Esitysgrafiikkaesityksen hyötyjä ja haittoja

• Luentotaltiointi
• Yleistä esitysgrafiikasta
• Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen
  • Kelpaako valmis materiaali kalvoiksi?
  • Esityksen toteuttaminen teknisesti
• Hyvän esityksen piirteitä
• Esityksen tekemiseen kuluva aika
• Erilaisten esitystapojen vertailua
  • Kalvot
  • Ohjelma
  • Pakettiversio
  • Verkkoversio
  • Tiivistelmä (engl. Handout)
  • Kannattaako esityksen tekeminen?

Tietokoneella voi tehdä nopeasti näyttävän ja mielenkiintoisen esityksen. Esitystä tehtäessä on kuitenkin huomioita muutamia tärkeitä seikkoja, joita käydään tämän luennon aikana.

Yleistä esitysgrafiikasta

Esitysgrafiikan perusidea on esittää asiat mahdollisimman yksinkertaisesti ja havainnollisesti. Esitysgrafiikkan käyttökohteita:

• Perinteisten kalvojen korvikkeena.
• Tilastollisen tai numeerisen aineiston esittämiseen graafisesti tai taulukkomuodossa.
• Yritysten sisäiseen tiedotukseen.
• Erilaisten raporttien tai muistioiden tekemiseen.
• Erilaisten asioiden havainnollistamiseen.

Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen

Seuraavassa on kerrottu lyhyesti kuinka esitysgrafiikkaesityksiä voi lähteä tekemään. Tarkastelun tarkoituksena on arvioida esityksen tekemiseen kuluvaa aikaa.

Kelpaako valmis materiaali kalvoiksi?

• Esityksen kannattaa siis tehdä valmiista asiakirjasta, jos sopiva on jo olemassa.
  • Nopeuttaa esityksen tekemistä tuntuvasti.
  • Materiaalista tuodaan mukana ainoastaan listat ja otsikot (formaattikohtaisia eroja).
  • Valmis materiaali voi olla useassa tiedostoformaatissa.
  • Materiaalia voidaan tuoda myös leikepöydän avulla.
• Esitys voidaan toki tehdä myös kirjoittaa kokonaan alusta.
• Esityksen runkoa kannattaa hahmotella ennen ulkoasun määrittämistä.

Esityksen toteuttaminen teknisesti

Esimerkki: Pohjadokumentti Esitysgrafiikkaesityksen_tekeminen.doc .

Seuraavaan listaan on koottu erilaisia vaiheita, joita esityksen tekemisessä tulee vastaan.

1. Ohjelman avaaminen
2. Esityksen luontitavan valinta
   • Voidaan käyttää apuna ohjattua sisällön luomista (engl. Auto Content Wizard).
     • Voidaan valita esityksen tyyppi (markkinointi, koulutus jne.),
     • esityksen tyyli (esitys, WWW, kalvot ja diat) ja
     • ja esityksen tarkemmat määritykset (Otsikko, alatunnisteen sisältö).
     • Saadaan valmis esitäytetty ja yhtenäinen esitys nopeasti.
   • Voidaan tehdä valmiille esityspohjalle
     • Valmiita pohjia on valittavissa paljon.
     • Säästetään aikaa ulkoasun suunnittelussa.
     • Itse suunniteltu esitys voidaan tallentaa esityspohjaksi tulevaa käyttöä varten.
   • Voidaan tehdä kokonaan tyhjälle pohjalle.
     • Kaikkien elementtien värit ja kirjasimet voidaan valita itse.
     • Suunnittelu ja kokeileminen vie paljon aikaa!
     • Itse suunniteltu ja tehty esitys voidaan tallentaa esityspohjaksi.
     • Jos oma toteutus ei ole hyvä, niin voidaan valita käyttöön valmis pohja myöhemmässäkin vaiheessa.
3. Ensimmäisen dian rakenteen valitseminen.
   • Käytä dioissa valmiita rakenteita, koska ne on hyvin suunniteltuja käyttötarkoitukseensa.
   • Tässä vaiheessa kannattaa rakenteeksi valita yksinkertainen otsikkodia (engl. Title Slide)
   • Muiden diojen rakenne valitaan vasta myöhemmässä vaiheessa.
4. Valmiin materiaalin tuominen esitykseen (Insert | Slides from outline)
   • Tuotavan materiaalin tiedostotyyppi?
     • Word- ja Excel-dokumentit (doc, xls, rtf).
     • Teksti- ja html-formaatti(txt, html)
     • Works- ja WordPerfect-dokumentit (wpd, wps)
     • Muitakin toki löytyy!
   • Mitä pitää ottaa huomioon materiaalin tekemisessä?
     • Materiaali pitää olla rakenteellisesti järkevä!
     • Otsikot ja listat otetaan tavallisista dokumenteista.
     • Tekstitiedostossa tasot kannattaa määritellä tabulaattorinäppäimellä.
     • Sarkain sisennyksillä toteutettu tekstitiedosto säilyttää parhaiten rakenteensa!
     • Word-dokumentissa kannattaa käyttää listoja, muutoin rakenne menee sekaisin (PowerPointissa).
     • Word-dokumentin muuttaminen PP-esitykseksi onnistuu myös Wordistä lähettämällä dokumentti valikkokomennolla File | Send To | Power Point.
   • Materiaali ei saa olla auki toisessa ohjelmassa!
5. Esityksen rakenne hahmotetaan jäsennysnäkymässä
   • PP97: View | Outline ja PP2000/2003: View | Normal
   • Puhdista tekstistä ylimääräiset muotoilut (CTRL-A ja CTRL-välilyönti).
   • Jaa materiaali dian kokoisiin kokonaisuuksiin.
   • Toimii samalla tavoin kuin tekstinkäsittelyn jäsennysnäkymä.
     • TAB-näppäin alentaa kappaleen tasoa. (Dian otsikosta edellisen sisällöksi)
     • SHIFT-TAB-näppäinyhdistelmä nostaa kappaleen tasoa.
   • Tekstin kirjoittaminen ja jäsentäminen kannattaa tehdä jäsennysnäkymässä.
   • Voidaan myös muuttaa kokonaisten diojen järjestystä.
   • Jos diasta tulee liian suuri, niin jaa se useammaksi diaksi.
6. Dian rakenteen muokkaaminen kuntoon
   • Kun sisällön tekstiosuus on valmiina, voidaan diojen rakenne kiinnittää.
   • Valitaan jokaiselle dialle oikea rakenne (Format | Slide Layout)
   • Valmiit rakenteet ovat suunniteltu niin hyviksi, että niitä kannattaa käyttää!
7. Dian ulkoasun muokkaaminen
   • Muista, ettei ulkoasu ei saa vaikeuttaa esityksen näkyvyyttä.
   • Ulkoasu muokataan perustyylitilassa (View | Master | SlideMaster). Ulkoasua muutettaessa kannattaa aina muistaa hyvän esityksen piirteet.
     • Dian otsikon ulkoasun muuttaminen.
     • Eritasoisten listojen ulkoasun muuttaminen.
     • Taustavärien tai kuvien muuttaminen.
   • Suunnittelumallit (Format | Slide Design)
8. Erilaisten tehosteiden lisääminen elementteihin ja kalvoihin
   • Eivät saa hämärtää itse asiaa!
   • Mahdollisuus mielenkiinnon säilymiseen!
   • Tehosteiden lisääminen (SlideShow | Animation schemes tai SlideShow | Custom animation). Onnistuu myös perustyylitilassa.
   • Dian vaihtumistehoste. (SlideShow | Slide Transition)
   • Toistuvien tietoja määrittäminen ylä- ja alatunnisteeseen.
9. Kalvojen hallinta
   • Kalvojen lisääminen valikkokomennolla (Insert | Slide)
   • Kalvojen monistaminen valikkokomennolla (Insert | Duplicate Slide)
   • Kalvojen poistaminen valikkokomennolla (Edit| Delete Slide)
   • Kalvojen piilottaminen valikkokomennolla (Slide Show | Hide Slide)
10. Kuvien ja muiden objektien lisääminen
    • Objektien lisäämisen jälkeen voi joutua muokkaamaan yksittäisiä dioja.
      • Muokkaa dian rakennetta, niin objektille jää sopivasti tilaa.
    • Kaavion lisääminen suoraan PowerPointissa tai Excelin kautta
11. Havainnollistuksien lisääminen
    • Havainnollistuksien tekeminen vie aikaa, joten ne kannattaa tehdä viimeiseksi.
    • Esitysgrafiikkaesitys mahdollistaa todella havainnollisten esitysten tekemisen.
    • Sekalaisia vihjeitä havainnollistuksiin
      • Suunnittele se havainnollistus paperille kunnolla!
      • Määrittele hyvä asetukset oletusasetuksiksi (Set AutoShape Defaults).
      • Kopioi jo lisättyjä objekteja toisiin osiin.
      • Käytä tasaukseen ja järjestämiseen Align or Distribute -työkaluja.
      • Ryhmittele valmiit objektit ryhmiksi.
      • Käytä yhdysviivoja! (Connectors) (vain Excel ja PP)
      • Tee itsellesi oma työkalurivi piirustusobjektien käyttöön.
    • Kaikki edelliset pätevät Wordissä, Excelissä ja PowerPointissa.
12. Esityksen harjoitteleminen
    • Käytä siihen tarkoitettua työkalua (Slide Show | Rehearse Timing).
    • Esityksestä voi vielä poistaa ylimääräisiä osia.
    • Harjoitteluajastusta ei kannata tallentaa ellei tosissaan halua käyttää ajastusta.
    • Ajastuksen voi poistaa jälkikäteen valikkokomennolla Slide Show | Set Up Show -avautuvasta ikkunasta.
13. Esityksen siirtäminen
    • Tallennusmuodot: PowerPoint-esityksenä (toimii PowerPoint-viewerissä, PowerPointissa ja uusissa Internet Explorereissa), PowerPoint-pakettina tai HTML-sivustona (varo!)
    • Löytyyhän esityspaikasta kone ja sopivat ohjelmistot?
14. Esityksen pitäminen
    • Esitystapoja vertaillaan hieman myöhemmin.
    • Esityksen diat vaihtuvat näppäimistön (PageDown ja PageUp) tai hiiren avulla.
    • Kynällä voidaan korostaa joidenkin kohtien merkitystä.
    • Pääosa on aina esityksen pitäjällä!
15. Tulevaisuuden esitysten helpottaminen
    • Ulkoasun hiominen vie paljon aikaa, joten hyvät asetukset kannattaa tallentaa esitysmalliksi (engl. Template)
    • Mallin vaihtaminen toiseksi onnistuu tarvittaessa helposti valinnalla Format | Apply design template

Esimerkki: valmis esitys Esitysgrafiikkaesityksen_tekeminen.ppt .

Hyvän esityksen piirteitä

Seuraavaan on koottu muutamia hyvään esitykseen liittyviä piirteitä. Hyvien ja huonojen piirteiden vertailemiseksi löytyy myös PowerPoint-esitys hyva_ja_huono_esitys_v2.ppt. Esitys kannattaa tallentaa hiiren oikean painikkeen avulla.

• Käytettävä tekniikka on aina esityksessä välineenä!
  • Ulkoasu sisällön jälkeen!
• Esityksen pitäjän puhe on olennaisin osa esitystä
  • Diat ovat esityksen runko.
  • Ei liian paljon asiaa dialle (max. 10 riviä).
  • Dialle ainoastaan avainsanoja (max. 10 rivillä).
  • Yhdessä kohdassa korkeintaan kaksi riviä.
• Tehosteet
  • Asia tai esittäjä ei saa hukkua tehosteisiin tai multimediaan.
  • Tehosteet eivät häiritse kuulijoita.
  • Esitys on yhtenäisen näköinen.
• Näkyvyys
  • Kirjasin
    • Kahdesta kolmeen eri kirjasinta.
    • Kirjasimen koko riittävä (min. 20 pt).
    • Päätteetön kirjasin (sans-serif) erottuu paremmin pienempänä.
  • Värimääritykset riippuen tilan valoisuudesta.
    • Himmeä valaistus - Tumma tausta ja kirkas kirjasin.
    • Valoisa huone - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.
    • Piirtoheitinkalvot - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.

Esityksen tekemiseen kuluva aika

• Tekemisessä aika menee
  • ulkoasun muokkaamiseen (jos ei tee kootusti).
  • havainnollistuksien tekemiseen.
  • materiaaliin tulevien muutosten päivittämiseen.
  • tehottomiin työskentelytapoihin.
• Tekemistä nopeuttavia asioita
  • valmis rakenteeltaan hyvä materiaali.
  • valmis esityspohja.
  • asetusten tallentaminen tulevaisuutta varten.
  • tehdään käyttökelpoisia työvälineitä.

Erilaisten esitystapojen vertailua

Seuraavassa on vertailtu erilaisia muotoja missä esitys voidaan julkaista.

Kalvot

• Varmin tapa esityksen pitämiseen.
• Piirtoheitin löytyy miltei jokaisesta paikasta.
• Esitysgrafiikkaohjelmalla tehdyt kalvot ovat värillisiä.
• Kalvot voi tehdä myös tekstinkäsittelyssä.
  • Luentorunko esim. WWW-sivulla.
  • Luentorunko avataan Wordissä.
  • Vaihdetaan asiakirjapohjaa.
  • Poistetaan ylimääräiset ja muotoillaan tarvittaessa.
  • Tulostetaan kalvoiksi.
• Mustavalkeiden kalvojen tekemisessä esitysgrafiikkaohjelmaa ei tarvita! Missä lisäarvo??

Ohjelma

• Mahdollistaa hyvän havainnollisuuden ja mielenkiintoisen esityksen.
• Eri ohjelmaversioissa toimimattomuusongelmia?
• Onko ohjelmaa? Onko laitteita?
• IE:n uudemmat versiot pystyvät näyttämään esityksiä.
• Tykeissä suuria eroja, jotka vaikuttavat esityksen näkyvyyteen?
• Laitteet ja ohjelmat voivat rikkoutua?
• Onko hyötyä käyttää, jos ei saada lisäarvoa?

Pakettiversio

• Powerpoint-esityksen näyttäminen vaatii yleensä esityskoneelta PowerPoint-ohjelman tai riittävän uuden Internet Explorerin version.
• Mikäli esityskoneella ei ole Powerpoint-ohjelmaa, niin esitys voidaan kuitenkin paketoida siten, että esityksen näyttävä ohjelma tulee mukaan.
• Paketti voi olla kohtuullisen suurikin, joten siirrossa tarvitaan joko tietoverkkoja, CD:tä tai USB-muistia.
• Paketin saa tehtyä valikosta valinnalla File | Package for CD. Valitse esityshakemistolle nimi ja valitse Copy to folder mistä saat päättää mihin hakemistoon esitys kokonaisuudessaan sijoitetaan. Copy to CD-toiminnolla esitys voidaan polttaa suoraan tyhjälle levylle.
• Esitys käynnistyy esityshakemistossa olevasta play.bat-komentojonosta.

Verkkoversio

• Onko esityksestä sellaisenaan hyötyä?
• Esitys on verkossa kaikkien saatavilla joko HTML- tai PPT-muodossa.
• HTML-muotoon voi tallentaa valinnalla File | Save as | Web page (*.html) ja painikkeesta Publish saa erilaisia lisävalintoja.
• Ongelmia pelkän PPT-esityksen laittamiseksi verkkoon PPT-muodossa
  • Tulostaminen tuhlaa paperia
  • Tulostaminen hankalaa
  • Ohjelmaversio-ongelmia
• HTML-muoto kannattaa tallentaa vanhempien selainten ymmärtämään versioon. Seuraavassa muutamia esimerkkejä versioista:
  • Vanhempien selainten ymmärtämä versio
  • Uudempien selainten ymmärtämä versio (IE4 tai uudempi)
  • Uudempien selainten ymmärtämä versio tehosteellinen (ja raskas)
• Muita ongelmia HTML-versiossa
  • Erilainen tuki erilaisilla selaimilla eli luvassa yhteensopivuusongelmia.
  • Kuvina kohtuullisen raskas.
  • Tarvitaan toimiva ja kohtuullisen nopea verkkoyhteys.
  • Hankala tulostaa!
• Paras verkkoversio asiasta on erillinen artikkeli!

Tiivistelmä (engl. Handout)

• Esityksen muistiinpanot.
• Yleensä tuhlaavat tilaa, joten käytetään tukimateriaalina.
• Tulostaminen onnistuu tulostusikkunan Print What -kohdasta.
• Paras jaettava versio asiasta on erillinen artikkeli!

Kannattaa muistaa vaihtoehtoiset tavat ja varautua kaikkeen!

Kannattaako esityksen tekeminen?

Esitysgrafiikkaesityksen lisäarvo muodostuu seuraavista asioista:

• Erilaisten medioiden yhtäaikainen käyttöä. Esitykseen on mahdollista liittää:
  • Tehosteita, ääntä ja videota.
• Esimerkkien vaiheittainen havainnollistaminen.
  • Tekeminen vaatii kuitenkin aikaa paljon.
• Mielenkiinnon ylläpitäminen, mutta se ei saa olla itseisarvo esityksessä.
• Työkalun helppokäyttöisyys
  • Oikeilla työskentelytavoilla kalvojen tekeminen nopeaa.
  • Mustavalkokalvojakin voi toki tehdä, joskin niiden tekemiseen tekstinkäsittely voi olla tehokkain työkalu.