Esitysgrafiikkaesityksen hyötyjä ja haittoja - Luento 8
- Luentotaltiointi
- Yleistä esitysgrafiikasta
- Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen
- Hyvän esityksen piirteitä
- Esityksen tekemiseen kuluva aika
- Erilaisten esitystapojen vertailua
Tietokoneella voi tehdä nopeasti näyttävän ja mielenkiintoisen esityksen. Esitystä tehtäessä on kuitenkin huomioita muutamia tärkeitä seikkoja, joita käydään tämän luennon aikana.
Luentotaltiointi
- tyovaline08.mp3 17M
- tyovaline08.wmv 51M
- tyovaline08_xvid.avi 93M
Yleistä esitysgrafiikasta
Esitysgrafiikkaesityksen tarkoitus on toimia havainnollistusvälineenä. Esitysgrafiikan käyttökohteita:
- Perinteisten kalvojen korvikkeena.
- Tilastollisen tai numeerisen aineiston esittämiseen graafisesti tai taulukkomuodossa.
- Yritysten sisäiseen tiedotukseen (?).
- Erilaisten raporttien tai muistioiden tekemiseen.
- Kaavioiden, diagrammien ja kuvioiden tekemiseen.
Mihin minä, opiskelija, tarvitsen esitysgrafiikkaa?
- Esitelmät
- Seminaarit
- Projektiesittelyt
- Kaavioiden piirtäminen tutkielmiin
- Työelämässä
Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen
Seuraavassa on kerrottu lyhyesti kuinka esitysgrafiikkaesityksiä voi lähteä tekemään. Tarkastelun tarkoituksena on arvioida esityksen tekemiseen kuluvaa aikaa.
Kelpaako valmis materiaali kalvoiksi?
- Esityksen kannattaa siis tehdä valmiista asiakirjasta, jos sopiva on jo olemassa.
- Nopeuttaa esityksen tekemistä tuntuvasti.
- Materiaalista tuodaan mukana ainoastaan listat ja otsikot (formaattikohtaisia eroja).
- Valmis materiaali voi olla useassa tiedostoformaatissa.
- Materiaalia voidaan tuoda myös leikepöydän avulla.
- Esitys voidaan toki tehdä myös kirjoittaa kokonaan alusta.
- Esityksen runkoa kannattaa hahmotella ennen ulkoasun määrittämistä.
Esityksen toteuttaminen teknisesti
Esimerkki: Pohjadokumentti Esitysgrafiikkaesityksen_tekeminen.doc .
Seuraavaan listaan on koottu erilaisia vaiheita, joita esityksen tekemisessä tulee vastaan.
- Ohjelman avaaminen
- Esityksen luontitavan valinta
- Voidaan käyttää apuna ohjattua sisällön luomista (engl. Auto Content Wizard).
- Voidaan valita esityksen tyyppi (markkinointi, koulutus jne.),
- esityksen tyyli (esitys, WWW, kalvot ja diat) ja
- ja esityksen tarkemmat määritykset (Otsikko, alatunnisteen sisältö).
- Saadaan valmis esitäytetty ja yhtenäinen esitys nopeasti.
- Voidaan tehdä valmiille esityspohjalle
- Valmiita pohjia on valittavissa paljon.
- Säästetään aikaa ulkoasun suunnittelussa.
- Itse suunniteltu esitys voidaan tallentaa esityspohjaksi tulevaa käyttöä varten.
- Voidaan tehdä kokonaan tyhjälle pohjalle.
- Kaikkien elementtien värit ja kirjasimet voidaan valita itse.
- Suunnittelu ja kokeileminen vie paljon aikaa!
- Itse suunniteltu ja tehty esitys voidaan tallentaa esityspohjaksi.
- Jos oma toteutus ei ole hyvä, niin voidaan valita käyttöön valmis pohja myöhemmässäkin vaiheessa.
- Voidaan käyttää apuna ohjattua sisällön luomista (engl. Auto Content Wizard).
- Ensimmäisen dian rakenteen valitseminen.
- Käytä dioissa valmiita rakenteita, koska ne on hyvin suunniteltuja käyttötarkoitukseensa.
- Tässä vaiheessa kannattaa rakenteeksi valita yksinkertainen otsikkodia (engl. Title Slide)
- Muiden diojen rakenne valitaan vasta myöhemmässä vaiheessa.
- Valmiin materiaalin tuominen esitykseen (Insert | Slides from outline)
- Tuotavan materiaalin tiedostotyyppi?
- Word- ja Excel-dokumentit (doc, xls, rtf).
- Teksti- ja html-formaatti(txt, html)
- Works- ja WordPerfect-dokumentit (wpd, wps)
- Muitakin toki löytyy!
- Mitä pitää ottaa huomioon materiaalin tekemisessä?
- Materiaali pitää olla rakenteellisesti järkevä!
- Otsikot ja listat otetaan tavallisista dokumenteista.
- Heading 1 / List Bullet / List Number> Dian otsikko
- Heading 2 / List Bullet 2 / List Number 2> Listakohta
- Heading 3 / List Bullet 3 / List Number 3> Listakohdan alakohta
- Tekstitiedostossa tasot kannattaa määritellä tabulaattorinäppäimellä.
- Sarkain sisennyksillä toteutettu tekstitiedosto säilyttää parhaiten rakenteensa!
- Word-dokumentissa kannattaa käyttää listoja, muutoin rakenne menee sekaisin (PowerPointissa).
- Word-dokumentin muuttaminen PP-esitykseksi onnistuu myös Wordistä lähettämällä dokumentti valikkokomennolla File | Send To | Power Point.
- Materiaali ei saa olla auki toisessa ohjelmassa!
- Tuotavan materiaalin tiedostotyyppi?
- Esityksen rakenne hahmotetaan jäsennysnäkymässä
- PP97: View | Outline ja PP2000/2003: View | Normal
- Puhdista tekstistä ylimääräiset muotoilut (CTRL-A ja CTRL-välilyönti).
- Jaa materiaali dian kokoisiin kokonaisuuksiin.
- Toimii samalla tavoin kuin tekstinkäsittelyn jäsennysnäkymä.
- TAB-näppäin alentaa kappaleen tasoa. (Dian otsikosta edellisen sisällöksi)
- SHIFT-TAB-näppäinyhdistelmä nostaa kappaleen tasoa.
- Tekstin kirjoittaminen ja jäsentäminen kannattaa tehdä jäsennysnäkymässä.
- Voidaan myös muuttaa kokonaisten diojen järjestystä.
- Jos diasta tulee liian suuri, niin jaa se useammaksi diaksi.
- Dian rakenteen muokkaaminen kuntoon
- Kun sisällön tekstiosuus on valmiina, voidaan diojen rakenne kiinnittää.
- Valitaan jokaiselle dialle oikea rakenne (Format | Slide Layout)
- Valmiit rakenteet ovat suunniteltu niin hyviksi, että niitä kannattaa käyttää!
- Dian ulkoasun muokkaaminen
- Muista, ettei ulkoasu ei saa vaikeuttaa esityksen näkyvyyttä.
- Ulkoasu muokataan perustyylitilassa (View | Master | SlideMaster).
Ulkoasua muutettaessa kannattaa aina muistaa hyvän esityksen piirteet.
- Dian otsikon ulkoasun muuttaminen.
- Eritasoisten listojen ulkoasun muuttaminen.
- Taustavärien tai kuvien muuttaminen.
- Suunnittelumallit (Format | Slide Design)
- Erilaisten tehosteiden lisääminen elementteihin ja kalvoihin
- Eivät saa hämärtää itse asiaa!
- Mahdollisuus mielenkiinnon säilymiseen!
- Tehosteiden lisääminen (SlideShow | Animation schemes tai SlideShow | Custom animation). Onnistuu myös perustyylitilassa.
- Dian vaihtumistehoste. (SlideShow | Slide Transition)
- Toistuvien tietoja määrittäminen ylä- ja alatunnisteeseen.
- Kalvojen hallinta
- Kalvojen lisääminen valikkokomennolla (Insert | Slide)
- Kalvojen monistaminen valikkokomennolla (Insert | Duplicate Slide)
- Kalvojen poistaminen valikkokomennolla (Edit| Delete Slide)
- Kalvojen piilottaminen valikkokomennolla (Slide Show | Hide Slide)
- Kuvien ja muiden objektien lisääminen
- Objektien lisäämisen jälkeen voi joutua muokkaamaan yksittäisiä dioja.
- Muokkaa dian rakennetta, niin objektille jää sopivasti tilaa.
- Kaavion lisääminen suoraan PowerPointissa tai Excelin kautta
- Objektien lisäämisen jälkeen voi joutua muokkaamaan yksittäisiä dioja.
- Havainnollistuksien lisääminen
- Havainnollistuksien tekeminen vie aikaa, joten ne kannattaa tehdä viimeiseksi.
- Esitysgrafiikkaesitys mahdollistaa todella havainnollisten esitysten tekemisen.
- Sekalaisia vihjeitä havainnollistuksiin
- Suunnittele se havainnollistus paperille kunnolla!
- Määrittele hyvä asetukset oletusasetuksiksi (Set AutoShape Defaults).
- Kopioi jo lisättyjä objekteja toisiin osiin.
- Käytä tasaukseen ja järjestämiseen Align or Distribute -työkaluja.
- Ryhmittele valmiit objektit ryhmiksi.
- Käytä yhdysviivoja! (Connectors) (vain Excel ja PP)
- Tee itsellesi oma työkalurivi piirustusobjektien käyttöön.
- Kaikki edelliset pätevät Wordissä, Excelissä ja PowerPointissa.
- Esityksen harjoitteleminen
- Käytä siihen tarkoitettua työkalua (Slide Show | Rehearse Timing).
- Esityksestä voi vielä poistaa ylimääräisiä osia.
- Harjoitteluajastusta ei kannata tallentaa ellei tosissaan halua käyttää ajastusta.
- Ajastuksen voi poistaa jälkikäteen valikkokomennolla Slide Show | Set Up Show -avautuvasta ikkunasta.
-
Esityksen siirtäminen
- Tallennusmuodot: PowerPoint-esityksenä (toimii PowerPoint-viewerissä, PowerPointissa ja uusissa Internet Explorereissa), PowerPoint-pakettina tai HTML-sivustona (varo!)
- Löytyyhän esityspaikasta kone ja sopivat ohjelmistot?
- Esityksen pitäminen
- Esitystapoja vertaillaan hieman myöhemmin.
- Esityksen diat vaihtuvat näppäimistön (PageDown ja PageUp) tai hiiren avulla.
- Kynällä voidaan korostaa joidenkin kohtien merkitystä.
- Pääosa on aina esityksen pitäjällä!
- Tulevaisuuden esitysten helpottaminen
- Ulkoasun hiominen vie paljon aikaa, joten hyvät asetukset kannattaa tallentaa esitysmalliksi (engl. Template)
- Mallin vaihtaminen toiseksi onnistuu tarvittaessa helposti valinnalla Format | Apply design template
Esimerkki: valmis esitys Esitysgrafiikkaesityksen_tekeminen.ppt .
Hyvän esityksen piirteitä
Seuraavaan on koottu muutamia hyvään esitykseen liittyviä piirteitä. Hyvien ja huonojen piirteiden vertailemiseksi löytyy myös PowerPoint-esitys Hyvän ja huonon esityksen piirteitä (V4). Esitys kannattaa tallentaa hiiren oikean painikkeen avulla.
- Käytettävä tekniikka on aina esityksessä välineenä!
- Ulkoasu sisällön jälkeen!
- Esityksen pitäjän puhe on olennaisin osa esitystä
- Diat ovat esityksen runko.
- Ei liian paljon asiaa dialle (max. 10 riviä).
- Dialle ainoastaan avainsanoja (max. 10 rivillä).
- Yhdessä kohdassa korkeintaan kaksi riviä.
- Tehosteet
- Asia tai esittäjä ei saa hukkua tehosteisiin tai multimediaan.
- Tehosteet eivät häiritse kuulijoita.
- Esitys on yhtenäisen näköinen.
- Näkyvyys
- Kirjasin
- Kahdesta kolmeen eri kirjasinta.
- Kirjasimen koko riittävä (min. 20 pt).
- Päätteetön kirjasin (sans-serif) erottuu paremmin pienempänä.
- Värimääritykset riippuen tilan valoisuudesta.
- Himmeä valaistus - Tumma tausta ja kirkas kirjasin.
- Valoisa huone - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.
- Piirtoheitinkalvot - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.
- Kirjasin
Esityksen tekemiseen kuluva aika
- Tekemisessä aika menee
- ulkoasun muokkaamiseen (jos ei tee kootusti).
- havainnollistuksien tekemiseen.
- materiaaliin tulevien muutosten päivittämiseen.
- tehottomiin työskentelytapoihin.
- Tekemistä nopeuttavia asioita
- valmis rakenteeltaan hyvä materiaali.
- valmis esityspohja.
- asetusten tallentaminen tulevaisuutta varten.
- tehdään käyttökelpoisia työvälineitä.
Erilaisten esitystapojen vertailua
Seuraavassa on vertailtu erilaisia muotoja missä esitys voidaan julkaista.
Kalvot
- Varmin tapa esityksen pitämiseen.
- Piirtoheitin löytyy miltei jokaisesta paikasta.
- Esitysgrafiikkaohjelmalla tehdyt kalvot ovat värillisiä.
- Kalvot voi tehdä myös tekstinkäsittelyssä.
- Luentorunko esim. WWW-sivulla.
- Luentorunko avataan Wordissä.
- Vaihdetaan asiakirjapohjaa.
- Poistetaan ylimääräiset ja muotoillaan tarvittaessa.
- Tulostetaan kalvoiksi.
- Mustavalkeiden kalvojen tekemisessä esitysgrafiikkaohjelmaa ei tarvita! Missä lisäarvo??
Ohjelma
- Mahdollistaa hyvän havainnollisuuden ja mielenkiintoisen esityksen.
- Eri ohjelmaversioissa toimimattomuusongelmia?
- Onko ohjelmaa? Onko laitteita?
- IE:n uudemmat versiot pystyvät näyttämään esityksiä.
- Tykeissä suuria eroja, jotka vaikuttavat esityksen näkyvyyteen?
- Laitteet ja ohjelmat voivat rikkoutua?
- Onko hyötyä käyttää, jos ei saada lisäarvoa?
Pakettiversio
- Powerpoint-esityksen näyttäminen vaatii yleensä esityskoneelta PowerPoint-ohjelman tai riittävän uuden Internet Explorerin version.
- Mikäli esityskoneella ei ole Powerpoint-ohjelmaa, niin esitys voidaan kuitenkin paketoida siten, että esityksen näyttävä ohjelma tulee mukaan.
- Paketti voi olla kohtuullisen suurikin, joten siirrossa tarvitaan joko tietoverkkoja, CD:tä tai USB-muistia.
- Paketin saa tehtyä valikosta valinnalla File | Package for CD. Valitse esityshakemistolle nimi ja valitse Copy to folder mistä saat päättää mihin hakemistoon esitys kokonaisuudessaan sijoitetaan. Copy to CD-toiminnolla esitys voidaan polttaa suoraan tyhjälle levylle.
- Esitys käynnistyy esityshakemistossa olevasta play.bat-komentojonosta.
Verkkoversio
- Onko esityksestä sellaisenaan hyötyä?
- Esitys on verkossa kaikkien saatavilla joko HTML- tai PPT-muodossa.
- HTML-muotoon voi tallentaa valinnalla File | Save as | Web page (*.html) ja painikkeesta Publish saa erilaisia lisävalintoja.
- Ongelmia pelkän PPT-esityksen laittamiseksi verkkoon PPT-muodossa
- Tulostaminen tuhlaa paperia
- Tulostaminen hankalaa
- Ohjelmaversio-ongelmia
- HTML-muoto kannattaa tallentaa vanhempien selainten ymmärtämään versioon. Seuraavassa muutamia esimerkkejä versioista:
- Vanhempien selainten ymmärtämä versio
- Uudempien selainten ymmärtämä versio (IE4 tai uudempi)
- Uudempien selainten ymmärtämä versio tehosteellinen (ja raskas)
- Muita ongelmia HTML-versiossa
- Erilainen tuki erilaisilla selaimilla eli luvassa yhteensopivuusongelmia.
- Kuvina kohtuullisen raskas.
- Tarvitaan toimiva ja kohtuullisen nopea verkkoyhteys.
- Hankala tulostaa!
- Paras verkkoversio asiasta on erillinen artikkeli!
Tiivistelmä (engl. Handout)
- Esityksen muistiinpanot.
- Yleensä tuhlaavat tilaa, joten käytetään tukimateriaalina.
- Tulostaminen onnistuu tulostusikkunan Print What -kohdasta.
- Paras jaettava versio asiasta on erillinen artikkeli!
Kannattaa muistaa vaihtoehtoiset tavat ja varautua kaikkeen!
Kannattaako esityksen tekeminen?
Esitysgrafiikkaesityksen lisäarvo muodostuu seuraavista asioista:
- Erilaisten medioiden yhtäaikainen käyttöä. Esitykseen on mahdollista liittää:
- Tehosteita, ääntä ja videota.
- Esimerkkien vaiheittainen havainnollistaminen.
- Tekeminen vaatii kuitenkin aikaa paljon.
- Mielenkiinnon ylläpitäminen, mutta se ei saa olla itseisarvo esityksessä.
- Työkalun helppokäyttöisyys
- Oikeilla työskentelytavoilla kalvojen tekeminen nopeaa.
- Mustavalkokalvojakin voi toki tehdä, joskin niiden tekemiseen tekstinkäsittely voi olla tehokkain työkalu.
Käyttäjien kommentit