Microsoft Access: lomakkeet ja raportit - Demo 4

• Mallivideot
• Taulujen lisämääritykset
• Lomakkeet
  • Useaan tauluun kohdistuvat lomakkeet
  • Lomakkeiden muokkaaminen
  • Alilomakkeen lisääminen
• Raportit
  • Raportit usean taulun pohjalta
  • Raportin ulkoasun korjaaminen
  • Kaavion lisääminen raporttiin
  • Dynaamiset raportit
  • Yhteenvedot raporteissa
  • Raportin ulkoasu
• Lisätehtävät

Näissä demoissa tutustutaan Microsoft Accessiin, tehdään tauluille muutama käyttöä helpottava lisämääritys, rakennetaan lomakkeilla pieni käyttöliittymä ja tehdään pari raporttia. Uutta Office 2007 versiota käyttäville on omat tehtävät Access 2007 -versiota varten.

• Käynnistä Microsoft Access (Start|Programs|Microsoft Access)
• Avaa aikaisemmin demo2:ssa luomasi Resepti.mdb

  Jos et ole ehtinyt tehdä reseptitietokantaa niin voit kopioida itsellesi mallitietokannan.

Taulujen lisämääritykset

Ennen lomakkeiden luomista kannattaa Accessissa määritellä hakutaulut kaikkiin kenttiin joihin se on suinkin mahdollista. Näitä kenttiä ovat ainakin ne joista on määritelty viite-eheys.

Voit kokeilla tietojen syöttämistä esim. Ohje-tauluun tuplanapauttamalla taulun nimeä. Tietojen syöttämisessä on ongelmana oikean reseptin valitseminen koska pitäisi muistaa ulkoa jokaisen reseptin tunniste.

Määrittelemällä hakutaulu saadaan tietojen syöttäminen huomattavasti helpommaksi. Tunnistenumeron syötön tilalle voidaan laittaa esimerkiksi alasvetovalikko, josta voi valita reseptin nimen.

1. Valitse hiiren oikealla näppäimellä Ohje-taulu. Valitse valikosta Design View

   

2. Access saattaa ilmoittaa, että taulu on linkitetty eikä kaikkia sen ominaisuuksia voida muokata. Valitse Yes

   

3. Valitse Reseptiid-kenttä napauttamalla sen tiedot sisältävää riviä. Siirry Lookup-välilehdelle.

   

4. • Valitse Display Control -alasvetovalikosta vaihtoehto Combo Box
   • Valitse Row Source Type -kohtaan vaihtoehto Table/Query
   • Valitse Row Source -kohtaan taulu josta reseptiid-kenttään kelpaavat arvot löytyvät eli resepti
   • Bound column -kohdassa kerrotaan monesko kenttä resepti-taulussa sisältää kelpuutettavan arvon. Malliratkaisussa ReseptiID-kenttä on neljäs (4). Varmista monesko kenttä on omassa tietokannassasi.
   • Column Count -kohdassa kerrotaan montako kenttää halutaan näyttää. Tähän kannattaa valita sen verran kenttiä että Bound column -kohdassa kerrottu kenttä mahtuu mukaan. Malliratkaisun mukaisessa tietokannassa valitaan neljä (4) kenttää.
   • Column Heads -kohdassa voi määrätä tarvittaessa kentille otsikot. Yleensä niitä ei tarvita joten valitaan No
   • Column Widths -kohdassa kerrotaan kuinka paljon esitystilaa varataan kullekin kentälle. Jätetään kaikki muut kentät piiloon paitsi oleellisin eli reseptin nimi. Eri kenttien pituudet erotetaan toisistaan puolipisteellä (;). Malliratkaisun mukaisessa tietokannassa kenttien pituudet olisivat 5cm;0cm;0cm;0cm
   • List Rows kertoo montako riviä vaihtoehdoista näytetään kerrallaan
   • List Width määrää alasvetovalikon leveyden
   • Limit To List määrää sallitaanko myös sellaisia arvoja joita ei listasta löydy

   

5. Sulje Design-ikkuna ja anna Accessin tallentaa muutokset

   

6. Kokeile nyt syöttää tietoja Ohje-tauluun. Nyt voit valita reseptin kätevästi alasvetovalikosta

   

7. Määrittele tismalleen samaan tapaan hakutaulut viite-eheysmääritysten mukaisesti (kts. kuva) myös seuraaville:
   • Resepti-taulun ruokalajiid-kentästä haku Ruokalaji-taulun ruokalajiid-kenttään
   • Liittyy-taulun Resepti_Reseptiid-kentästä haku Resepti-taulun reseptiid-kenttään
   • Liittyy-taulun Aine_Aineid-kentästä haku Aine-taulun aineid-kenttään
   • Liittyy-taulun Yksikko_Lyhenne-kentästä haku Yksikko-taulun lyhenne-kenttään

   

8. Kokeile hakutaulujen toimivuutta lisäämällä kauralastujen reseptiin 3 tl tomusokeria. Lisää myös reseptiin liittyvä uusi vaihe, jossa lisätään tomusokeria.

Lomakkeet

Lomakkeilla voidaan luoda lähes millainen tahansa käyttöliittymä tietokannan päälle. Lomakkeiden avulla voi esimerkiksi helposti syöttää ja selailla tietoja. Monimutkaisten lomakkeiden tekeminen edellyttää ohjelmointitaitoja ja tarkempaa ymmärrystä graafisten käyttöliittymien toiminnasta. Tällä kurssilla tyydytään tekemään lomakkeita joihin ei vielä vaadita ohjelmointitaitoja.

1. Valitse Forms-välilehti
2. Valitse Create form by using wizard

   

3. Valitse Tables/Queries-alasvetovalikosta taulu, jonka päälle haluat lomakkeen muodostaa. Valitaan tässä tapauksessa ruokalaji-taulu
4. Valitse Available fields-listasta kentät jotka halutaan lomakkeelle. Valitse kaikki ruokalaji-taulun kentät

   

   Ruokalajiid:tä ei tarvitsisi ottaa mukaan lomakkeelle mikäli kentän tyyppi olisi automaattisesti numeroituva (Autonumber). Valitse Next.

5. Valitse lomakkeen ulkoasuksi Tabular
   • Tabular-muodossa lomakkeella näkyy samaan aikaan useita tietueita
   • Columnar-muodossa lomakkeella näkyy samaan aikaan vain yksi tietue.
   • Muihin ulkoasumuotoihin voit tutustua itseksesi

   

6. Valitse lomakkeen tyyliksi haluamasi vaihtoehto

   

7. Anna lomakkeelle nimeksi ruokalaji

   

8. Pääset kokeilemaan valmista lomaketta. Yritä syöttää jokin uusi ruokalaji ja sulje sen jälkeen lomake.
9. Luo samaan tapaan aine ja liittyy-lomakkeet.

Useaan tauluun kohdistuvat lomakkeet

Lomakkeella voi myös tietyin rajoituksin syöttää tietoja samanaikaisesti useampaan eri tauluun. Jos taulujen välillä on selkeä yhden suhde moneen niin useampaan tauluun pohjautuvaa lomaketta voi yrittää tehdä.

Luodaan lomake jolla syötetään reseptin tiedot ja reseptiin liittyvät ohjeet

1. Valitse Create form by using wizard
2. Valitse resepti-taulusta kaikki kentät. Valitse myös ohje-taulusta vaihenro- ja ohjeteksti-kentät

   

3. Valitse, että lomake esitetään by resepti eli ryhmitellään reseptien mukaan. Kerrallaan lomakkeella näytetään yhden reseptin tiedot ja kaikkien siihen liittyvien ohjeiden tiedot. Valitse myös Form with subform(s). Valinta Linked forms tekisi useita eri lomakkeita jotka olisi vain yhdistetty toisiinsa

   

4. Valitse lomakkeen ulkoasuksi Datasheet
5. Valitse lomakkeen tyyliksi haluamasi tyyli
6. Anna lomakkeelle nimeksi Resepti ja alilomakkeelle (subform) nimeksi ohje Subform

   

7. Testaa valmista lomaketta. Lisää uusi resepti ja sille muutama valmistusohje.

   

Lomakkeiden muokkaaminen

Lisätään resepti-lomakkeeseen painikkeet joilla voi helposti avata muut resepti-tietokantaan liittyvät lomakkeet.

1. Avaa resepti-lomake
2. Valitse View|Design View

   

3. Levennä lomakealuetta hiirellä niin paljon, että painikkeille tulee tilaa oikeaan laitaan.
4. Lisää lomakkeelle uusi painike Command Button-painikkeella

   

5. Command Button Wizard aukeaa. Valitse Form Operations Open Form

   

6. Valitse lomake, joka painikkeella avataan. Valitse Aine

   

7. Valitaan, että lomake näyttää kaikki tietueet Open the form and show all the records

   

8. Kirjoitetaan painikkeen tekstiksi Aine

   

9. Painikkeen nimeksi voi jättää saman mitä Access ehdottaa

   

10. Kokeile painikkeen toimintaa vaihtamalla lomake käyttötilaan valitsemalla View|Form view

Alilomakkeen lisääminen

Lomakkeelle voidaan lisätä myös uusia alilomakkeita, jotka toimivat samalla tavalla kuin aiemmin velhon avulla luotu alilomake. Lisätään resepti-lomakkeelle alilomakkeena liittyy-lomake jolloin saamme helposti yhdellä ja samalla lomakkeella syötettyä kaikki reseptiin liittyvät tiedot. Ainoastaan harvemmin tarvittavat asiat kuten aineiden, yksiköiden tai ruokalajien lisäykset ja muutokset täytyy tehdä muilla lomakkeilla.

1. Vaihda lomake muokkaustilaan View|Design view
2. Tee lomakkeelle lisää tilaa pystysuunnassa venyttämällä lomaketta

   

3. Lisää lomakkeelle alilomake Subform/Subreport-painikkeella

   

   Sijoita alilomake ohje-alilomakkeen alapuolelle
4. SubForm Wizard käynnistyy. Valitse Liittyy-taulu.

   

5. Valitse lomakkeita yhdistävät kentät. Form/report fields -puolelle valitse reseptiid ja Subform/report fields -puolelle valitse resepti_reseptiid eli tismalleen samat kentät jotka löytyvät viite-eheysmäärittelystäkin.

   

6. Jätä alilomakkeen nimeksi Accessin ehdotus

   

7. Kokeile lomakkeen toimintaa valitsemalla View|Form view. Syötä jokin uusi resepti ja sille lyhyet ohjeet ja tarvittavat valmistusaineet.

   

8. Sulje lomake ja anna Accessin tallentaa muutokset

Raportit

Raporttien avulla voidaan tulostaa siistejä yhteenvetoja suoraan taulujen tai kyselyjen pohjalta.

Valitse ensin Tools | Options | General ja poista kaikki ruksit kohdasta Name AutoCorrect. Ominaisuus aiheuttaa kaatuilua monimutkaisempien raporttien kanssa. Valitse myös Tables/Queries välilehdeltä kohdasta SQL Server Compatible Syntax valinta This database päälle.

1. Siirry Reports-välilehdelle
2. Valitse Create report by using wizard
3. Valitse ruokalaji-taulusta kaikki kentät

   

   ruokalajiid-kenttä ei ole täysin välttämätön kenttä sillä ruokalajin numero ei ole tarpeellinen tieto raportissa.
4. Älä lisää mitään ryhmittelyjä koska sellaisia ei järkevästi löydy pelkästä ruokalaji-taulusta.

   

5. Järjestä raportti ruokalajin nimen mukaan

   

6. Valitse raportin ulkoasuksi Tabular
7. Valitse haluamasi tyylipohja
8. Anna raportille nimeksi ruokalaji
9. Esikatsele raportti
10. Sulje raportti

Raportit usean taulun pohjalta

Useaan tauluun pohjautuvat raportit onnistuvat samalla tavalla kuin vastaavat lomakkeetkin.

1. Siirry Reports-välilehdelle
2. Valitse Create report by using wizard
3. Valitse resepti-taulusta kentät: nimi, kuvaus ja henkilomaara sekä ohje-taulusta kentät: vaihenro ja ohjeteksti.
4. Ryhmittele raportti reseptien mukaan

   

5. Älä lisää muita ryhmittelytasoja (grouping levels)
6. Järjestä vaihenro-kentän mukaan
7. Valitse ulkoasuksi Outline 1
8. Valitse haluamasi tyyli
9. Anna raportille nimeksi resepti
10. Esikatsele raportti

Raportin ulkoasun korjaaminen

1. Valitse View|Design View
2. Nyt voit hiirellä siirtää haluamiasi kenttiä paikasta toiseen, muuttaa niiden kokoa tai jopa poistaa niitä.

   

3. Levennä ohjetekstin kenttä niin leveäksi kuin mahdollista.
4. Napauta hiiren oikeaa painiketta ohjeteksti-kentän päällä ja valitse Properties

   

   • Valitse Format-välilehti
   • Muuta Can Grow -kohdan arvoksi Yes, jonka jälkeen ohjeteksti-kenttä voi laajeta sen mukaan kuinka paljon tekstiä siihen on tulossa
   • Voit tutkia muitakin tarjolla olevia ominaisuuksia mutta niiden toimintaan joudut perehtymään tarkemmin Accessin avustuksen avulla
   • Sulje Properties-ikkuna
5. Kokeile raportin uutta ulkoasua valitsemalla View|Print Preview

Kaavion lisääminen raporttiin

• Harjoittele kaavion lisäämistä raporttiin
• Raportteihin voidaan lisätä kaavioita. Luo raportti ja valitse Design view ja valitse insert -> chart.
• Valitse raportistasi kohta johon haluat kaavion lisätä ja paina vasenta hiiren näppäintä.
• Sinulle avautuu kaavionluontivelho, jossa pystyt määrittelemään haluamasi kentät, jotka sisällytetään kaavioon.
• Valitse haluamasi kentät ja kaaviotyyppi.
• Voit esikatsella valitsemaasi kaaviota ja määritellä siihen halutut laskutoimitukset kentistä (esim. sum, count), kaksoisnäpäyttämällä kyseistä kenttää kaavion alapuolella. Voit raahata ja pudottaa haluamasi kentän sarjaan, jonka mukaan haluat kaaviosi luoda.
• Raporttia ja kaaviota yhdistävien kenttien täytyy esiintyä raportissa
• Huomaa ettei kaavio päivity oikein vielä suunnittelunäkymässä. Palaa varsinaiseen raporttinäkymään nähdäksesi kaavion oikein.

Dynaamiset raportit

Accessin oman raporttivelhon kyvyt loppuvat joskus kesken jos raporttiin yrittää liittää useita tauluja ja vielä ryhmitellä niiden tietoja. Monesti onkin viisainta tehdä raporttia varten oma kysely, joka hoitaa tietojen yhdistämisen useammasta taulusta, ja luoda sitten raportti suoraan tämän kyselyn pohjalta.

Luodaan seuraavaksi dynaaminen kysely, joka toimii raportin pohjana.

1. Aloita uusi SQL-kysely (engl. Query).
   • Valitse rakennenäkymän (engl. Design View) käyttö kyselyn tekemisessä ja sulje esiin avautuva Show Table (suom. Näytä taulukko) -ikkuna.
   • Valitse tämän jälkeen SQL-näkymä valikkokomennolla View | SQL-View (suom. Näytä | SQL-näkymä) ja kopioi seuraava SQL-kysely kyselyn pohjaksi.

     SELECT *
     FROM Resepti
     WHERE ReseptiID = 1 

   • Kokeile ajaa kysely. Tallenna kyselysi jollakin nimellä!
2. Tee yksinkertainen raportti (engl. Report), joka pohjautuu edellä tekemääsi kyselyyn. Raportin voit laatia esimerkiksi ohjatun toiminnon avulla. Tallenna raportti jollakin nimellä.
3. Avaa Resepti-lomake
4. Tarkista lomakkeen reseptiID-kentän oikea nimi (engl. name). Nimen pitäisi olla reseptiID, joten muuta se tarvittaessa. Kentän ominaisuuksia pääset tarkastelemaan rakennenäkymässä (engl. Design View) tuplanapauttamalla kenttää.
   
5. Lisää lomakkeelle komentopainike ja valitse painikkeeseen liittyväksi toiminnoksi raporttitoimintojen alta löytyvä raportin esikatselu (engl. Report operations | Preview Report). Lisää painikkeeseen teksti Tulosta resepti.
   
6. Kokeile painikkeen toimintaa menemällä takaisin lomakenäkymään (engl. Form View).
7. Muuta edellä tekemääsi kyselyä seuraavan esimerkin mukaisesti.

   SELECT *
   FROM Resepti
   WHERE ReseptiID = [Forms]![Resepti]![ReseptiID]

   [Forms]![Resepti]![ReseptiID]-kohdalla kyselyssä määritellään, että kyselyn valuuttatieto otetaan Reseptit-lomakkeelta ReseptiID-nimisestä kentästä.
8. Siirry nyt lomakkeella haluamasi reseptin kohdalle ja kokeile tekemääsi raporttia. Raportissa pitäisi nyt näkyä aina lomakkeella näkyvissä olevan reseptin tiedot. Olet tehnyt hyvin yksinkertaisen dynaamisen kyselyn ja raportin :)

Yhteenvedot raporteissa

Raporteissa voi laskea yhteenvetoja eri kenttien tiedoista.

1. Luo uusi raportti, joka kertoo paljonki kutakin ainetta tarvitaan yhteensä. Luo raportti Aine- ja Liittyy-taulujen pohjalta.
2. Valitse raporttiin kentät: Nimi, Maara ja Yksikko_lyhenne.

   

3. Ryhmittele aineen ja yksikön mukaan.

   

   

4. Tee yhteenveto (summary) määrästä eli laske määrät yhteen. Valitse näytettäväksi pelkkä yhteenveto (summary only).

   

Raportin ulkoasu

• Siisti edellisen raporttisi ulkoasua. Siirry muokkaus-tilaan valitsemalla View|Design View.
• Poista raportista ylimääräiset turhat tekstit.
• Siirrä summan laskeva kenttä Yksikko_lyhenne Header-osaan heti yksikko_lyhenne-kentän viereen.
• Piilota pois näkyviltä Yksikko_lyhenne Footer ja AineID Footer. Piilottaminen onnistuu valitsemalla View|Sorting and Grouping. Aukeavasta dialogista voi valita kummankin ryhmittelyalueen ja vaihtaa niiden ominaisuuksista (group properties) kohdan Group Footer arvoksi No. Access vielä varmistaa, että varmasti haluat poistaa alueen. Vastaa Yes.
• Muuta raportin otsikoksi Report Header-osaan teksti Ainemäärät.

  

• Kokeile nyt miltä raportti näyttää valitsemalla View|Print preview.

  

Lisätehtävät

Jos aikaa vielä jäi niin täydennä tietokantasovelluksesi toimivuus seuraavilla toimenpiteillä:

• Luo tavallinen lomake myös taululle yksikko.
• Lisää reseptilomakkeeseen painikkeet yksikko- ja ruokalaji-lomakkeiden avaamiseksi.
• Lisää painikkeet myös raporttien avaamiseksi.