Esitysgrafiikkaesityksen tekeminen

• Mallivideot
• Suunnittelu ja valmistelu
• Tekstin tuominen Powerpointiin
• Esityksen siistiminen ja jakaminen
• Ulkoasun muokkaaminen
• Tehosteet
• Kaavioiden piirtäminen Powerpointilla
• Lisätehtäviä

Seuraavissa tehtävissä käydään läpi esitysgrafiikkaesityksen laatimiseen liittyviä vaiheita. Tehdään valmiista jäsennellystä virusdokumentista esitys.

Tehtävien tekemisessä voit käyttää apuna kurssin luentomonistetta tai kurssin luennon materiaaleja.

Suunnittelu ja valmistelu

• Ensimmäinen vaihe esityksen tekemisessä on yleensä suunnitelman tekeminen. Esityksessä kannattaa hahmotella esityksen runkoa ja miettiä mitä aikoo sanoa. Hyvään puheviestintään liittyy luonnollisesti myös monia muitakin asioita, joita ei tarkemmin käsitellä tällä kurssilla.
• Teknisestä näkökulmasta suunnitelman tekemiseen liittyy yhtenä osana valmiin materiaalin valmisteleminen muotoon, josta se on helposti siirrettävissä esitysgrafiikkaohjelmaan.
  • Tallenna U:-asemalle tyovaline/demo5/-kansioon demo5.doc-tiedosto.
  • Avaa Word-ohjelmassa edellä tallentamasi demo5.doc.
  • Tutki mitä kaikkea Word-dokumenttiin on kannattanut jättää powerpoint-esitystä varten.
  • Sulje Word.

Tekstin tuominen Powerpointiin

Aukaise PowerPoint -esitysgrafiikkaohjelma ja tuo valmis materiaali esityksen pohjaksi seuraavien ohjeiden mukaan:

• Ohjelman avautuessa näkyviin tulee usein valmiiksi tyhjä esityspohja. Jos ei tule, niin uuden esityspohjan voi valita valikkokomennolla File | New (Tiedosto | Uusi) ja oikeasta laidasta tyhjä esitys (engl. Blank Presentation).
• Valitse View (Näytä)-valikosta näyttötilaksi Normal (suom. Normaali). PP97:ssä on valittava View | Outline (suom. Näytä | Jäsennys).
• Valitse näkyville vasemmanpuoleiseen palkkiin jäsennysnäkymä (Outline) dianäkymän (Slides) tilalle vasemmasta yläreunasta löytyvien "välilehtien" avulla.

  

  Tässä tilassa on myös kätevää kirjoittaa esityksen runko, jos valmista materiaalia ei ole käytössäsi.
• Materiaalin tuominen esityksen pohjaksi onnistuu valikkokomennolla Insert | Slides from Outline (Lisää | Diat jäsennyksestä). Yritä tuoda powerpointiin edellä tutkimasi demo5.doc.

  Jos saat virheilmoituksen, niin olet unohtanut sulkea Word-dokumentin, josta olet tekemässä esitystä.

  

  Tuo mieluiten lyhennetty avainkohtalista PowerPointiin. Voit tuoda myös koko tekstin, mutta saattaa olla, että joudut raivaamaan tuotua tekstiä ja tuomaan esiin ydinkohdat. Jos olet tuonut tekstin kopioimalla suoraan Powerpointiin, niin voit ohittaa tämän kohdan.
• Tallenna esityksesi demo5.ppt-nimelle.

Esityksen siistiminen ja jakaminen

Kappaleiden jäsennystasot menevät sekaisin dokumenttia tuodessa, joten nyt on jäsennettävä teksti uudelleen.

• Jos vasempaan reunaan tuli näkyville diat (slides), niin valitse näkyviin uudelleen jäsennys (outline).
• Ensimmäiseksi tekstistä kannattaa poistaa kaikki ylimääräiset merkkimuotoilut. Muotoilujen poistaminen onnistuu valitsemalla vasemmanpuoleisessa palkissa (jäsennystilassa) kaikki tekstit aktiivisiksi näppäinyhdistelmällä CTRL-A. Tämän jälkeen ylimääräisten merkkimuotoilujen poistaminen onnistuu näppäinyhdistelmällä CTRL-välilyönti. Mahdolliset ylimääräiset kappalemuotoilut poistetaan myöhemmin.

• 

  Seuraavaksi joudut määrittelemään materiaalit eri dioille sekä eri tasoisiksi listoiksi ja otsikoiksi. Rakenteen määritteleminen onnistuu kahdella eri tavalla:
  • Näppäimistöllä voit korottaa kappaleen tasoa SHIFT-TAB -näppäinyhdistelmällä. Kappaleen tason laskeminen onnistuu TAB -näppäimen avulla.
  • Outlining (Jäsennys)-työkalupalkista löytyy nuolipainikkeet, joiden avulla voidaan korottaa (engl. Promote) tai laskea (engl. Demote) kappaleen tasoa. Työkalupalkin saat näkyville valikkokomennolla View | Toolbars | Outlining (Näytä | Työkalurivit | Jäsennys). Kokeile muidenkin työkalupalkin painikkeiden toimintaa.
• Poista ensimmäinen tyhjä dia painamalla näppäimistöltä Deleteä.
• Jaa asia diolle siten, että jäsennyksestä tulee vieressä olevan mallikuvan näköinen. Korota sopivat tekstinpätkät otsikoiksi omalle dialleen ja loput listoiksi otsikon alle.

  Suojautuminen viruksia vastaan -otsikon alle tulee niin monta alakohtaa, että dia kannattaa jakaa kahteen osaan.

  Dioille jakamisen voi tehdä muun muassa siten, että jäsennystilassa painaa viimeisen dialle tulevan lista-alkion jälkeen enteriä ja korottaa tyhjän lista-alkion diaksi. Tyhjän dian otsikoksi kannattaa antaa sama kuin edelliselläkin dialla, mikäli edellinen lista jatkuu uudella dialla.

  Kunkin uuden otsikon jälkeinen listan on kannattaa korottaa ensimmäisen tason listaksi (lista-alkioiksi, joilla on tyypillisesti isoin fonttikoko) elleivät ne ole jo valmiiksi.

• Lisää ensimmäiselle dialle oma nimesi napauttamalla keskellä olevasta diaruudusta kohtaa Click to add Text.
• Tarvittaessa voit muokata myös diojen järjestystä raahaamalla dioja toiseen järjestykseen hiiren avulla. Järjestyksen muuttaminen onnistuu myös helposti Slide Sorter (Dialajittelu)-näyttötilassa, jonka löydät View (Näytä) -valikosta.

Diojen jäsentämisessä kannattaa noudattaa seuraavia yleisiä periaatteita:

• Dialle ainoastaan avainsanoja (max. 10 rivillä)
• Ei liian paljon asiaa dialle (max. 10 riviä).
• Yhdessä kohdassa korkeintaan kaksi riviä.

Ulkoasun muokkaaminen

• Tarkistetaan, että kaikilla diolla on samanlaiset kappalemuotoilut. Tämä tapahtuu valitsemalla kaikille tavallisille dioille sama rakenne.
  • Valitse vasempaan laitaan diat (engl. slides)-välilehti ja valitse diat toisesta viimeiseen napauttamalla ensin toista diaa, sitten painamalla SHIFT-näppäimen (suom. Vaihtonäppäin) pohjaan ja lopuksi napauttamalla viimeistä diaa.
  • Valitse dian rakenteen muotoilu valinnalla Format | Slide Layout (suom. Muotoile | Dian rakenne).
  • Valitse seuraavan kuvan mukainen diarakenne oikean reunan luettelosta ja valitse alasvetovalikosta Reapply Layout.

    

  • Normaalista poikkeavia kappalemuotoiluja saattaa tulla jos dioille tuleva teksti kopioidaan suoraan esimerkiksi Wordista tai jos yksittäisillä dioilla mennään muokkaamaan fontteja tai tasauksia.
• Muokkaa seuraavaksi toisen dian rakennetta erilaiseksi.
  • Valitse dia aktiiviseksi ja napauta oikean laidan rakenteenmuokkauspalkista dialle rakenne, jossa on tekstilistoja vasemmassa laidassa ja jotain havainnollistuksia oikeassa laidassa.

    

  • Lisää demoissa 3 hakemasi kuva dialle napauttamalla Insert Picture-ikonia dianäkymässä.

    

  • Tutki erilaisia dian rakennemahdollisuuksia ja muuta muutaman dian rakenne oletuksesta poikkeavaksi.
• Seuraavaksi muotoillaan kootusti diojen ulkoasua. Ulkoasun muokkaaminen onnistuu kootusti Slide Master (Dian perustyyli)-tilan avulla. Tilaan päästään valikkokomennolla View | Master | Slide Master (Näytä | Perustyyli | Dian perustyyli). Muokkausmahdollisuudet löytyvät kätevästi Format (Muotoile) -valikon alta.
• Valitse dian pohjaksi sopiva suunnittelumalli (engl. Design Template) valinnalla Format | Slide Design. Napauttamalla oikeassa laidassa olevia ulkoasupohjia saat muutettua ulkoasun kootusti tyylikkääksi.
• Valitse ensin kahdesta Slide Master -diasta ensimmäinen eli normaali tekstidia. Jälkimmäinen Slide Master -dia muokkaisi otsikkodian (engl. Title slide) ulkoasua.

  Muuta vielä seuraavia ominaisuuksia Slide Master (Dian perustyyli)-tilassa dialle tuleviin teksteihin:

  • Vaihda työkalupalkin avulla otsikkotekstin tasausta ja pienennä otsikon kokoa hieman .
  • Vaihda listaelementtien listaerotin joksikin toiseksi merkiksi. Jokaiselle tasolle voit määrittää erilaisen listaerottimen (Format|Bullets and numbering).
  • Lisää alalaitaan toistumaan oma nimesi ja dian numero. Tämä onnistuu valinnalla View | Header and Footer, josta numeroinnin saa päälle valinnalla Slide Number ja oman nimen voi laittaa Footer-kenttään.

    

    Vahvista muutokset Apply to All -painikkeella

  • Lisää jokaiselle dialle toistuva kuva.
    • Tämä onnistuu lisäämällä kuvan Master Slideen valinnalla Insert | Picture | From file.
    • Valitse kuva, jonka hait demoissa 3.
    • Pienennä kuva ja siirrä se oikeaan yläkulmaan. Tämä onnistuu valitsemalla kuva, raahamalla kuvan reunassa olevia palluroita keskemmälle kuvaa ja lopuksi ottamalla kuvan keskeltä kiinni ja siirtämällä se paikalleen.

Ulkoasua muokattaessa kannattaa huomioida seuraavia asioita:

• Listojen kirjasimen koon on oltava riittävä (min. 20 pt). Otsikko on yleensä isommalla fontilla.
• Päätteetön (esim. Arial tai Verdana) kirjasin sopii normaaleihin listoihin. Dian otsikoissa voi käyttää päätteellistä kirjasinta. Yleisesti päätteetön sopii ruudulla esitettävään tekstiin ja päätteellinen tulostettavaan tekstiin.
• Esityksen ulkoasun täytyy olla yhtenäisen näköinen. Käytä siis korkeintaan kolmea eri kirjasinta ja pyri pitämään värimääritykset yhtenäisinä.
• Dian värimääritykset riippuen esitystilan valoisuudesta.
  • Himmeä valaistus - Tumma tausta ja kirkas kirjasin.
  • Valoisa huone - Kirkas tausta ja tumma kirjasin.
  • Piirtoheitinkalvoja tehtäessä kannattaa värit suunnitella valoisan huoneen vaatimusten mukaisesti.

Tehosteet

• Työskentele edelleen Slide Masterissa (Dian perustyyli). Valitse ensimmäisen tason lista ja lisää sille tehoste Fly in. Tehosteiden lisääminen onnistuu valikkokomennolla Slide Show | Custom Animation (Diaesitys | Mukautettu animaatio). Fly in-tehosteen saat lisättyä valitsemalla oikeasta reunasta Add Effect | Entrance | Fly in. Jos haluat listakohtien ilmestyvän paikalleen yksi kerrallaan, mutta et halua tuloefektejä, niin valitse Add Effect | Entrance | More Effects ... | Appear.
• Kokeile katsoa esitystä valinnalla Slide Show | View Show. Nyt ensimmäisen tason lista-alkiot tulevat napin painalluksella, mutta toisen tason lista-alkiot tulevat kerralla. Kokeillaan muuttaa toimintaa niin, että kukin listakohta tulee vasta napin painalluksen jälkeen. Sulje esitys ESC-nappulalla.
  • Valitse Master Sliden oikeassa laidassa olevasta Custom Animation-palkin efektin alta alasvetonuoli, josta saat näkyviin muutkin tekstitasot.

    

  • Valitse toiselle tasolle (Second level) valinta Start on click oikean laidan alasvetovalikosta.

    

  • Kokeile nyt esitystä valinnalla Slide Show | View Show.
• Tehosteen valinnan jälkeen voit valita ikkunassa muita tehosteiden ominaisuuksia. Mielenkiintoisia ja tutustumisen arvoisia lisäominaisuuksia löytyy lisätyn tehosteen oikean reunan valikon alta löytyvällä Effect Options (Tehosteen asetukset) -valinnalla. Kun lisäät tehosteita eri elementeille, niin tehosteiden järjestys tulee näkyville oikean reunan ikkunaan.
• Lisää esityksesi kaikkiin dioihin yhtenäinen dian vaihtumistehoste. Tehosteen lisääminen diaan onnistuu valikkokomennon Slide Show | Slide Transition (Diaesitys | Dian vaihtuminen). Kokeile samalla erilaisten tehosteiden toimintaa. Sopivan valinnan jälkeen valitse Apply to All Slides.
• Katso läpi tekemäsi esitys valikkokomennolla Slide Show | View Show (Diaesitys | Näytä esitys) ja korjaile esitystä tarpeen mukaan. Kokeile samalla kynän käyttöä esityksen havainnollistamisessa. Kynän saat käyttöösi esityksen aikana napauttamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla Pointer Options | Ballpoint Pen (Osoittimen asetukset | Kynä). Saman valikon alta saat kynän myös pois käytöstä.
• Sulje Slide Master (Perustyyli)-tila valitsemalla jokin muu näyttötila käyttöön tai Slide Master View -työkalupalkin Close Master View -painikkeella.
• Tallenna esityksesi!

Tehosteen lisäämisessä täytyy kuitenkin muistaa seuraavat asiat:

• Tehosteiden käytöllä asioita voidaan korostaa, mutta esitettävä asia ei saa hukkua tehosteisiin.
• Tehosteet eivät saa häiritä tai ärsyttää kuulijoita.
• Esityksen täytyy olla yhtenäinen jo asian vakuuttavuudenkin vuoksi.

Kaavioiden piirtäminen Powerpointilla

• Lisää esityksen loppuun uusi dia.
• Tee oheisen kuvan mukainen rakennekaavio käyttäen hyväksesi PowerPointista löytyviä rakennekaavion piirtämiseen tarkoitettuja ominaisuuksia. Seuraavassa ominaisuuksista on kerrottu hieman tarkemmin:

  

  • Piirtämisominaisuudet löytyvät yleensä ohjelman alalaidassa olevasta Drawing (Piirto)-työkalurivistä.
  • Autoshape | Flowchart (Automaattiset muodot | Vuokaavio)-elementtejä voidaan käyttää erilaisten rakennekaavioiden piirtämiseen. Toki muutkin AutoShapes (Automaattiset muodot)-elementit voivat soveltua käyttöön.
  • Autoshape | Connectors (Automaattiset muodot | Yhdysviivat)-elementeillä saat yhdistettyä muita elementtejä toisiinsa ja ne mahdollistavat yhdistettyjen elementtien liikuttamisen katkaisematta yhteyttä.
  • Elementtien ominaisuuksia voidaan muokata hiiren oikean painikkeen alta löytyvällä Format Autoshape (Muotoile automaattista muotoa)-komennolla.
  • Ominaisuudet voidaan "tallentaa" oletusominaisuuksiksi muille elementeille hiiren oikean alta löytyvällä Set AutoShape Defaults (Määritä automaattisen muodon oletukset)-komennolla.
  • Useampia objekteja voit valita Select Objects (Valitse objektit)-nuolen avulla.
  • Objektien tasauksen voit muuttaa Draw (Piirrä)-valikon Align and Distribute (Tasaa tai tasaa välit)-komennoilla. Tutustu komentojen toimintaan ja tutustu myös muihin valikon komentoihin.
  • Objekteja voidaan ryhmitellä Draw (Piirrä)-valikon Group (Ryhmittele)-komennolla. Vastaavasti ryhmittely voidaan purkaa Ungroup (Pura ryhmittely)-komennolla.
  • Tutustu myös muihin Drawing (Piirto)-työkalupainikepalkin ominaisuuksiin.
• Lisää uusi dia.
• Luo uusi hierarkiadiagrammi valinnalla Insert | Diagram. Tee siitä seuraavan kuvan mukainen.

  

  • Lisää kohteita organisaatiodiagrammiin saa valitsemalla läheinen kohde ja Organization Chart -työkalupalkista Insert Shape. Coworker tekee samalle tasolle, Subordinate luo uuden alemmalle tasolle ja Assistant välitasolle.
  • Kohteiden muotoja saa muokattua kerralla valitsemalla ylimmän kohteen, työkalupalkista Select | Branch ja sen jälkeen Format Autoshape.
  • Työkalupalkin valinnalla Fit Text saa tekstin nopeasti mahtumaan kohteiden sisälle.
• Tallenna esityksesi! Jos sinulle jäi aikaa, niin tee myös seuraavassa olevat lisätehtävät.

Lisätehtäviä

• Lisää edellä tekemäsi rakennekaavion elementteihin tehosteet, joiden avulla voit havainnollistaa rakennekaavion käsittelemää asiaa. Kokeile tehosteiden toimintaa!
• Tee oma työkalupainikerivi edellisessä tehtävässä käytettyjä Connector (Yhdysviivat)- ja FlowChart (Vuokaavio)-elementtejä varten. Uusien työkalupainikerivien tekeminen onnistuu valikkokomennolla View | Toolbars | Customize (Näytä | Työkalurivit | Mukauta) avautuvasta ikkunasta. Apua löydät tarvittaessa ohjeen avulla hakusanoilla Customize toolbars (Mukautetun työkalurivin luominen).
• Lisää esitysgrafiikkaohjelmalla tekemääsi esitykseen ajastus Rehearse Timing (Kokeile määräaikoja) -toiminnolla. Toiminnolla voit harjoitella esitystäsi ja samaan aikaan ohjelma mittaa esitykseen käyttämääsi aikaa. Harjoituksen lopuksi aikojen käyttäminen esityksessä hyväksytään OK-painikkeella. Kokeile lopuksi tekemäsi ajastuksen toimintaa.