Tietokannan ja taulukkolaskennan yhteiskäyttö - Demo 8

• Mallivideot
• Tietojen tuominen Exceliin ODBC-yhteyden avulla
• HTML-taulukon tuominen WWW-sivulta Exceliin
• Tekstitiedon tuominen Exceliin
  • Erotinmerkit
• Excel-taulukon tuominen Accessiin

Tämän demokerran tehtävissä tutustutaan tietojen siirtoon tietokannan ja taulukkolaskennan välillä sekä perehdytään muutamiin käyttökelpoisiin tietokantojen ominaisuuksiin.

Uutta Office 2007 versiota käyttäville on omat tehtävät Access 2007 -versiota varten.

Tietojen tuominen Exceliin ODBC-yhteyden avulla

Seuraavissa tehtävissä tietokannassa olevia tietoja haetaan Excel-taulukkolaskentaohjelmaan.

1. Avaa ensimmäiseksi Excel-taulukkolaskentaohjelma ja luo uusi työkirja. Tallenna se U:\tiedonhallinta-hakemistoon nimellä demo8.xls.
2. Lisää työkirjaan uusi laskentataulukko ja anna sille nimeksi Reseptit.
3. Tallenna U-levyasemalle neljänsien demojen mallivastaustietokanta resepti.mdb.
4. Käynnistä Excelissä tietojen tuominen tietokannasta valikkokomennolla Data | Import External Data | New Database Query (suom.Tiedot | Tuo ulkoiset tiedot | Luo uusi kysely).
5. Valitse tietojen lähteeksi MS Access Database ja hyväksy valinta OK-painikkeella.
   
6. Valitse edellä U-levyasemalle tallentamasi Access-tietokanta resepti.mdb.
   
7. Valitse kaikki reseptin-kyselyyn liittyvät kentät.
   
8. Seuraavassa vaiheessa tietoja voisi suodattaa, mutta kysely on jo rajattu siten, ettei sitä kannata enää suodattaa. Suodatus voidaan myös toteuttaa jälkikäteen Excelissä.
   
9. Seuraavassa vaiheessa voit halutessasi järjestää tiedot reseptin nimen (resepti) mukaan järjestykseen.
   
10. Viimeisessä vaiheessa voit valita tietojen palauttamisen Exceliin (engl. Return data to MS Excel).
    
11. Lopuksi valitaan vielä tiedoille sijoituspaikka, jonka jälkeen näkyville saadaan kaikki reseptin tiedot.
12. Voit myös halutessasi kokeilla kahden eri taulun tietojen tuonnin. Toimi samalla tapaan kuin aiemmin mutta valitse Aine ja Liittyy taulut tuotaviksi tiedoiksi. Tämän jälkeen saat ilmoituksen ettei Excel tiedä taulujen yhteyttä. Saat seuraavanlaisen näkymän
    
13. tiedot yhdistetään raahaamalla yhdistävä kenttä taulusta toiseen. Sulje näkymä kun olet valmis.

HTML-taulukon tuominen WWW-sivulta Exceliin

1. Avaa työkirjaan uusi tyhjä laskentataulukko (engl. Sheet). Nimeä laskentataulukko nimelle WebValuutat ja tallenna työkirjasi nimellä demo8.xls U-levyasemalle sopivaan hakemistoon.
2. Mene selaimella Suomen pankin valuuttakursseja esittelevälle sivulle ja kopioi sivun osoite leikepöydälle.
3. Mene takaisin Exceliin ja tee uusi WWW-kysely. Avaa WWW-kyselyn tekemiseen liittyvä ikkuna valikkokomennolla Data | Import External Data | New Web Query (suom. Tiedot | Tuo ulkoiset tiedot | Uusi Web-kysely). Liitä kopioimasi osoite ikkunan yläreunan osoitekenttään ja siirry sivulle.
   
4. Valitse tämän jälkeen tuotava sivun osa eli valuuttakurssitaulukko. Valinta onnistuu keltapohjaista nuolta painamalla, jolloin näkyville tulee vihreä "valittukenttä".
5. Paina ikkunan alareunasta Import (suom. Tuo)-painiketta.
6. Näkyville avautuu Import Data (suom. Tietojen tuominen) ikkuna, josta voit valita solun, johon tuotavan taulukon vasen yläreuna liitetään.
7. Tämän jälkeen valuuttakurssien pitäisi löytyä laskentataulukosta.
8. WWW-kyselyn tekemisen jälkeen tietoja voidaan vielä päivittää. Kokeile tietojen päivittämistä valinnalla Data|Refresh Data

Tekstitiedon tuominen Exceliin

1. Lisää uusi tyhjä laskentataulukko käyttämääsi Excel-työkirjaan. Anna laskentataulukolle nimeksi Valuutat. Laskentataulukolle lisätään tulevissa tehtävissä lisää valuuttatietoja.
2. Mene selaimella osoitteeseen, josta löytyvät valuuttakurssit tietueina ja tallenna sivun osoite.
3. Avaa Excelissä valikkokomennolla Select Data Source (suom. Valitse tietolähde) -ikkuna Data | Import External Data | Import Data (suom. Tiedot | Tuo ulkoiset tiedot | Tuo tiedot). Liitä File Name (suom. Tiedoston nimi) -kenttään tallentamasi osoite.
   
   Open (suom. Avaa)-painikkeella pääset ohjattuun tekstisisällön tuomiseen (engl. Text Import Wizard).
4. Ensimmäisessä vaiheessa määritellään ovatko tuotavat tietosarakkeet erotettu erotinmerkeillä (engl. Delimited) vai ovatko tietosarakkeet kiinteän levyisiä (engl. Fixed width). Valitse vaihtoehdoista jälkimmäinen, koska tietosarakkeilla tuotavilla ei ole erillistä erotinmerkkiä. Siirry seuraavaan vaiheeseen Next (suom. Seuraava)-painikkeella.
   
5. Seuraavassa vaiheessa määritellään hiirellä napsauttelemalla tietojen jakautuminen sarakkeiksi. Ohjelma osaa oletuksena määritellä kohtuullisen hyvät sarakeasetukset, mutta ne kannattaa kuitenkin tarkistaa. Siirry seuraavaan vaiheeseen Next (suom. Seuraava)-painikkeella.
   
6. Viimeisessä vaiheessa määritellään sarakkeiden tietotyypit
   
7. Määrittele ensimmäisen sarakkeen tyypiksi päivämäärä (engl. Date).
8. Määrittele toisen sarakkeen tyypiksi teksti (engl. Text).
9. Määritä viimeisen sarakkeen desimaalierottimeksi (engl. Decimal Separator) piste, koska muussa tapauksessa sarakkeen luvut tulkitaan virheellisesti päivämääriksi. Desimaalierottimen määrittely onnistuu valitsemalla sarake aktiiviseksi hiirellä ja valitsemalla haluttu erotinmerkki Advanced (suom. Lisäasetukset)-painikeella avautuvasta ikkunasta.
   
10. Kun tietotyypit on valittu voidaan tiedot hyväksyä Finish (suom. Valmis) -painikkeella. Tämän jälkeen joudutaan vielä valitsemaan paikka, jonne tiedot sijoitetaan.

Erotinmerkit

Tekstitiedoston sisältö ei aina ole kiinteämittaisissa kentissä vaan hyvin usein eri kentät erotetaan toisistaan tietyllä merkillä. Yleisimmin käytettyjä erotinmerkkejä ovat sarkain (tab), puolipiste (;) ja pilkku (,).

1. Lisää uusi laskentataulukko ja anna sille nimeksi Valuutat2.
2. Avaa erotinmerkkiversio valuuttakursseista, valitse kaikki tekstit ja kopioi leikepöydälle.
3. Liitä valuuttakurssit laskentataulukolle.
4. Pidä kaikki liitetyt solut valittuina ja valitse Data | Text to Columns (suom. Tiedot|Teksti sarakkeisiin)
5. Valitse tällä kertaa tietojen tyypiksi delimited (suom. erotettu)
   
6. Valitse käytettäväksi erotinmerkiksi puolipiste (;)
   
7. Määrää kenttien tyypit edellisen tehtävän tapaan.

Excel-taulukon tuominen Accessiin

1. Muuta WebValuutat-laskentataulukossa olevien valuuttatietojen otsikkotietoja paremmiksi. Muuta ensimmäiselle riville sarakeotsikoiksi esimerkiksi tekstit maa, valuutta, lyhenne ja kurssi. Poista myös ylimääräiset (myös alussa olevat tyhjät) rivit siten, että sarakeotsikot ja tiedot muodostavat yhtenäisen alueen. Laskentataulukolla saa siis olla vain sarakeotsikot ja tiedot. Tallenna lopuksi Excel-tiedostosi.
   
2. Avaa Access-tietokantaohjelma ja luo käyttöösi uusi tietokanta nimellä demo8.mdb. Tallenna tietokanta U-levyasemalle sopivaan hakemistoon. Seuraavaksi tietokantaan tuodaan aiemmin tehtävissä Exceliin tallennettuja valuuttatietoja.
3. Aloita tietojen tuominen valikkokomennolla File | Get External Data | Import (suom. Tiedosto | Nouda ulkoiset tiedot | Tuo). Valitse tuotavan tiedoston tiedostotyypiksi xls-päätteinen Excel-tiedosto ja valitse tiedostoksi edellä tallentamasi Excel-tiedosto.
   
4. Import (suom. Tuo) -painikkeen painaminen avaa näkyville ohjatun laskentataulukon tuomisen (engl. Import Spreadsheet Wizard), jossa ensimmäisenä vaiheena valitaan laskentataulukko, jonka tiedot halutaan tuoda. Valitse tuotaviksi tiedoiksi WebValuutat-laskentataulukko.
   
5. Kerro seuraavaksi, että ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot (engl. Column Headings).
   
6. Tiedot lisätään uuteen tauluun (engl. In a New Table).
   
7. Valitse seuraavaksi tietosarakkeiden tyypit seuraavasti:
   • Maa-kenttään indeksointi ja tieto ei saa sisältää kaksoisarvoja (engl. No Duplicates).
   • Valuutta-kenttään indeksointi ja tieto saa sisältää toisteisia arvoja (engl. Duplicates OK). Monella valuutallahan on sama nimi.
   • Lyhenne-kenttään indeksointi, mutta tieto ei saa sisältää toisteisia arvoja (engl. Duplicates). Kaikilla valuutoilla oma lyhenne.
   • Kurssi-kenttään ei ollenkaan indeksointia.
   
8. Seuraavassa vaiheessa määritellään perusavain (engl. Primary Key). Perusavaimeksi kannattaa tässä yhteydessä valita valuuttalyhenne.
   
9. Viimeisessä vaiheessa voit antaa taululle nimen ja hyväksyä tietojen tuonnin Import (suom. Tuo) -painikkeella
   
10. Mene tutkimaan lisäämääsi taulua tuplanapauttamalla sitä hiirellä. Kokeile lisätä uusi valuuttatietue eli valuuttatietorivi tauluun.