Microsoft Access raportit - Luento 9

• Luentotaltiointi
• Kertaus
• Raportit
  • Asetukset
  • Raportin luonti
  • Raportin muokkaus
  • Kaavion lisääminen raporttiin
  • Uusien kenttien lisääminen raporttiin ja muuta ryhmittelyä
  • Sarakkeet raporteissa

Tällä luennolla luodaan Microsoft Accessin avulla tietokannan tiedoista raportteja.

Kertaus

Lyhyt kertaus viime viikolla käytyihin tietokantakyselyihin.

Kertauksessa käytetty suutaritieokantaa suutaritietokantakuva.

Tietokanta Microsoft Accessiin suutaritietokanta.

Käydään läpi muutamia viime viikon kyselyjä;

Seuraavalla kyselyllä haetaan kaikkien asiakkaiden etu- ja sukunimet Henkilo-taulusta.

SELECT Etunimi, Sukunimi 
FROM Henkilo;

Seuraavassa esimerkissä haetaan jäsenten työt, joiden hinta on yli 19 (euroa). Tuloksena tulee vain kolme työtä kuudesta.

SELECT Tehtavankuvaus
FROM Tyo
WHERE Hinta > 19;

Seuraavassa esimerkissä käytetään LIKE-operaattoria rajoittamaan hakua. Esimerkissä halutaan ainoastaan sellaisten asiakkaiden nimet, joiden sukunimi päättyy tavuun nen. Vastaukseen tule asiakkaita 4 kpl.

SELECT Etunimi, Sukunimi
FROM Henkilo
WHERE Sukunimi LIKE '*nen';

Seuraavassa kyselyssä haetaan työt ja järjestään ne hinnan mukaan pienimmästä suurempaan.

SELECT Tehtavankuvaus, Kesto, Hinta
FROM Tyo
ORDER BY Hinta ASC;

Seuraavassa kyselyssä liitetään taulut toisiinsa. Henkilo-taulun AsiakasID esiintyy viitekenttänä puhelinnumerotaulussa nimellä Henkilo_AsiakasID. Piste edellä oleva osa kertoo mistä taulusta kenttä otetaan. Tämä on välttämätöntä vain, jos eri tauluissa on samannimisiä kenttiä.

SELECT Henkilo.Etunimi, Henkilo.Sukunimi, Puhelinnumero.Suuntanumero, Puhelinnumero.Loppuosa
FROM Henkilo, Puhelinnumero
WHERE Henkilo.AsiakasID = Puhelinnumero.Henkilo_AsiakasID;

Taulun nimet voidaan nimetä uudelleen haluamillaan nimillä/kirjaimilla.

Muista lisätä kaikkien kyselyyn tulevien taulujen viitteet AND komennolla.

Jos halutaan vain ne työt, jotka liittyvät Esko Saarelaan, niin tämä onnistuu lisäämällä uuden ehdon WHERE-lauseeseen

SELECT P.Sukunimi, P.Etunimi, W.Tehtavankuvaus, O.Lapunnro, T.Tyyppinimi
FROM Henkilo AS P, Tyo AS W, Tavara AS O, Tyyppi AS T
WHERE W.Henkilo_AsiakasID = P.AsiakasID 
AND O.Tyo_TyoID = W.TyoID
AND O.Tyyppi_TyyppiID = T.TyyppiID
AND P.Etunimi = 'Esko' AND P.Sukunimi = 'Saarela'

Lisätietoa

SELECT TyoID, Hinta, COUNT(*) AS TavaroidenMaara, Hinta / TavaroidenMaara AS TavaranKeskihinta
FROM Tyo, Tavara
WHERE Tavara.Tyo_TyoID = Tyo.TyoID
GROUP BY TyoID, Hinta;

Raportit

Raporttien avulla voidaan tulostaa siistejä yhteenvetoja kyselyjen tai suoraan taulujen pohjalta.

Asetukset

Vältetään pahimmat kaatuilut ottamalla pois päältä Name AutoCorrect-ominaisuudet ( Tools | Options | General)

Raportin luonti

• Raportteja on helpointa luoda suoraan raporttivelholla. Valitse Reports -välilehti ja Create report by using wizard.
• Raportin pohjaksi voi valita tauluja tai kyselyjä.
• Voit valita haluamasi kentät tauluistaja kyselyistä.
• Raportin sisältöä voi ryhmitellä kenttien perusteella lisäämällä ryhmittelytasoja (grouping levels).
• Voit määritellä eri kentät haluamaasi järjestykseen (ascending,descending).
• Raporttia voi halutessaan muokkailla (laskea suoraan erilaisia kenttiä) välilehden Summary Options:lla.
• Voit myös valita raportillesi haluamasi ulkoasun ja tyylin.
• Raporttiin voi sisällyttää yhteenvetoja kentistä

Raportin muokkaus

• Valmista raporttia pääset muokkaamaan vaihtamalla Design view -näkymä päälle.

• Raporttia voi muokata mm. toolbox -työkalulla.

• Kenttiä pääset muokkaamaan hiiren oikealla näppäimellä kyseisen kentän päällä ja valitsemalla properties.

Kaavion lisääminen raporttiin

• Raportteihin voidaan lisätä kaavioita. Luo raportti ja valitse Design view ja valitse insert -> chart.
• Valitse raportistasi kohta johon haluat kaavion lisätä ja paina vasenta hiiren näppäintä.
• Sinulle avautuu kaavionluontivelho, jossa pystyt määrittelemään haluamasi kentät, jotka sisällytetään kaavioon.
• Valitse haluamasi kentät ja kaaviotyyppi.
• Voit esikatsella valitsemaasi kaaviota ja määritellä siihen halutut laskutoimitukset kentistä (esim. sum, count), kaksoisnäpäyttämällä kyseistä kenttää kaavion alapuolella. Voit raahata ja pudottaa haluamasi kentän sarjaan, jonka mukaan haluat kaaviosi luoda.
• Raporttia ja kaaviota yhdistävien kenttien täytyy esiintyä raportissa
• Huomaa ettei kaavio päivity oikein vielä suunnittelunäkymässä. Palaa varsinaiseen raporttinäkymään nähdäksesi kaavion oikein.

Uusien kenttien lisääminen raporttiin ja muuta ryhmittelyä

• Valitse muokkaustilassa view -> sorting and grouping, muuttaaksesi ryhmittelyä.
• Lisää uusi kenttä listaan ja valitse sille näkyvät alikentät. (Esim. header ja footer)

Sarakkeet raporteissa

• Jos tietoa halutaan järjestää mieluummin sarakkeittain, valitse ensin raportin muokkaustila (design view).
• Valitse tämän jälkeen muutettava alue, esim. Detail. Paina hiiren oikeaa näppäintä ja valitse properties.
• Valitse Format -välilehdeltä New Row Or Col. Valitse vaihtoehdoksi esim. Before and After.
• Määrittele sen jälkeen montako saraketta sinulla on käytössä file -> page setup -valikosta, Columns välilehdeltä, number of columns kentässä.