Taulukkolaskentatyökalut - Luento 3

Tällä luennolla tarkastellaan muutamaa erilaista funktioluokkaa sekä tehokkaita taulukkolaskentatyökaluja.

Esimerkkejä löytyy tiedostoista:

Luentotaltiointi

Ongelmia videon katselussa?

Hakufunktiot (engl. Lookup and Reference)

Hakufunktioilla voidaan hakea solualueesta solujen osoitetta tai sisältöä. Hakufunktiot ovat varsin toimivia, mutta yleensä niiden käyttöä kannattaa vältellä.

=INDIRECT("a"& C16)
=VLOOKUP(B4;valuutat;3;FALSE)

Erikoisfunktiot (engl. Information)

Erikoisfunktioilla voidaan tutkia funktion palauttamia arvoja. Funktioilla on helppo testata erilaisia laskennassa tehtäviä virheitä.

Seuraavassa muutama esimerkki erikoisfunktioiden käytöstä:

=IF( ISNA(VLOOKUP(B4;valuutat;3;FALSE) );"Väärä valuuttatunnus";VLOOKUP(B4;valuutat;3;FALSE))
=IF( ISERROR(Paljonko/Mista*Mihin);"-";Paljonko/Mista*Mihin)

Tekstifunktiot (engl. Text)

Tekstifunktiot on tarkoitettu erilaisiin merkkijono-operaatioihin. Jos tekstifunktioita joutuu käyttämään taulukkolaskennassa, niin kannattaa harkita työkalun tai tietojen järkevyyttä :-)

Kaaviot

Vuosikulutus

Erilaisia diagrammeja:

Pivot-taulukon raportti

Pivot-taulukon raportti (engl. Pivot-table report) on helppo työkalu erilaisten koosteraporttien ja ristiintaulukointien tekemiseen. Alussa raporttien tekeminen voi tuntua hieman hankalalle, mutta muutamilla (yksinkertaisten tietojen) kokeiluilla pääsee jo helposti sisään työkalun toimintaan. Seuraavaan on koottu tarkemmin raporttityökalun käyttöön liittyviä asioita.

Raportin ohjattu tekeminen voidaan aloittaa valinnalla Data | Pivot-table report (suom. Tiedot | Pivot-taulun raportti). Raportin tekeminen koostuu neljästä eri vaiheesta, joiden järjestyksessä on pienoisia eroja eri ohjelmaversioissa.

  1. Valitaan tietojen lähde (esim. Excelin taulukko tai useammat taulukot) sekä tehdäänkö Pivot-taulukko vai -kaavio.
  2. Lähdetietojen valinta, johon kannattaa ottaa kaikki tietosarakkeet.
  3. Valitaan luodaanko taulu uudelle laskentataulukolle vai olemassa olevaan laskentataulukkoon.
  4. Määritellään raporttiin tulevat kentät ja suoritettava laskenta.

Muutamia esimerkkejä säätilatiedoista tehtävistä raporteista.

Lisätietoja Pivot-taulukon raportin käytöstä voit lukea luentomonisteen alaluvusta "Pivot-taulukon raportti".

Kaavioiden ja työkalujen yhteiskäyttö

Kaavioiden automaattinen päivittyminen tietojen lisäyksien ja poistojen yhteydessä toimii hyvin. Jos taulukkoon lisättävä tieto ei ole datasarja vaan datarivi, niin lisäys näkyy välittömästi taulukossa. Myös taulukkoon määritellyt tietojen piilottamiset heijastuvat suoraan kaavioon. Tällöin esimerkiksi suodattaminen jättää kaavioon ainoastaan ne tiedot, jotka täsmäävät suodatusehtoihin. Tällä tavoin saa käteviä graafisia työkaluja esimerkiksi tietyn aikajakson lämpötilojen tarkasteluun.

Tietojen suojaaminen

Taulukkolaskennassa voidaan tehdä kolmen eritasoisia suojauksia.

  1. Yksittäisten solujen suojaaminen. Oletuksena solut ovat suojattuja, mutta koska laskentataulukkoa ei ole suojattu pääsee soluja muuttamaan.
  2. Laskentataulukon suojaaminen, jolloin suojattuja soluja ei pääse muuttamaan. Ainoastaan suojaamattomia soluja (otettu suojaus pois) päästään tällöin muuttamaan.
    • Laskentataulukosta kannattaa suojata kaavat ja muut sellaiset solut, joita käyttäjä ei saa päästä muuttamaan.
    • Laskentataulukon suojaaminen estää suojattujen solujen sisällön ja muotoilujen muuttamisen.
    • Suojaus on solujen oletusominaisuus. Soluista, joihin käyttäjä saa kirjoittaa, otetaan suojaus pois.
    Suojaus määritellään valikkokomennolla Tools | Protection | Protect Sheet (Työkalut | Suojaus | Suojaa laskentataulukko) avautuvasta ikkunasta.
  3. Työkirjan suojaaminen, jolla voidaan estää rakenteen (laskentataulukoiden järjestys yms.) tai ikkunan asetusten muuttaminen. Suojaus estää laskentataulukoiden
    • nimeämisen,
    • järjestyksen vaihtamisen ja
    • tuhoamisen.
    Suojaus määritellään valikkokomennolla Tools | Protection | Protect Workbook (Työkalut | Suojaus | Suojaa työkirja) avautuvasta ikkunasta.

Oikeellisuustarkistus

Oikeellisuustarkistustyökalulla (engl. Validation) voidaan tarkistaa käyttäjän soluun antama syöte.

Lisätietoja oikeellisuustarkistuksien käytöstä voit lukea luentomonisteen alaluvusta "Oikeellisuustarkistukset".

Tietojen lajitteleminen

Lajittelutyökalun saa käyttöön Data | Sort (Tiedot | Lajittele) -valikkokomennolla. Työkalulla voidaan kätevästi lajitella (engl. Sort) eli järjestää

Lisätietoja lajittelemisesta voit lukea luentomonisteen alaluvusta "Solualueen järjestäminen".

Välisummat

Välisummatyökalun (engl. Subtotals) avulla järjestetyistä tiedoista voidaan laskea yhteenvetotietoja muutamien perusfunktioiden avulla. Työkalulla voidaan laskea ryhmitellyistä tiedoista yhteenvetotietoja. Ennen työkalun käyttöä on olennaista järjestää (lajitella) tiedot järjestykseen sen sarakkeen mukaan, jonka perusteella ryhmittely tehdään. Esimerkiksi haluttaessa eri paikkakuntien päivän lämpötilasta saada "koko maan" keskiarvolämpötila kyseiselle päivälle, niin järjestäminen täytyy tällöin määritellä päivämäärän mukaan.

Työkalu saadaan käyntiin valikkokomennolla Data | Subtotals (suom. Tiedot | Välisummat) Työkalulla saadaan järjestetystä aineistosta seuraavia tietoja.

Tietojen suodatus

Tietoja voidaan suodattaa erilaisten ehtojen. Tällöin näkyville jätetään ainoastaan niitä tietoja, joihin annetut ehdot täsmäävät. Suodatus voidaan tehdä kahdelle eri työkalulla. Pikasuodatus (engl. AutoFilter) on yksinkertainen työkalu, mutta jossa voidaan antaa maksimissaan kaksi ehtoa saraketta kohden.

Erikoissuodatus (engl. Advanced Filter) on monipuolisempi ja hieman hankalampi työkalu käyttää, mutta antaa huomattavasti laajemmat suodatusmahdollisuudet. Erikoissuodatustyökalua käsitellään tarkemmin vasta seuraavalla luennolla.

Seuraavassa esitellään muutamia pikasuodatuksen tarjoamia mahdollisuuksia. Suodatustyökalun saa päälle valitsemalla ensin suodatettavan alueen aktiiviseksi ja käynnistämällä työkalun Data | Filter | AutoFilter (suom. Tiedot | Suodata | Pikasuodata) -valikkokomennolla. Suodattaminen tapahtuu sarakeotsikoissa olevien alasvetovalikoiden avulla. Kun kyseisen sarakkeen suodatus halutaan poistaa, niin alasvetovalikosta valitaan näkyville kaikki tiedot (engl. All).

Lisätietoja suodattamisesta voit lukea luentomonisteen alaluvusta "Pikasuodatus".

Käyttäjien kommentit

Kommentoi tätä sivua Lisää uusi kommentti
Kurssimateriaalien käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin tai opetusmateriaalina ilman lupaa on ehdottomasti kielletty!
http://appro.mit.jyu.fi/tiedonhallinta/luennot/luento3/
© Antti Ekonoja (anjoekon@jyu.fi) <http://users.jyu.fi/~anjoekon/>
Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) <http://hazor.iki.fi/>
Kimmo Aittokallio (kimaitt@jyu.fi) <http://www.cc.jyu.fi/~kimaitt/>
Jukka Mäntylä (jmantyla@iki.fi) <http://www.iki.fi/jmantyla/>
2007-11-15 12:50:35