Tekstinkäsittelyn perusteita

• Mallivideot
• Tekstinkäsittelyn aloittaminen
  • Ennakkovalmisteluja
• Leikepöytä
• Dokumentin rakenteen merkitseminen tyyleillä
  • Kappaletyylit
  • Uusi tyyli
  • Merkkityylit
• Sisällysluettelo
• Ulkoasun muokkaaminen
• Kuvat
• Ristiviite
• Alaviite
• Taulukot
• Palstat
• Tulostaminen

Seuraavissa tehtävissä tutustutaan tekstinkäsittelyohjelman tehokkaaseen peruskäyttöön. Tehtävissä käydään läpi asiakirjan rakenteen merkitsemiseen ja tyylien muokkaamiseen liittyviä asioita sekä tutustutaan erilaisten objektien liittämiseen asiakirjaan. Tehtävät on suunniteltu ensisijaisesti Microsoft Word 2003-tekstinkäsittelyohjelmaa varten, mutta tehtävät voi tehdä myös muillakin tekstinkäsittelyohjelmilla, joskin tehtävissä käytetyt valikkokomennot eroavat ohjelmittain. Tehtävistä on myös Open Office Writer versio.

Jos et ole tehnyt vielä edellisiä demoja ja sinulla on hankaluuksia esim. kansioiden luomisessa niin palaa vielä edelliseen demotehtäviin ennen näiden tekemistä!

Tekstinkäsittelyn aloittaminen

• Etsi ja käynnistä tietokoneesta Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelma (Start|All programs|Microsoft Office|Microsoft Office Word 2003).
• Halutessasi voit säätää Wordin käyttämään haluamaasi kieltä ennen sen käynnistämistä valinnalla Start|All programs|Microsoft Office|Microsoft Office Tools|Microsoft Office 2003 Language Settings. Suositeltavinta on kuitenkin käyttää Wordia englanninkielellä.
• Uuden asiakirjan tekeminen aloitetaan valikkokomennolla File | New (Tiedosto | Uusi).
• Word-ikkunan oikeaan laitaan avautuvasta valikosta kannattaa valita asiakirjamalliksi Blank Document (Tyhjä asiakirja). Jos ohjelman käynnistyksen yhteydessä näkyville avautuu automaattisesti tyhjä asiakirja, niin sinun ei tarvitse avata tyhjää asiakirjaa.
• Kopioi teksti osoitteesta <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virukset04k.txt > leikepöydälle ja liittää sen avaamaasi tyhjään Word-asiakirjaan. Hiiren oikean painikkeen avulla saat avattua linkin kohteen toiseen selainikkunaan, joten saat pidettyä demotehtävät koko ajan näkyvillä.
• Tallenna asiakirja Wordissa U:-levyasemalle tekemääsi hakemistoon. Varmista, että asiakirjasi tallentuu Word Document (*.doc) -muotoon. Asiakirja kannattaa tallentaa muokkaamisen ja kirjoittamisen yhteydessä muutaman minuutin välein! Tallentaminen onnistuu nopeimmin painamalla CTRL-S.

Ennakkovalmisteluja

Ennen dokumentin rakenteen merkitsemistä on syytä tehdä muutamia ennakkovalmisteluja:

• Vaihda ensin wordin asetuksia siten että näet helpommin millä tyylillä mikäkin kappale on kirjoitettu. Muuta kohtaan Tools|Options|View|Style area width arvoksi 2cm. Tätä ominaisuutta ei löydy Word 97:stä. Vaihda Wordin näyttötila normaaliksi View|Normal. Nyt wordin vasemmassa laidassa pitäisi näkyä kappaleiden tyyli.
• Ennen tyylien valintaa kannataa poistaa ohjelman asetuksista valinta Tools | Options | Edit | Keep track of formatting. Tämän jälkeen Word ei luo automaattisesti tyylejä jos vahingossa käytät erillismuotoiluja.
• Valitse koko asiakirja aktiiviseksi valikkokomennolla Edit | Select All (suom. Muokkaa | Valitse kaikki).
• Poista kaikki kappale- ja merkkityylien ulkopuoliset määritykset valikkovalinnalla Edit | Clear | Formats. Varmista, että kappaleet saavat Normal-tyyliin.
• Jos Word alleviivaa ison määrän tekstiä niin kyseessä on oikeinkirjoituksen tarkistus, jonka saa pois päältä ottamalla merkinnät pois Tools | Options | Spelling & Grammar -valikon kohdista Check spelling as you type ja Check grammar as you type. Vaihtoehtoisesti voit määrätä dokumentin kieleksi suomenkielen valinnalla Tools|Language|Set Language.

Leikepöytä

• Kokeile leikepöydän käyttöä asiakirjan muokkaamisessa. Kertaa ensin mielessäsi mitä eroa on siirtämisellä ja kopioimisella. Siirtäminen ja kopioiminen onnistuu Edit (suom. Muokkaa)-valikon komennoilla tai hiiren oikean painikkeen avulla.
  • Siirrä muutama asiakirjan kappale toiseen paikkaan. Asiakirjan on tarkoitus olla järkevää muotoa, joten siirrä ainoastaan kokonaisia kappaleita. Kokeile myös siirtää kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-X ja CTRL-V).
  • Kokeile myös kappaleen siirtämistä toiseen paikkaan hiiren avulla. Kun aktiiviseen kappaleeseen tartutaan kiinni hiiren vasemman painikkeen avulla, niin kappaletta voidaan raahata hiiren avulla toiseen paikkaan.
  • Kopioi muutama tekstikappale toiseen paikkaan. Kokeile myös kopioida kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-C ja CTRL-V).
  • Napauta hiiren vasemmalla painikkeella tekstikappaleen yhtä sanaa. Kokeile mitä tapahtuu kun tuplanapautat tai triplanapautat sanaa?

  Tallenna asiakirjasi! Tallentamisessa kannattaa aina käyttää pikanäppäinyhdistelmää CTRL-S. Muista tallentaa asiakirjasi tarpeeksi usein!

• Peru kaikki edellä tekemäsi muutokset Edit | Undo (suom. Muokkaa | Kumoa) -valikkokomennolla.

Dokumentin rakenteen merkitseminen tyyleillä

Seuraavaksi tekstiä jaetaan rakenteellisesti hieman järkevämpiin kokonaisuuksiin tyylien avulla. Muokkaa teksti rakenteellisesti oikeiksi kokonaisuuksiksi seuraavien ohjeiden mukaan:

• Alkuperäinen ja pidempi teksti löytyy seuraavasta osoitteesta: <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virus04.html>. Avaa dokumentti uuteen ikkunaan oikealla hiiren napilla ja valitsemalla Open in new window. Vertaile asiakirjaasi alkuperäiseen tekstiin, kun teet tekstiin rakenteellisia merkintöjä! Järjestä selainikkuna ja Word-ikkuna siten, että ne näkyvät rinnakkain työpöydällä. Asiakirjan ulkonäöstä ei kannata välittää tässä vaiheessa, vaan kiinnitetään huomiota ainoastaan asiakirjan rakenteeseen!
• Valitse Format|Styles and Formatting, joka aukaisee Wordin oikeaan laitaan tyylilistauksen josta voi valita haluamansa tyylin. Tyyleillä merkitään millainen rakenteellinen osa dokumentista kappale tai kappaleiden osa on. Kappaleen valintaa riittää, että vie kursorin johonkin kohtaan kappaletta (ei tarvitse maalata!).

Kappaletyylit

• Tavalliset tekstikappaleet saavat olla Normal-tyylillä.
• Käytä löytämiisi otsikkoteksteihin sopivan tasoista valmista Heading ? (suom. Otsikko ?) -tyyliä. Otsikoita pitäisi olla kolmea eri tasoa. Otsikot ovat lyhyitä yhden rivin kappaleita jotka löydät helposti vertaamalla muotoiltuun versioon tekstistä.
• Merkitse kaikki löytämäsi listat List Bullet (suom. Listamerkit) -tyyleillä. Listoja on kahden tasoisia, käytä sisempiin listoihin tyyliä List Bullet 2. Listat erotat helposti kappaleiden edessä olevista listamerkeistä.
• Poista kopioinnin yhteydessä tekstin sekaan jääneet listamerkit (asteriskit *, pallukat), koska listamerkit tulevat automaattisesti tyylien mukana.

  Jos tyylivalikossa ei ole kaikkia tarvitsemiasi tyylejä, niin koko tyylivalikoiman saat näkyville valitsemalla oikean laidan tyylilistan alalaidasta Show: All Styles .

• Merkitse lopussa oleva numeroitu luettelo tyylillä List Number. Poista tekstissä oleva numerot sillä tyylin pitäisi automaattisesti tehdä numerointi.

Uusi tyyli

Jos olemassaolevasta tyylivalikoimasta ei löydy tilanteeseen sopivaa tyyliä, on luotava uusi tyyli.

• Luo uusi tyyli englanninkielistä virushuumoria sisältäviä kappaleita varten. Valitse Styles and Formatting -palkin ylälaidasta painike New Style.
• Laita nimeksi Huumori, tyypiksi kappaletyyli, laita ominaisuuksien pohjaksi Normal-tyyli ja tätä tyyliä seuraavan kappaleen tyyliksi Normal. Valitse fontiksi Courier New. Paina OK. Tarkemmat tyylin muotoilut tehdään demoissa 4.
• Merkitse Huumori-tyylillä kaikki englanninkieliset kappaleet.

Merkkityylit

Merkkityyleillä merkitään kappaleiden sisällä olevia rakenteita. Jos osanen koostuu useammasta sanasta, on nämä maalattava ennen tyylin valintaa. Yhteen sanaan riittää, että vie kursorin kohdalleen.

• Merkitse kaikki asiakirjassa olleet korostukset Strong-tyylillä.
• Merkitse kaikki WWW-osoitteet Hyperlink-tyylillä. Alkuperäisessä dokumentissa olevia linkkitekstejä, joissa on alleviivaus ja jotka eivät ole WWW-osoitteita, ei tarvitse merkitä ollenkaan.

Sisällysluettelo

• Siirrä kohdistin aivan dokumentin alkuun. Tee yksi tyhjä rivi enterin painalluksella ja valitse kappaleen tyyliksi Normal.
• Lisää asiakirjan alkuun sisällysluettelo (engl. Table of Contents).

  Edellä määrittämäsi rakenteen ansiosta sisällysluettelon lisääminen on todella yksinkertaista. Sisällysluettelon lisääminen onnistuu valinnan Insert | Reference | Index and Tables | Table of Contents avulla.

  Lisättävän sisällysluettelon muotoilun (engl. Formats) lähteeksi voit valita asiakirjamallin (engl. From template), koska tällöin sisällysluettelon asetukset saadaan haluttaessa tallennettua asiakirjapohjaan. Muut muotoilumahdollisuudet kannattaa myös käydä läpi ja niitä voi myös käyttää, jos ei halua muokata itse sisällysluettelon TOC (suom. Sisluet)-tyylejä.

  

• Käy muuttamassa jotakin dokumentin väliotsikoista.
• Päivitä sisällysluettelo ajantasalle hiiren oikean painikkeen (Update field) avulla.
• Muista tallentaa dokumenttisi! (CTRL+S)

Ulkoasun muokkaaminen

• 
  Seuraavassa muokataan hieman edellä käytetyn Normal (Normaali) -tyylin ulkoasua toiseen muotoon. Tyylin ominaisuuksia päästään muokkaamaan valitsemalla oikean laidan tyylivalikosta haluttu tyyli ja valitsemalla alasvetovalikosta Modify.

  Lue tarkempi selitys tyylien muokkaamisesta monisteesta.

  

  Muokkaa Normal (Normaali) -tyyliä siten, että se sisältää seuraavia ominaisuuksia:

  
  • Kappaleen kirjasimen tyyppi on Times New Roman ja koko 12 pt.
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).
  • Kappaleen riviväli on yksi (engl. Line spacing).
  • Väliä toiseen kappaleeseen on 6 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
  • Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle (engl. Widow/Orphan control).
  • Tekstin taso (engl. Outline Level) on leipäteksti (engl. Body Text) eli sitä ei sisällytetä sisällysluetteloon.
  • Tyylin pikanäppäin (engl. shortcut key) CTRL+0.

  Ominaisuuksia pääset muokkaamaan Format-alasvetovalikon kautta.

  Tyylin ominaisuudet näyttävät Wordin Modify Style -dialogissa seuraavilta:

  Normal (suom. Normaali)
  Font: Times New Roman, 12 pt, Finnish, Justified, Line spacing single,
  Space before 6 pt after 6 pt, Widow/orphan control
  
  (suom. Fontti: Times New Roman, 12 pt, Suomi, Molemmat reunat,
  Rivinväli 1, Väli ennen 6 pt jälkeen 6 pt,
  Leski- ja orporivien esto)
  

  Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa! Muita perustyylejä muokataan demoissa 4.

Kuvat

• Avaa Googlen kuvahaku ja etsi hauska kuva tietokoneviruksista. Tallenna kuva täysikokoisena U-aseman tyovaline-hakemistoon napauttamalla ensin kuvalinkkiä vasemmalla, sitten oikealla hiiren napilla linkkiä Näytä kuva täysikokoisena ja lopuksi valitsemalla ponnahdusvalikosta valinta Save target as. Muista kuvien tekijänoikeudet!
• Tee enteriä painamalla uusi, tyhjä kappale johonkin väliin normaaleja tekstikappaleita.
• Lisää kuva valinnalla Insert | Picture | From file. Valitse U-asemalle tallennettu kuva.
• Paina enteriä niin saat uuden kappaleen kuvaotsikolle.
• Lisää kuvaotsikko valinnalla Insert | Reference | Caption. Katso, että kuvaotsikko tulee eri riville kuin kuva.
• Valitse New Label, kirjoita kuvaotsikoiden alkutekstiksi Kuva ja paina OK.
• Kirjoita automaattisen tekstin jälkeen kuvan seliteteksti, esim. Kuva 1. Virus.
• Tallenna dokumenttisi! Kuvan ja kuvaotsikon keskittäminen sekä asemointi tekstin sekaan opetellaan demoissa 4.

Ristiviite

• Kirjoita dokumentin alussa olevan Mato-sanan perään sulut ja lisää sulkujen väliin viittaus liittämääsi kuvaan (Kuva 1. Virus) ristiviite-työkalulla (engl. cross-reference). Viitteen tekeminen tapahtuu valitsemalla valitsemalla Insert | Reference | Cross-reference (suom. Lisää | Viite | Ristiviite).
• Valitse viittaustyypiksi (engl. Reference type) Kuva (engl. Figure) ja lisättäväksi tekstiksi (engl. Insert reference to) koko otsikko (engl. Entire caption). Mikäli dokumentissa on useampia kuvatekstejä, niin tässä kohtaa voitaisiin valita mihin kuvatekstiin viitattaisiin.
• Ristiviitteet pysyvät ajantasalla vaikka kuvan numero tai teksti muuttuisikin. Kokeile muuttaa kuvaotsikkoa siten, että kirjoitat ensin Kuva 1.- tekstin jälkeen uuden kuvatekstin, esim. Ilkeä tuholainen, ja sitten voit poistaa vanhan kuvatekstin.
  • Muutokset viittattaviin kohteisiin on tehtävä aina näin sillä muutoin muutokset saattavat jäädä viitekentän ulkopuolelle.
  • Viitekenttä muodostuu aina Reference-valikon alta otetuista valinnoista. Word ei valitettavasti näytä mistä jokin kenttä alkaa ja mihin se päättyy. Jotkut kentät tunnistaa harmaasta pohjasta.
• Ristiviitteen saa päivitettyä napauttamalla oikealla viitettä ja valitsemalla Update field.
• Kaikki viitteet ja sisällysluettelon voit päivittää kerralla valitsemalla koko tekstin Edit | Select all ja painamalla F9 (Update field).
• Tallenna dokumenttisi!

Alaviite

• Vaihda tulostusasettelunäkymään valinnalla View | Print Layout.
• Lisää asiakirjaasi selvennys SPAM-sanalle alaviitteellä (engl. footnote). Vie kohdistin SPAM-sanan jälkeen ja valitse Insert|Reference|Footnote.
• Seuraavasta valikosta voisit valita tehdäänkö alaviite vai loppuviite ja millainen automaattinen numerointi näillä viitteille tehdään. Oletusnumerointi on hyvä, joten valitsemme Insert.
• Kirjoita seliteteksti sivun alalaitaan.
• Kokeile tehdä samaan tapaan loppuviite (engl. endnote). Mitä eroa on alaviitteellä ja loppuviitteellä?

Ristiviitteellä voi tarvittaessa viitata myös ala- tai loppuviitteeseen. Tällöin ristiviitevalikossa on valittava kohta Footnote/Endnote.

Taulukot

• Mene dokumentin loppuun ja tee uusi tekstikappale Normal-tyylillä.
• Lisää kappaleeseen taulukko. Taulukon lisääminen onnistuu valikkokomennolla Table | Insert table (suom. Taulukko | Lisää taulukko). Taulukko voi olla aluksi viiden sarakkeen levyinen ja viiden rivin korkuinen.
• Taulukon ominaisuuksia pääset muokkaamaan hiiren oikean painikkeen avulla tai Table (suom. Taulukko) -valikon kautta. Kokeile lisätä ja poistaa taulukosta rivejä ja sarakkeita.
• Valitse Styles and Formatting-valikosta näkyviin kaikki tyylit. Kelaa listaa alaspäin kunnes tulet kohtaan, jossa on taulukkotyylejä. Valitse taulukkotyyleistä Table Colorful 2. Katso miten taulukon ulkoasu muuttui.
• Taulukkotyyliä muokataan demoissa 4.
• Tallenna dokumenttisi.

Palstat

Jaa asiakirjan muutama tekstikappale kahteen palstaan (engl. Columns). Tarkemmin palstoista voit lukea monisteen luvusta palstat.

• Maalaa ensin jonkun sivun kaikki tekstikappaleet.
• Jaa maalatut kappaleet kahteen palstaan valikkokomennolla Format | Columns (suom. Muotoile | Palstat).
• Tee johonkin kohtaan palstoitettua tekstiä pakotettu palstanvaihto valinnalla Insert | Break | Column break (suom. Lisää | Vaihto | Palstan vaihto).
• Peruuta palstoitus ja palstanvaihdot valitsemalla useampaan kertaan Edit | Undo (CTRL+Z).

Tulostaminen

• Selvitä demojen lopuksi mikä tulostin on mikroluokkasi "eteisessä". Jos et ole ennen tulostanut Agoran mikroluokissa, niin aktivoi tulostuskiintiösi tulostamalla muutama sivu edellä muokkaamaasi tekstinkäsittelydokumenttia. Jos osaat tulostaa ja haluat säästää tulostuskiintiötäsi, niin sinun ei ole pakko tulostaa. Käy joka tapauksessa tarkkaan läpi tulostusdialogin eri ominaisuudet ja yritä tehdä seuraavat testitulostukset:
  • Tulosta dokumentin kaksi ensimmäistä sivua kaksipuoleisena
  • Tulosta paperia säästäen dokumentin neljä ensimmäistä sivua siten että kaksi sivua tulee per paperin puoli
• Tulostusasetuksia pääset säätämään kun valitset Wordista File|Print

  

• Kaksipuoleiseen tulostukseen ja useampaan sivuun per paperi pääset vaikuttamaan Properties-painikkeen kautta

  Kaksipuoleinen tulostus

  

  Kaksi sivua per paperi kaksipuoleisena