Tekstidokumentti (Demo 3 & demo 4)
Muotoile materiaalista siisti dokumentti Microsoft Wordilla tai Openoffice Writerilla seuraavan listan vaatimuksien mukaisesti. Tekstidokumentissa käytettävä tekstimateriaali, kuva sekä tyyleissä käytettävät ominaisuudet löytyvät henkilökohtaisista ohjeistasi. Dokumentin tekemisessä on käytettävä tekstinkäsittelyohjelman tarjoamia työkaluja (esim. luettelot ja numeroinnit on tehtävä automaattisesti). Vaiheittaiset ohjeet työn aloittamiseen löydät FAQ:sta.
Seuraavassa on listattu kaikilta harjoitustöiltä vaaditut yhteiset ominaisuudet.
Dokumentin sisältö
- Käytä harjoitustyösi pohjana ZIP-paketissa tullutta asiakirjamallia word_pohja_2005.dot. Pohja sisältää etusivun, osiojaot ja makron, jolla harjoitustyövaatimuksien täyttymisen voi tarkistaa! Tarkistusmakro ei toimi Word 97:ssä.
- Muuta asiakirjan asetukset seuraaviksi: Vasen ja oikea marginaali 2 cm, ylämarginaali 2,5 cm ja alamarginaali 2 cm. Paperin koko A4.
- Täytä asiakirjamallin etusivulle tarvittavat tiedot.
- Henkilökohtaisissa vaatimuksissa tulleen teksti.txt:n sisältö on kopioitava tekstiosioon.
- Tekstistä on poistettava ylimääräiset rivinvaihdot. Vain kappaleen lopussa saa olla yksi rivinvaihto . Poista myös ylimääräiset välilyönnit, tabulaattorit ja *-merkit.
Rakenne ja muotoilu tyyleillä
- Käytä rakenteellisesti oikeita tyylejä oikeissa paikoissa.
- Normaalit tekstikappaleet on merkittävä Body Text tai Normal-tyylillä
- Otsikot on merkittävä Heading?-tyyleillä
- Listat on merkittävä List Bullet tai List Numbered -tyyleillä. Jos listoja on kahden tasoisia, niin sisemmät listat on merkittävä List Bullet 2 -tyylillä. Listat on muotoiltava henkilökohtaisessa ohjeessa annetun kuvan näköiseksi (huomioi listamerkki ja sisennykset).
- Jos käsiteltävässä tekstissä on selkeästi taulukkomuotoista asiaa, niin se on myös esitettävä taulukkona.
- Kaikki muotoilut on sisällytettävä tyyleihin, joten tyylien ulkopuolisia muotoiluja ei saa käyttää (ts. kaikki tekstin ulkoasun muutokset on tehtävä valikosta Format | Styles and Formatting).
- Muuta tyylien ominaisuudet vastaamaan harjoitustyökoneen antamassa henkilökohtaisessa ohjeessa (tulee sähköpostitse) annettuja ominaisuuksia.
- Dokumentin ulkoasusta pitäisi tulla kohtuullisen järkevä, joten määrittele lopuksi henkilökohtaisessa ohjeesta puuttuvat tyylit järkeviksi muotoiluiltaan. Esim. etusivun, sisällysluettelon ja hakemiston tyylit.
Objektit ja automaattiset kentät
- Lisää ylä- tai alatunnisteeseen sivunumerointi ja oma nimesi. Sivunumerointi on aloitettava ykkösellä (arabialaisilla numeroilla) vasta ensimmäiseltä varsinaiselta tekstisivulta (sisällysluettelon jälkeen). Sisällysluettelosivulla täytyy olla erilainen sivunumerointi.
- Lisää dokumentin alkuun sisällysluettelo.
- Lisää dokumentin loppuun hakemisto tärkeimmistä hakusanoista.
- Kopioi dokumenttiisi esitysgrafiikkaesitykseesi piirtämäsi kaaviokuva/diagrammi. Jos olet saanut zip-paketissa tif-muotoisen kuvan voit käyttää myös sitä esitysgrafiikassa olevan kaaviokuvan asemesta.
- Liitä pienennetty kuva dokumentin loppuun ennen hakemistoa. Kuva ei varsinaisesti liity dokumentin aiheeseen mutta älä välitä siitä.
- Lisää kuvalle kuvateksti.
- Kirjoita kuvan jälkeen lyhyt tekstikappale, jossa on viite kuvatekstiin. Viittaus on tehtävä ristiviitteellä.
- Täsmennä jotain sanaa tai termiä ala- tai loppuviitteellä.
Tekstinkäsittelyosuuden tarkistaminen
- Tarkista tekstinkäsittelyosa (Word-dokumentti) dokumenttipohjan mukana tulevalla
tarkistimella seuraavien ohjeiden mukaisesti:
- Muuta tietoturva-asetuksia siten, että saat makrot käyttöön. Tallenna siis dokumenttisi ja valitse suojaustasoksi Medium (suom. Normaali) valikkokomennolla Tools | Macro | Security (suom. Työkalut | Makro | Suojaus) avautuvasta ikkunasta. Suojaustason vaihtaminen normaaliksi tarkoittaa, että käyttäjältä varmistetaan mahdollinen makrojen käyttöönotto. Muutoksen jälkeen Word on käynnistettävä uudelleen ja vasta tämän jälkeen makrojen suojaustaso on vaihtunut.
- Avaa käynnistyksen jälkeen dokumentti uudelleen, jolloin näkyville pitäisi tulla varmistuskysely makrojen ottamiseksi käyttöön. Makrot saadaan käyttöön Enable Macros (suom. Ota makrot käyttöön) -painikkeella.
- Tarkista, että dokumentin etusivulla on sähköpostiosoitteesi tyylillä tekija_email.
- Dokumentin ollessa auki dokumentin asetukset voidaan tarkistaa
pikanäppäinkomenolla ALT + F8. Valitse tämän jälkeen
tarkista_asiakirjan_tyylit ja paina Run.
- Jos tarkista_asiakirjan_tyylit ei käynnistä sinulla tarkistusta niin et ole ottanut käyttöön mallipohjaa (ks. FAQ: makron käyttöönotto, etusivu ja osiot).
- Tarkistuksen tulokset avautuvat uuteen dokumenttiin.
Tarkistusohjelma yrittää ensin hakea internetistä henkilökohtaisia tyylivaatimuksiasi
- Jos ohjelma onnistuu, se vertailee niitä dokumentissa oleviin määrityksiin ja kertoo vertailun tuloksen.
- Jos internet-yhteyttä ei ole tai asetuksien hakemisessa tulee virhe, on sinun itse vertailtava ohjelman poimimia tietoja tyylivaatimuksiin.
- Jos makro ei käynnisty ollenkaan niin katso FAQ:n makro-ohjeita.
- Tämän jälkeen tarkistusohjelma kertoo ovatko dokumentin yleiset ominaisuudet kunnossa.
- Tarkistusohjelman antamat virheet ovat viitteellisiä. Tarkista myös itse onko dokumentissasi korjattavaa.
- Tarkista tekstidokumenttisi virustarkistusohjelmalla.