Microsoft Access: Lomakkeet - Luento 10

Tällä luennolla luodaan Microsoft Accessin avulla muutama lomake tietojen syöttämistä varten.

Luentotaltiointi

Ongelmia videon katselussa?

Sarakkeet raporteissa

Normaalisti raporteissa jokaisesta tietueesta tulee uusi rivi. Jos ryhmiin liittyy useita tietueita, niin raportista saattaa tulla usean sivun mittainen. Kompakti raportti saavutetaan, kun pitkät rivilistat järjestetään sarakkeisiin:

  1. Luo raportti normaalisti
  2. Valitse raportin luomisen jälkeen File | Page Setup | Columns ja aseta sarakkeita tietty määrä ja anna niille leveys.
  3. Nyt rivien sijaan kaikki tietueet järjestyvät sarakkeille, mikä ei ole tavoiteltavaa kaikissa tapauksisas. Mene raportin design-tilaan View | Design View.
    • Valitse ylempien ryhmittelytasojen Header-osille oikealla hiiren napilla Properties ja sieltä kohtaan New Col or Row arvo Before Section.
    • Valitse vastaavasti Footer-osille arvo After Section.
    • Jos Footer-osa ei ole käytössä, niin valitse Before & After
  4. Siirrä kaikkien osien sisällä olevat kentät vasempaan laitaan, koska sisennys voi viedä tekstin pois sarakkeesta.

Aliraportit

Sarakkeiden ongelmana on se, että kaikkien tietojen on mahduttava määrämittaiseen sarakkeeseen. Sarakkeistaminen on aina raporttikohtainen, joten otsikon kentän pituutta ei voi erikseen säätää. Täytyy siis tehdä kaksi raporttia ja yhdistää ne:

Lisämääritykset tauluihin

Ennen lomakkeiden luomista kannattaa varmistaa, että kaikki mahdollinen on määritelty suoraan taulujen ominaisuuksiksi.

Normaalien SQL-tasolla tehtyjen määritysten lisäksi Access osaa mm. seuraavat:

Kenttien määrityksiin voi vaikuttaa valitsemalla Tables-kohdasta haluttu taulu ja oikealla napilla Design View. Napauta vielä kenttään ja muokkaa alareunassa olevia ominaisuuksia:

Ominaisuuksien selitteet
Field size Kentän sisäinen tyyppi tai tekstin maksimipituus (VARCHAR(max))
Format Muotoilu, jota käytetään lomakkeilla (tiedon syötössä tai selailussa)
Decimal Places Desimaalien määrä lomakkeilla (ei tallennustarkkuus)
Precision, Scale Reaalinumeron tarkkuus: numeroiden määrä, desimaalien osuus numeroista
New Values Automaattisesti luotavan numeron luontitapa (COUNTER == Increment)
Caption Kentän otsikko, jota käytetään lomakkeilla (jos normaali otsikko ei ole sopiva)
Indexed Järjestetäänkö taulun tietueet tämän kentän mukaan (mm. hakujen nopeuttamiseksi)
  • Yes (No duplicates) vastaa perusavainkenttää tai toissijaisista avainkenttää (UNIQUE), joka ei salli samaan sarakkeeseen kahta samaa tietoa
  • Yes (Duplicates OK) on muu järjestetty kenttä (INDEX)
  • No tarkoittaa muuta tavallista kenttää.
Default Value Oletusarvo
Input Mask Rajoitteet, minkä muotoinen syötettävän tekstitiedon pitää olla.
Validation Rule Matemaattinen funktio, joka rajoittaa millaisia numerotietoja hyväksytään.
Validation Text Virheilmoitus, jos syötetty tieto oli väärän muotoinen
Required Onko tieto pakko syöttää (Yes = NOT NULL, No = NULL)
Allow Zero Length Sallitaanko tyhjä (nollamittainen) kenttä (huom. NULL <> tyhjä arvo).
Smart Tags Määrämuotoiseen tekstiin voidaan liittää toimintoja (esim. jonkin palvelun tai ohjelman avaaminen)
Unicode Compression, IME Kansainvälisen merkkitiedon pakkaus, tiedonsyöttötavat aasialaisiin tapoihin

Lookup

Microsoft Access osaa antaa suoraan oikeat syöttövaihtoehdot sopivasti säädetyille kentille. Hyvä käyttökohde on määritellä viitekentät näyttämään viitattavassa kentässä oleviin vaihtoehtoihin. Tällöin esimerkiksi tietoa syötettäessä voidaan valita sopiva kohde alasvetovalikon tekstivaihtoehdoista ID-numeron syöttämisen sijaan.

Esimerkki Accessin lookup-toiminnon määrittelystä

Lomakkeet

Lomakkeiden luominen on erittäin helppoa lomakevelhon avulla

Luo lomake jokaista taulua varten. Lomakkeen muotoiluja voidaan säätää lomakkeen Design View-tilassa. Taulujen välisiä yhteyksiä voidaan tehdä Toolbox-työkalupalkista löytyvällä Command Button-painikkeella. Näin voidaan tehdä pieni käyttöliittymä.

Alilomakkeet

Halutaan lomake, jossa voitaisiin samalla kerralla syöttää esimerkiksi yhden henkilön tiedot (Henkilo-taulu) ja henkilöön liittyvät puhelinnumerot.

Dynaaminen raportti lomakkeella

Dynaaminen raportti perustuu kyselyyn, jossa jokin tieto tulee lomakkeelta. Suutari saattaisi haluta esimerkiksi tietää juuri katselun alla olevaan työtehtävään liittyvät tavarat ja niiden ominaisuudet tai kyseisessä työtehtävässä jo suoritetut vaiheet.

Suutari-esimerkissä työlomakkeelle voidaan tehdä samalla periaatteella myös toinen nappula, joka avaa kirjatut työvaiheet. Aluksi kyselyyn tarvitsee ottaa vain Tehdaan- ja Tyovaihe-tauluista saadut Pvm- ja Kuvaus-ominaisuudet.

Lisätietoa: Omat kontrollit

Halutaan tehdä työlomakkeelle alasvetovalikko, jossa näkyy työhön liittyvät tavarat. Valikosta voidaan ottaa yksi tavara ja näyttää raportti, jossa kerrotaan valitun tavaran ominaisuudet.

Käyttäjien kommentit

Kommentoi tätä sivua Lisää uusi kommentti
Kurssimateriaalien käyttäminen kaupallisiin tarkoituksiin tai opetusmateriaalina ilman lupaa on ehdottomasti kielletty!
http://appro.mit.jyu.fi/tiedonhallinta/luennot/luento10/
© Antti Ekonoja (anjoekon@jyu.fi) <http://users.jyu.fi/~anjoekon/>
Tommi Lahtonen (tommi.j.lahtonen@jyu.fi) <http://hazor.iki.fi/>
Kimmo Aittokallio (kimaitt@jyu.fi) <http://www.cc.jyu.fi/~kimaitt/>
Jukka Mäntylä (jmantyla@iki.fi) <http://www.iki.fi/jmantyla/>
2007-12-05 10:53:01