Tekstinkäsittelyn työkalut
- Luentotaltiointi
- Kertausta edellisen luennon asioista
- Asiakirjaan lisättäviä elementtejä
- Erilaiset viitteet
- Asiakirjan osien ominaisuuksia
- Asiakirjamalli
- Asiakirjan kirjoittaminen
Tällä luennolla käsitellään erilaisten elementtien lisääminen, viitteet, asiakirjan ominaisuudet ja asiakirjamalli.
Kertausta edellisen luennon asioista
Esimerkkidokumentti: jatketaan edellisellä luennolla melkein valmiiksi muotoillun Excel-ohjeen työstämistä.
- Muotoilujen poistaminen
- Kaikkien muotoilujen poistaminen Edit | Clear | Formats
- Tyylien ulkopuolisten kappalemuotoilujen poistaminen CTRL + Q
- Merkkimuotoilujen ja -tyylien poistaminen CTRL + välilyönti
- Find & Replace
- Tekstin korvaaminen
- Tyylien korvaaminen
- Erilaiset näkymät - voidaan käyttää
asiakirjan erilaisissa kirjoitus- ja muokkaustilanteissa.
- Normal (suom. Normaali) - kirjoitusnäkymä (Word 2000 / 97) - sopii normaaliin kirjoittamiseen.
- Print/Page Layout (suom. Asettelu) - julkaisunäkymä (word 2000 /97) - sopii erityisesti sivun taittamiseen.
- Web layout / Online Layout - asiakirjan muoto WWW-julkaisemisen jälkeen (Word 2000 / 97) - sopii asiakirjan WWW-ulkoasun muokkaamiseen (ei kannata käyttää)
- Outline (suom. Rakenne) - rakennenäkymä (Word 2000 / 97) - sopii asiakirjan rakenteen muokkaamiseen
- Reading Layout (Word 2003) - sopii asiakirjan lukemiseen ruudulta
Asiakirjaan lisättäviä elementtejä
Taulukot ja palstat
- Käyttötarkoituksessa selkeä ero
- Taulukkoa käytetään taulukoituun dataan.
- Palstoja käytetään tekstin palstoittamiseen.
- Taulukoilla tehdyn palstoittamisen purkaminen on hankalaa.
- Kumpikin on parempi vaihtoehto sarkainten käytölle.
- Palstanvaihtojen sekä muiden tavallisten vaihtojen käyttö.
Kuvien käsittelyn ongelmat asiakirjassa
Esimerkkikuva: Excel-kaavio.
- Lisättäessä kuvat ovat tekstin kanssa samalla rivillä.
- Kuva kannattaa usein rivittää tekstistä erilleen (Layout-välilehti).
- Kuvien lopullinen sijoittuminen kannattaa päättää vasta, kun asiakirja on valmis.
- Kuvan ominaisuuksista voidaan muuttaa kokoa, sijoittumista ja ympärillä olevaa tyhjää tilaa.
- Kuvan ankkuri kannattaa lukita läheiseen tekstikappaleeseen.
- Kuvaotsikko voidaan lisätä valinnalla Insert | Reference | Caption. Kehykseen mennyttä kuvaotsikkoa ei saada kuvaluetteloon!
- Kuvalta kannattaa usein kieltää lomittuminen toisten objektien kanssa (engl. Allow Overlap)
Erilaiset viitteet
Viitteitä ovat erilaiset luettelot, hakemistot ja viittaukset toiseen paikkaan tekstissä. Viitteet voidaan tehdä automaattisesti ja päivittää dokumentin muuttuessa. Viitteet löytyvät valikosta Insert | Reference
Sisällysluettelo
- Sisällysluettelo muodostuu automaattisesti otsikkotason tyyleistä. (Ei kuvia!)
- Omat tyylit voidaan sisällyttää tarvittaessa sisällysluetteloon.
- Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on päivitettävä (F9-näppäin tai hiiren oikea!).
- Jos sisällysluettelon jossakin otsikossa ei näy numerointia, niin kuvan ankkuri on luultavasti otsikossa.
Hakemisto
- Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat (SHIFT-ALT-X).
- Lisätään varsinainen hakemisto dokumentin loppuun.
Kuvaluettelo
- Caption-tyylillä tehdyt kappaleet otetaan kuvaluetteloon.
- Kuva ei saa olla aktiivisena, kun kuvateksti lisätään kuvan yhteyteen mikäli se halutaan kuvaluetteloon!
Alaviite ja loppuviite
- Alaviitteen avulla voidaan selventää jotakin asiakirjassa olevaa asiaa.
- Alaviite tulee asiakirjaan sen sivun alalaitaan, jossa viittauksen kohde sijaitsee.
- Loppuviite on samanlainen kuin alaviite, mutta seliteteksti sijoitetaan asiakirjan loppuun.
Ristiviite
- Ristiviitteen avulla voidaan viitata johonkin dokumentin elementtiin, kuten esimerkiksi otsikkoihin tai otsikoiden numerointiin.
- Ristiviite päivittyy automaattisesti esimerkiksi otsikon numeroinnin päivittyessä, joten viitteet pysyvät mukana.
- Ristiviite voi olla esimerkiksi muotoa: "Asiasta kerrotaan tarkemmin alaluvussa 2.3". Automaattisesti päivittyvänä ristiviitetekstin toimii esimerkissä otsikon numero 2.3.
- Ongelmia tulee kuitenkin tekstiviittauksissa, joiden perään tai alkuun lisätään jotakin. Lisäys kannattaa tehdä viitetekstin sisään!
Asiakirjan osien ominaisuuksia
Esimerkki: halutaan erilaiset ylä- ja alatunnisteet eri osille ja sivunumerointi alkaen ensimmäiseltä tekstisivulta.
Vaihdot
- Osanvaihto (engl. section break)
- Sivunvaihto CTRL-ENTER (engl. page break)
- Pakotettu rivinvaihto SHIFT-ENTER (engl. manual line break)
- Rivityskohta (engl. text-wrapping break)
Sivun asetukset
Löytyy valinnalla File | Page Setup.
- Marginaalit
- Ylä- ja alatunnisteen määrittäminen
- Paperin koko
- Tulostamisasetukset
Ylä- ja alatunniste
- Ylä- ja alatunnisteeseen voidaan lisätä jokaisella sivulla toistuvaa tietoa.
- Tunnisteet voivat sisältää:
- Sivunumeroinnin
- Tunnistetekstejä
- Tunnisteiden ominaisuuksien muuttaminen onnistuu Header ja Footer -tyylejä muuttamalla.
- Erilaiset tunnisteet asiakirjan eri osiin
- Asiakirja on jaettava eri osiin osanvaihtojen (engl. Section Break) avulla.
-
Jokaisen osan jokaisesta muutettavasta tunnisteesta otetaan pois ominaisuus "sama kuin edellä" (engl. Same as previous)-ominaisuus. Valinta löytyy työkalupalkista kohdasta Link to previous.
- Muutetaan tunnistetekstit.
- Lisätään sivunumerointi työkalupalkin valinnalla Insert page number. Muotoillaan se alkamaan ykkösestä työkalupalkin valinnalla Format page number.
- Tunnisteiden sijoittelua ja ulkoasun muotoiluja voidaan tehdä muokkaamalla tyylejä Header ja Footer.
Asiakirjamalli
Jokaisen uuden dokumentin pohjana käytetään asiakirjamallia (engl. Template). Asiakirjamalli on valmis pohja asiakirjalle, johon voidaan sisällyttää:
- Tarvittavat tyylit
- Sivun asetukset
- Ylä- ja alatunnisteet
- Erilaisia valmiita tekstejä
Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen
- Asiakirjamalli (engl. Template) toimii tavallisten asiakirjojen pohjana.
- Tyylit ja asiakirjan muut muotoilut saadaan talteen tallentamalla asiakirja asiakirjamalliksi eli .dot-päätteiseksi tiedostoksi.
- Asiakirjamalli saadaan käyttöön valinnalla File | New | Templates | On my computer, jolloin saadaan lista pohjista tai valinnalla File | New | From existing document, joilloin voidaan valita tiedostodialogista haluttu .dot-päätteinen asiakirjamalli.
- Asiakirjamalli voidaan myös aloittaa tyhjästä.
- Asiakirjapohjaan tehtävät muutokset eivät heijastu automaattisesti asiakirjaan.
Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen
- Hyvät tyylimääritykset voi siirtää asiakirjamalliin jälkikäteen tai tyylimääritykset voi ottaa käyttöön ilman koko asiakirjamallin käyttöä.
- Tyylien arkistointityökalun (engl. Organizer) avulla voidaan tyylejä vaihtaa asiakirjojen välillä.
- Asiakirjamallin vaihtaminen onnistuu valinnalla Tools | Templates and Add-Ins (suom. Työkalut | Mallit ja lisäosat)
- Asiakirjapohjan tyylien päivitys voidaan mahdollistaa samassa yhteydessä.
Asiakirjan kirjoittaminen
Seuraavassa käydään lyhyesti läpi asiakirjan kirjoittamisessa vastaan tulevat toimet. Tarkemmin asiaa voi perehtyä lukemalla artikkelin "Lyhyt kirjoittamisopas teknisestä näkökulmasta".
- Parhaiten käyttöön soveltuvan asiakirjapohjan valinta.
- Asiakirjan (luku)rakenteen suunnittelu ja jakaminen (etusivu, sisällysluettelo, sisältö, hakemisto jne.)
- Tekstin rakenteen merkitseminen tyylien avulla.
- Tärkeintä on tyylien johdonmukainen käyttö eikä ulkoasu!
- Erilaisten objektien lisääminen (jatkuu koko kirjoittamisen ajan)
- Erilaiset tekstiviitteet (lisätään aina tarvittaessa).
- Tekstin rakenteen muokkaaminen rakennenäyttötilan avulla.
- Ulkoasun määrittäminen tyylien ominaisuuksista.
- Sivujen "taittaminen"
- Piilota ylimääräiset merkit näkyvistä (Show/Hide), koska ne vaikuttavat taittoon.
- Jos aiot käyttää tavutusta, niin laita se näkyville tässä vaiheessa.
- Sivunasetukset, sivunumerointi ja tunnisteet kuntoon.
- Asiakirjan kuvien paikat ja sivutus kuntoon.
- Luetteloiden tekeminen tai päivittäminen
- Sisällysluettelo
- Hakemisto
- Kuvaluettelo
- Muita asiakirjakohtaisia tarpeita?
Käyttäjien kommentit