevat aktiivisina näkyville. Valinta avaa myös työkalupalkin, jonka avulla ylä- ja alatunnisteisiin voidaan lisätä muutamia erikoiskenttiä, mutta tässä yhteydessä niitä ei käydä läpi. Ylä- ja alatunnisteen lisääminen eri asiakirjan osiin Wordissa voi olla hieman vaikeaa, joten se käydään seuraavassa esimerkissä lyhyesti läpi. Määritellään ylä- ja alatunnisteet tähän monisteeseen. Monisteessa on kaksi erillistä osaa, joista toinen käsittelee tekstinkäsittelyä ja toinen taulukkolaskentaa. Osien väliin on tehty osanvaihto, joka jakaa asiakirjan kahdeksi kokonaisuudeksi. Suunnitellaan ensin hieman ylä- ja alatunnisteita. Parillisille ja parittomille sivulle halutaan erilaiset ylätunnisteet. Parittomalle sivulle ylätunnisteeseen laitetaan sen osan nimi, jota asia käsittelee eli ensimmäisessä osassa ylätunnisteessa lukee tekstinkäsittely tai toisessa osassa taulukkolaskenta. Jokaisen parillisen sivun ylätunnisteeseen laitetaan kurssin nimi eli Mikrotietokoneiden ohjelmistot. Ylätunnisteen toiseen laitaan tulee aina sivunumerointi. Ylätunnisteita tehdessä kannattaa muistaa, että tulostettavasta dokumentista tulee kaksi puoleinen, joten sivut joudutaan suunnittelemaan peilikuviksi. Lisäksi ylä- ja alatunnisteeseen lisätään vaakaviiva, jonka tarkoituksena on erottaa tunnisteet varsinaisesta tekstistä. Sitten varsinaiseen toteutukseen. Osanvaihto on toteutettu jo silloin kun asiakirjaa on aloitettu tekemään, joten asiasta enemmän kappaleessa Vaihdot (Breaks). Määritellään ensimmäiseksi erilaiset ylä- ja alatunnisteet parillisille ja parittomille sivuille. Tämä onnistuu sivun asetusten kautta välilehdeltä sivun asettelu, jossa pitää laittaa rasti oikeaan ruutuun. Nyt voidaan mennä ylä- ja alatunnisteiden muokkaamiseen. Kirjoitetaan asiakirjan ensimmäisen osan ylätunnisteisiin suunnitellut tekstit sekä parittomille että parillisille sivuille ja lisätään niihin sivunumerointi sivun ulkolaidan puolelle. Käydään lisäämässä asiakirjan alatunnisteisiin suunnitellut vaakaviivat sekä parillisille että parittomille sivuille. Tämän jälkeen mennään asiakirjan toiseen osaan ja valitaan parittoman sivun ylätunniste aktiiviseksi, koska se on ainut tunniste, jota joudutaan muuttamaan. Kun ylätunniste on aktiivisena, niin työkalupalkista löytyy aktiivisena oleva kohta Sama kuin edellä (Same as Previous). Sama kuin edellä asettaa asiakirjan tämän osan ylä- tai alatunnisteen samaksi kuin asiakirjan edellisessä osassa. Tämä kohta täytyy ottaa pois päältä ennen tekstien muokkaamista! Jos jotakin toista tunnistetta halutaan myös muuttaa täytyy niistäkin ottaa Sama kuin edellä optio pois päältä. Tämän jälkeen voidaan kirjoittaa tunnisteeseen haluttu teksti.