Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen - Demo 5 / Office 2007

• Suunnittelu ja valmistelu
• Tekstin tuominen Powerpointiin
• Esityksen siistiminen ja jakaminen
• Ulkoasun muokkaaminen
  • Slide Master
• Tehosteet
• Kaaviot
• Diagrammit
• Lisätehtäviä

Seuraavissa tehtävissä käydään läpi esitysgrafiikkaesityksen laatimiseen liittyviä vaiheita. Tehdään valmiista jäsennellystä virusdokumentista esitys.

Nämä tehtävät ovat Office 2007:n Powerpointille. Tarjolla on myös Vanhemman 2003-version Powerpoint-tehtävät

Ohjeistus demoon 5 käyttäen Powerpoint 2007:aa juonnettuna videona

Tehtävien tekemisessä voit käyttää apuna kurssin luentomonistetta tai kurssin luennon materiaaleja.

Suunnittelu ja valmistelu

• Ensimmäinen vaihe esityksen tekemisessä on yleensä suunnitelman tekeminen. Esityksessä kannattaa hahmotella esityksen runkoa ja miettiä mitä aikoo sanoa. Hyvään puheviestintään liittyy luonnollisesti myös monia muitakin asioita, joita ei tarkemmin käsitellä tällä kurssilla.
• Teknisestä näkökulmasta suunnitelman tekemiseen liittyy yhtenä osana valmiin materiaalin valmisteleminen muotoon, josta se on helposti siirrettävissä esitysgrafiikkaohjelmaan.
  • Tallenna U:-asemalle tyovaline/demo5/-kansioon demo5.doc-tiedosto.
  • Avaa Word-ohjelmassa edellä tallentamasi demo5.doc.
  • Tutki mitä kaikkea Word-dokumenttiin on kannattanut jättää powerpoint-esitystä varten.
  • Sulje Word.

Tekstin tuominen Powerpointiin

Aukaise PowerPoint -esitysgrafiikkaohjelma ja tuo valmis materiaali esityksen pohjaksi seuraavien ohjeiden mukaan:

• Ohjelman avautuessa näkyviin tulee usein valmiiksi tyhjä esityspohja. Jos ei tule, niin uuden esityspohjan voi valita painamalla Office-nappia ja valitsemalla valikosta New. Avautuvasta ikkunasta pääset valitsemaan tyhjän esityksen (engl. Blank presentation).
• Valitse View-välilehdeltä näyttötilaksi Normal (suom. Normaali).
• Valitse näkyville vasemmanpuoleiseen palkkiin jäsennysnäkymä (Outline) dianäkymän (Slides) tilalle vasemmasta yläreunasta löytyvien välilehtien avulla.

  

  Tässä tilassa on myös kätevää kirjoittaa esityksen runko, jos valmista materiaalia ei ole käytössäsi.
• Materiaalin tuominen esityksen pohjaksi onnistuu Home-välilehdellä. Paina New Slide-napissa olevaa kolmiota (pudotusvalikko) ja valitse aukeavasta valikosta Slides from Outline. Tuoda Powerpointiin edellä tutkimasi demo5.doc.

  Jos saat virheilmoituksen, niin olet unohtanut sulkea Word-dokumentin, josta olet tekemässä esitystä.

  • Helpoiten materiaalin saa tuotua Powerpointiin demo5.doc-tiedoston tapaisella avainkohtalistalla.
  • Voit tuoda myös koko tekstin, mutta saattaa olla, että joudut raivaamaan tuotua tekstiä ja tuomaan esiin ydinkohdat.
  • Yksittäisten tekstinpätkien kopiointi esitykseen onnistuu myös leikepöydän kautta. Tällöin kannattaa kuitenkin poistaa mahdollisesti kopioituneet muotoilut (CTRL+A ja CTRL+välilyönti sekä valitaan kaikille paitsi ensimmäiselle dialle Slide Layout -palkista peruslistarakenne).
• Tallenna esityksesi demo5.ppt-nimelle.

Esityksen siistiminen ja jakaminen

Kappaleiden jäsennystasot menevät sekaisin dokumenttia tuodessa, joten nyt on jäsennettävä teksti uudelleen.

• Jos vasempaan reunaan tuli näkyville dianäkymä (Slides), niin valitse näkyviin uudelleen jäsennysnäkymä (Outline).
• Ensimmäiseksi tekstistä kannattaa poistaa kaikki ylimääräiset merkkimuotoilut. Muotoilujen poistaminen onnistuu valitsemalla vasemmanpuoleisessa palkissa (jäsennystilassa) kaikki tekstit aktiivisiksi näppäinyhdistelmällä CTRL-A. Tämän jälkeen ylimääräisten merkkimuotoilujen poistaminen onnistuu näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti. Mahdolliset ylimääräiset kappalemuotoilut poistetaan myöhemmin.

• 

  Seuraavaksi joudut määrittelemään materiaalit eri dioille sekä eri tasoisiksi listoiksi ja otsikoiksi. Rakenteen määritteleminen onnistuu helposti näppäimistöllä. Voit korottaa kappaleen tasoa SHIFT-TAB -näppäinyhdistelmällä. Kappaleen tason laskeminen onnistuu TAB -näppäimen avulla.
• Jaa asia diolle siten, että jäsennyksestä tulee vieressä olevan mallikuvan näköinen. Korota sopivat tekstinpätkät otsikoiksi omalle dialleen ja loput listoiksi otsikon alle.

  Suojautuminen viruksia vastaan -otsikon alle tulee niin monta alakohtaa, että dia kannattaa jakaa kahteen osaan.

  Dioille jakamisen voi tehdä muun muassa siten, että jäsennystilassa painaa viimeisen dialle tulevan lista-alkion jälkeen enteriä ja korottaa tyhjän lista-alkion diaksi. Tyhjän dian otsikoksi kannattaa antaa sama kuin edelliselläkin dialla, mikäli edellinen lista jatkuu uudella dialla.

  Kunkin uuden otsikon jälkeinen lista kannattaa korottaa ensimmäisen tason listaksi (lista-alkioiksi, joilla on tyypillisesti isoin fonttikoko) elleivät ne ole jo valmiiksi.

• Lisää ensimmäiselle dialle oma nimesi napauttamalla keskellä olevasta diaruudusta kohtaa Click to add Subtitle.
• Tarvittaessa voit muokata myös diojen järjestystä raahaamalla dioja toiseen järjestykseen hiiren avulla. Järjestyksen muuttaminen onnistuu myös helposti Slide Sorter-näyttötilassa, jonka löydät View-välilehdeltä.

Diojen jäsentämisessä kannattaa noudattaa seuraavia yleisiä periaatteita:

• Dialle ainoastaan avainsanoja (max. 10 rivillä)
• Ei liian paljon asiaa dialle (max. 10 riviä).
• Yhdessä kohdassa korkeintaan kaksi riviä.

Ulkoasun muokkaaminen

• Tarkistetaan, että kaikilla diolla on samanlaiset kappalemuotoilut. Tämä tapahtuu valitsemalla kaikille tavallisille dioille sama rakenne.
  • Valitse vasempaan laitaan dianäkymä (engl. Slides)-välilehti ja valitse diat toisesta viimeiseen napauttamalla ensin toista diaa, sitten painamalla SHIFT-näppäimen (suom. Vaihtonäppäin) pohjaan ja lopuksi napauttamalla viimeistä diaa.
  • Valitse dian rakenteen muotoilu Home-välilehdeltä valinnalla Layout.
  • Valitse seuraavan kuvan mukainen diarakenne avautuvasta ikkunasta.

    

  • Normaalista poikkeavia kappalemuotoiluja saattaa tulla jos dioille tuleva teksti kopioidaan suoraan esimerkiksi Wordista tai jos yksittäisillä dioilla mennään muokkaamaan fontteja tai tasauksia.
• Muokkaa seuraavaksi toisen dian rakennetta erilaiseksi.
  • Valitse dia aktiiviseksi ja napauta oikean laidan rakenteenmuokkauspalkista dialle rakenne, jossa on tekstilistoja vasemmassa laidassa ja jotain havainnollistuksia oikeassa laidassa.

    

  • Lisää demoissa 3 hakemasi kuva dialle napauttamalla Insert Picture from File-ikonia dianäkymässä.

    

  • Tutki erilaisia dian rakennemahdollisuuksia ja muuta muutaman dian rakenne oletuksesta poikkeavaksi.

Slide Master

• Seuraavaksi muotoillaan kootusti diojen ulkoasua. Ulkoasun muokkaaminen onnistuu kootusti Slide Master-tilan avulla. Tilaan päästään View-välilehdeltä valinnalla Slide Master. Muokkausmahdollisuudet löytyvät muun muassa Home- ja Format-välilehdiltä.
• Valitse dian pohjaksi sopiva teema (engl. Theme) valitsemalla Slide Master-toiminnoissaThemes-painike (löytyy kohdasta Edit Theme). Napauttamalla aukeavassa ikkunassa olevia ulkoasupohjia saat muutettua ulkoasun kootusti tyylikkääksi.
• Valitse ensin Slide Master -dioista oikeasta laidasta sellainen dia, joka muistuttaa rakenteeltaan normaalia tekstidiaa. Tämän lisäksi Slide Master -näkymässä on myös muut rakennepohjat.

Muuta vielä seuraavia ominaisuuksia Slide Master-tilassa dialle tuleviin teksteihin:

• Vaihda Home-välilehden työkalujen avulla otsikkotekstin tasausta ja pienennä otsikon kokoa hieman .
• Vaihda listaelementtien listaerotin Home-välilehden listatyökalulla joksikin toiseksi merkiksi. Jokaiselle tasolle voit määrittää erilaisen listaerottimen.
• Lisää alalaitaan toistumaan oma nimesi ja dian numero. Tämä onnistuu Insert-välilehden valinnalla Header & Footer, josta numeroinnin saa päälle valinnalla Slide Number ja oman nimen voi laittaa Footer-kenttään.

  

  Vahvista muutokset Apply to All -painikkeella

• Lisää jokaiselle dialle toistuva kuva.
  • Tämä onnistuu Insert-välilehden valinnalla lisäämällä kuvan Master Slideen valinnalla Picture.
  • Valitse kuva, jonka hait demoissa 3.
  • Pienennä kuva ja siirrä se oikeaan yläkulmaan. Tämä onnistuu valitsemalla kuva, raahamalla kuvan reunassa olevia palluroita keskemmälle kuvaa ja lopuksi ottamalla kuvan keskeltä kiinni ja siirtämällä se paikalleen.

Ulkoasua muokattaessa kannattaa huomioida seuraavia asioita:

• Listojen kirjasimen koon on oltava riittävä (min. 20 pt). Otsikko on yleensä isommalla fontilla.
• Päätteetön (esim. Arial tai Verdana) kirjasin sopii normaaleihin listoihin. Dian otsikoissa voi käyttää päätteellistä kirjasinta. Yleisesti päätteetön sopii ruudulla esitettävään tekstiin ja päätteellinen tulostettavaan tekstiin.
• Esityksen ulkoasun täytyy olla yhtenäisen näköinen. Käytä siis korkeintaan kolmea eri kirjasinta ja pyri pitämään värimääritykset yhtenäisinä.
• Dian värimääritykset riippuen esitystilan valoisuudesta.
  • Himmeä valaistus - Tumma tausta ja kirkas kirjasin.
  • Valoisa huone - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.
  • Piirtoheitinkalvoja tehtäessä kannattaa värit suunnitella valoisan huoneen vaatimusten mukaisesti.

Tehosteet

• Työskentele edelleen Slide Masterissa. Valitse ensimmäisen tason lista ja lisää sille tehoste Fly in. Tehosteiden lisääminen onnistuu Animations-välilehdeltä valinnalla Animate:. Fly in-tehosteen saat lisättyä valitsemalla listasta Fly in | By 1st level Paragraphs. Jos haluat listakohtien ilmestyvän paikalleen yksi kerrallaan, mutta et halua tuloefektejä, niin valitse animaatiotyyliksi Fade.
• Kokeile katsoa esitystä View-välilehden valinnalla Slide Show. Nyt ensimmäisen tason lista-alkiot tulevat napin painalluksella, mutta toisen tason lista-alkiot tulevat kerralla. Kokeillaan muuttaa toimintaa niin, että kukin listakohta tulee vasta napin painalluksen jälkeen. Sulje esitys ESC-nappulalla.
  • Mukautettuja animaatioita voit tehdä Animations-välilehden toiminnolla Custom Animations. Tällöin saat ruudun vasempaan reunaan näkyville muutkin tekstitasot.

    

  • Valitse toiselle tasolle (Second level) valinta Start on click oikean laidan alasvetovalikosta.

    

  • Kokeile nyt esitystä View-välilehden valinnalla Slide Show.
• Tehosteen valinnan jälkeen voit valita ikkunassa muita tehosteiden ominaisuuksia. Mielenkiintoisia ja tutustumisen arvoisia lisäominaisuuksia löytyy lisätyn tehosteen oikean reunan valikon alta löytyvällä Effect Options (Tehosteen asetukset) -valinnalla. Kun lisäät tehosteita eri elementeille, niin tehosteiden järjestys tulee näkyville oikean reunan ikkunaan.
• Lisää esityksesi kaikkiin dioihin yhtenäinen dian vaihtumistehoste. Vaihtumistehosteen lisääminen diaan onnistuu Animations-välilehden Transition to This Slide-valintanapeilla. Vaihtumistehosteista on kerrallaan näkyvillä vain osa ja niitä saa näkyville lisää painamalla kuvakerivin perässä olevaa pudotusvalikkoa. Kokeile samalla erilaisten tehosteiden toimintaa. Sopivan valinnan jälkeen valitse Apply to All Slides.
• Katso läpi tekemäsi esitys View-välilehden valikkokomennolla Slide Show ja korjaile esitystä tarpeen mukaan. Kokeile samalla kynän käyttöä esityksen havainnollistamisessa. Kynän saat käyttöösi esityksen aikana napauttamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla Pointer Options | Ballpoint Pen. Saman valikon alta saat kynän myös pois käytöstä.
• Sulje Slide Master-tila valitsemalla jokin muu näyttötila käyttöön tai Slide Master-välilehden Close Master View -painikkeella.
• Tallenna esityksesi!

Tehosteen lisäämisessä täytyy kuitenkin muistaa seuraavat asiat:

• Tehosteiden käytöllä asioita voidaan korostaa, mutta esitettävä asia ei saa hukkua tehosteisiin.
• Tehosteet eivät saa häiritä tai ärsyttää kuulijoita.
• Esityksen täytyy olla yhtenäinen jo asian vakuuttavuudenkin vuoksi.

Kaaviot

• Lisää esityksen loppuun uusi dia.
• Tee oheisen kuvan mukainen rakennekaavio käyttäen hyväksesi PowerPointista löytyviä rakennekaavion piirtämiseen tarkoitettuja ominaisuuksia. Seuraavassa ominaisuuksista on kerrottu hieman tarkemmin:

  

  • Piirtämisominaisuudet löytyvät Insert-välilehden valinnalla Shapes ja ne on jaoteltu ryhmiin. Flowchart (suom. Vuokaavio) -elementtejä voidaan käyttää erilaisten rakennekaavioiden piirtämiseen. Toki muutkin Shapes-valinnan elementit voivat soveltua käyttöön.
  • Viivatyökalua (Lines) voidaan käyttää elementtien yhdistämiseen. Ne mahdollistavat myös yhdistettyjen elementtien liikuttamisen katkaisematta yhteyttä, mikäli yhdistäminen tehdään elementin yhdistämispisteistä. Yhdistämispisteet ovat vaaleita neliöitä, jotka muuttuvat viivatyökalua käytettäessä punaisiksi.
  • Elementtien ominaisuuksia voidaan muokata hiiren oikean painikkeen alta löytyvällä Format Shape-komennolla.
  • Ominaisuudet voidaan "tallentaa" oletusominaisuuksiksi muille elementeille hiiren oikean alta löytyvällä Set as Default Shape-komennolla.
  • Objektien tasauksen voit muuttaa Drawing Tools-välilehden Align-toiminnoilla. Tutustu komentojen toimintaan ja tutustu myös muihin valikon komentoihin.
  • Objekteja voidaan ryhmitellä Drawing Tools-välilehden Group-komennolla. Vastaavasti ryhmittely voidaan purkaa Ungroup-komennolla.
  • Tutustu myös muihin Drawing Tools-välilehden muotoiluominaisuuksiin.

Diagrammit

• Lisää uusi dia.
• Luo uusi hierarkiadiagrammi valitsemalla tyhjän dian sisältöruudukosta "Insert SmartArt Graphic" tai painamalla Insert-välilehden SmartArt-painiketta. Tee siitä seuraavan kuvan mukainen.

  

  • Lisää kohteita organisaatiodiagrammiin saat valitsemalla läheisen kohteen ja valitsemalla SmartArt Tools-välilehden Design-osiosta Add Shape. Add Shape Before / After tekee samalle tasolle, Add Shape Below / Above luo uuden alemmalle/ylemmälle tasolle ja Assistant välitasolle.
  • Kohteiden muotoja saa muokattua kerralla SmartArt Tools-välilehden Format-osiosta.
• Tallenna esityksesi! Jos sinulle jäi aikaa, niin tee myös seuraavassa olevat lisätehtävät.

Lisätehtäviä

• Lisää edellä tekemäsi rakennekaavion elementteihin tehosteet, joiden avulla voit havainnollistaa rakennekaavion käsittelemää asiaa. Kokeile tehosteiden toimintaa!
• Lisää esitysgrafiikkaohjelmalla tekemääsi esitykseen ajastus Slide Show-välilehdeltä löytyvällä Rehearse Timing-toiminnolla. Toiminnolla voit harjoitella esitystäsi ja samaan aikaan ohjelma mittaa esitykseen käyttämääsi aikaa. Harjoituksen lopuksi aikojen käyttäminen esityksessä hyväksytään OK-painikkeella. Kokeile lopuksi tekemäsi ajastuksen toimintaa.