Tekstinkäsittelyn perusteita

• Mallivideot
• Tekstinkäsittelyn aloittaminen
• Leikepöytä
  • Ylimääräiset rivinvaihdot
• Dokumentin rakenne
• Sisällysluettelo
• Ulkoasun muokkaaminen
• Palstat
• Taulukot
• Kuvat
• Tulostaminen

Seuraavissa tehtävissä tutustutaan tekstinkäsittelyohjelman tehokkaaseen peruskäyttöön. Tehtävissä käydään läpi asiakirjan rakenteen merkitsemiseen ja tyylien muokkaamiseen liittyviä asioita sekä tutustutaan erilaisten objektien liittämiseen asiakirjaan. Tehtävät on suunniteltu ensisijaisesti Microsoft Word 2003-tekstinkäsittelyohjelmaa varten, mutta tehtävät voi tehdä myös muillakin tekstinkäsittelyohjelmilla, joskin tehtävissä käytetyt valikkokomennot eroavat ohjelmittain.

Jos et ole tehnyt vielä edellisiä demoja ja sinulla on hankaluuksia esim. kansioiden luomisessa niin palaa vielä edelliseen demotehtäviin ennen näiden tekemistä!

Tekstinkäsittelyn aloittaminen

• 
  Etsi ja käynnistä tietokoneesta Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelma (Start|All programs|Microsoft Office|Microsoft Office Word 2003).
• Halutessasi voit säätää Wordin käyttämään haluamaasi kieltä ennen sen käynnistämistä valinnalla Start|All programs|Microsoft Office|Microsoft Office Tools|Microsoft Office 2003 Language Settings. Suositeltavinta on kuitenkin käyttää Wordia englanninkielellä.
• Uuden asiakirjan tekeminen aloitetaan valikkokomennolla File | New (Tiedosto | Uusi).
• Word-ikkunan oikeaan laitaan avautuvasta valikosta kannattaa valita asiakirjamalliksi Blank Document (Tyhjä asiakirja). Jos ohjelman käynnistyksen yhteydessä näkyville avautuu automaattisesti tyhjä asiakirja, niin sinun ei tarvitse avata tyhjää asiakirjaa.
• Tee Windows Explorerissa (suom. Resurssien hallinta) U:-levyaseman juureen hakemisto (kansio) tyovaline ja sille alihakemisto demo3, jos et ole tehnyt hakemistoja aiemmin.
• Kopioi teksti osoitteesta <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virukset.txt > leikepöydälle ja liittää sen avaamaasi tyhjään Word-asiakirjaan. Hiiren oikean painikkeen avulla saat avattua linkin kohteen toiseen selainikkunaan, joten saat pidettyä demotehtävät koko ajan näkyvillä.
• Tallenna asiakirja Wordissa U:-levyasemalle tekemääsi hakemistoon. Varmista, että asiakirjasi tallentuu Word Document (*.doc) -muotoon. Asiakirja kannattaa tallentaa muokkaamisen ja kirjoittamisen yhteydessä muutaman minuutin välein! Tallentaminen onnistuu nopeimmin painamalla CTRL-S.

Leikepöytä

• Kokeile leikepöydän käyttöä asiakirjan muokkaamisessa. Kertaa ensin mielessäsi mitä eroa on siirtämisellä ja kopioimisella. Siirtäminen ja kopioiminen onnistuu Edit (suom. Muokkaa)-valikon komennoilla tai hiiren oikean painikkeen avulla.
  • Siirrä muutama asiakirjan kappale toiseen paikkaan. Asiakirjan on tarkoitus olla järkevää muotoa, joten siirrä ainoastaan kokonaisia kappaleita. Kokeile myös siirtää kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-X ja CTRL-V).
  • Kokeile myös kappaleen siirtämistä toiseen paikkaan hiiren avulla. Kun aktiiviseen kappaleeseen tartutaan kiinni hiiren vasemman painikkeen avulla, niin kappaletta voidaan raahata hiiren avulla toiseen paikkaan.
  • Kopioi muutama tekstikappale toiseen paikkaan. Kokeile myös kopioida kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-C ja CTRL-V).
  • Napauta hiiren vasemmalla painikkeella tekstikappaleen yhtä sanaa. Kokeile mitä tapahtuu kun tuplanapautat tai triplanapautat sanaa?

  Tallenna asiakirjasi! Tallentamisessa kannattaa aina käyttää pikanäppäinyhdistelmää CTRL-S. Muista tallentaa asiakirjasi tarpeeksi usein!

• Peru kaikki edellä tekemäsi muutokset Edit | Undo (suom. Muokkaa | Kumoa) -valikkokomennolla.

Ylimääräiset rivinvaihdot

Aseta kaikki erikoismerkit kuten rivinvaihdot näkyviin etsimällä työkalupalkista Show/Hide-valinta.

Rivinvaihto tarkoittaa wordissa tyylin vaihtumista eikä rivinvaihdoilla pidä sellaisenaan yrittää muotoilla dokumentin ulkoasua. Ylimääräiset rivinvaihdot vain hankaloittavat dokumentin ulkoasun keskitettyä ylläpitoa.

Jos dokumentin ulkoasua on sotkemassa ylimääräisiä rivinvaihtoja (kaksi tai useampia peräkkäin) niin käy poistamassa ne tekstistä korvaa-työkalulla (engl. Replace).

Korvaa (Edit|Replace) kaksi peräkkäistä rivinvaihtoa aina yhdellä rivinvaihdolla ja toista korvaustoimintoa niin monta kertaa että korvattavaa ei enää löydy. Tarkempi ohje etsi ja korvaa toiminnon käyttämiseen löytyy kurssin FAQ-sivulta.

Dokumentin rakenne

• Seuraavaksi tekstiä jaetaan rakenteellisesti hieman järkevämpiin kokonaisuuksiin tyylien avulla. Muokkaa teksti rakenteellisesti oikeiksi kokonaisuuksiksi seuraavien ohjeiden mukaan:
  • Vaihda ensin wordin asetuksia siten että näet helpommin millä tyylillä mikäkin kappale on kirjoitettu. Muuta kohtaan Tools|Options|View|Style area width arvoksi 2cm. Tätä ominaisuutta ei löydy Word 97:stä.

    Vaihda Wordin näyttötila normaaliksi View|Normal. Nyt wordin vasemmassa laidassa pitäisi näkyä kappaleiden tyyli.

  • Alkuperäinen ja pidempi teksti löytyy seuraavasta osoitteesta: <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virus04.html>. Vertaile asiakirjaasi alkuperäiseen tekstiin, kun teet tekstiin rakenteellisia merkintöjä! Järjestä selainikkuna ja Word-ikkuna siten, että ne näkyvät rinnakkain työpöydällä. Asiakirjan ulkonäöstä ei kannata välittää tässä vaiheessa, vaan kiinnitetään huomiota ainoastaan asiakirjan rakenteeseen!
    1. Valitse koko asiakirja aktiiviseksi valikkokomennolla Edit | Select All (suom. Muokkaa | Valitse kaikki).
    2. Poista kaikki kappaletyylien ulkopuoliset määritykset painamalla CTRL-Q ja merkkimääritykset painamalla CTRL+välilyönti. Kaikki muotoilut voi poistaa myös valikkovalinnalla Edit | Clear | Formats.
    3. Jos word alleviivaa ison määrän tekstiä niin kyseessä on oikeinkirjoituksen tarkistus, jonka saa pois päältä valinnalla Tools|Options|Spelling & Grammar|Check spelling as you type tai vaihtoehtoisesti voi määrätä dokumentin kieleksi suomenkielen valinnalla Tools|Language|Set Language.
    4. 
       Käytä kaikkiin tekstikappaleisiin Normal (suom. Normaali)-tyyliä. Olemassa olevan tyylin käyttäminen valittuihin tekstikappaleisiin onnistuu valitsemalla ensin Format|Styles and Formatting, joka aukaisee wordin oikeaan laitaan tyylilistauksen josta voi valita haluamansa tyylin.
  • Käytä löytämiisi otsikkoteksteihin sopivan tasoista valmista Heading ? (suom. Otsikko ?) -tyyliä. Otsikoita pitäisi olla kolmea eri tasoa. Otsikot ovat lyhyitä yhden rivin kappaleita jotka löydät helposti vertaamalla muotoiltuun versioon tekstistä.
  • Merkitse kaikki löytämäsi listat List Bullet (suom. Listamerkit) -tyyleillä. Listoja on kahden eri tasoisia, joten joudut käyttämään kahta eri listatyyliä. Listat erotat helposti kappaleiden edessä olevista listamerkeistä. Poista kopioinnin yhteydessä tekstin sekaan jääneet listamerkit (asteriskit *, pallukat), koska listamerkit tulevat automaattisesti tyylien mukana.

    Jos tyylivalikossa ei ole kaikkia tarvitsemiasi tyylejä, niin koko tyylivalikoiman saat näkyville valitsemalla oikean laidan tyylilistan alalaidasta Show: All Styles .

  • Merkitse kaikki asiakirjassa olleet korostukset Strong-tyylillä.
  • Merkitse kaikki WWW-osoitteet Hyperlink-tyylillä. Alkuperäisessä dokumentissa olevia linkkitekstejä, joissa on alleviivaus ja jotka eivät ole WWW-osoitteita, ei tarvitse merkitä ollenkaan.

Sisällysluettelo

• Siirrä kohdistin aivan dokumentin alkuun
• Lisää asiakirjan alkuun sisällysluettelo (engl. Table of Contents).

  Edellä määrittämäsi rakenteen ansiosta sisällysluettelon lisääminen on todella yksikertaista. Sisällysluettelon lisääminen onnistuu valinnan Insert | Reference | Index and Tables | Table of Contents avulla.

  Lisättävän sisällysluettelon muotoilun (engl. Formats) lähteeksi voit valita asiakirjamallin (engl. From template), koska tällöin sisällysluettelon asetukset saadaan haluttaessa tallennettua asiakirjapohjaan. Muut muotoilumahdollisuudet kannattaa myös käydä läpi ja niitä voi myös käyttää, jos ei halua muokata itse sisällysluettelon TOC (suom. Sisluet)-tyylejä.

  

• Käy muuttamassa jotakin dokumentin väliotsikoista
• Päivitä sisällysluettelo ajantasalle hiiren oikean painikkeen (Update field) avulla. Sisällysluettelon kenttien päivittäminen onnistuu myös F9-näppäimellä sisällysluettelon ollessa aktiivisena.

  Muista tallentaa dokumenttisi!

Ulkoasun muokkaaminen

• 
  Seuraavassa muokataan hieman edellä käytetyn Normal (Normaali) -tyylin ulkoasua toiseen muotoon. Tyylin ominaisuuksia päästään muokkaamaan valitsemalla oikean laidan tyylivalikosta haluttu tyyli ja valitsemalla alasvetovalikosta Modify.

  Lue tarkempi selitys tyylien muokkaamisesta monisteesta.

  

  Muokkaa Normal (Normaali) -tyyliä siten, että se sisältää seuraavia ominaisuuksia:

  
  • Kappaleen kirjasimen tyyppi on Times New Roman ja koko 12 pt.
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).
  • Kappaleen riviväli on yksi (engl. Line spacing).
  • Väliä toiseen kappaleeseen on 6 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
  • Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle (engl. Widow/Orphan control).
  • Tekstin taso (engl. Outline Level) on leipäteksti (engl. Body Text) eli sitä ei sisällytetä sisällysluetteloon.
  • Tyylin pikanäppäin (engl. shortcut key) CTRL+0.

  Ominaisuuksia pääset muokkaamaan Format-alasvetovalikon kautta.

  Tyylin ominaisuudet näyttävät Wordin Modify Style -dialogissa seuraavilta:

  Normal (suom. Normaali)
  Font: Times New Roman, 12 pt, Finnish, Justified, Line spacing single,
  Space before 6 pt after 6 pt, Widow/orphan control
  
  (suom. Fontti: Times New Roman, 12 pt, Suomi, Molemmat reunat,
  Rivinväli 1, Väli ennen 6 pt jälkeen 6 pt,
  Leski- ja orporivien esto)
  

  Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa!

Palstat

Avaa kokonaan uusi asiakirja näkyville ja kopioi muokkaamastasi asiakirjasta yksi kokonainen alaluku uuteen asiakirjaan. Tallenna uusi asiakirja jollekin nimelle! Seuraavissa tehtävissä muokataan uutta asiakirjaa, joten voit sulkea edellä muokatun asiakirjan.

Jaa asiakirjan muutama tekstikappale kahteen palstaan (engl. Columns). Tarkemmin palstoista voit lukea monisteen luvusta palstat.

• Valitse ensin halutut kappaleet aktiivisiksi.
• Tämän jälkeen palstoihin jako onnistuu valikkokomennolla Format | Columns (suom. Muotoile | Palstat).
• Tee johonkin kohtaan dokumenttia pakotettu palstanvaihto valinnalla Insert | Break | Column break (suom. Lisää | Vaihto | Palstan vaihto). Palstanvaihtoa joudut käyttämään, jos haluat katkaista palstoitetun tekstin jostakin tietystä kohtaa.

Taulukot

• Lisää muokkaamaasi asiakirjaan taulukko. Taulukon lisääminen onnistuu valikkokomennolla Table | Insert table (suom. Taulukko | Lisää taulukko). Taulukko voi olla aluksi kahden sarakkeen levyinen ja neljän rivin korkuinen.
• Taulukon ominaisuuksia pääset muokkaamaan hiiren oikean painikkeen avulla tai Table (suom. Taulukko) -valikon kautta. Kokeile lisätä ja poistaa taulukosta rivejä ja sarakkeita. Lisää taulukkoon myös joitakin muotoiluja. Taulukon sisällön muotoilut muuttuvat muuttamalla tyyliä, jota sisällössä käytetään.

Kuvat

• Avaa Googlen kuvahaku ja etsi hauska kuva tietokoneviruksista. Tallenna kuva täysikokoisena U-asemallesi napauttamalla ensin kuvalinkkiä vasemmalla, sitten oikealla hiiren napilla linkkiä Näytä kuva täysikokoisena ja valitsemalla lopuksi ponnahdusvalikosta valinta Save target as. Muista kuvien tekijänoikeudet!
• Lisätään kuva dokumenttiin kahden ensimmäisen tekstikappaleen väliin. Tämä onnistuu helpoiten siten, että painetaan enteriä ensimmäisen kappaleen lopussa, lisätään kuva valinnalla Insert | Picture | From file ja valitaan U-asemalle tallennettu kuva. Tyyliajattelu ei toteudu oikein kuvien kanssa vaan niiden sijoittelu täytyy yleensä tehdä erikseen ja mieluiten vasta kun tekstiosuus on kirjoitettu ja muotoiltu. Valitse kuva ja keskitä se työkalurivin painikkeella . Yksittäisen kuvan voi keskittää näin mutta jos haluaa käsitellä useampaa kuvaa niin kannattaa niitä varten tehdä oma uusi tyyli (tehdään seuraavissa demoissa).
• Valitse kuva oikealla hiiren napilla ja valitse kohta Format Picture. Varmista, että Layout välilehdellä sijoittelumallina on In Line With Text. Sijoittelumallin ollessa jokin muu ei seuraavaksi tehtävä kuvaotsikon liittäminen onnistu kunnolla.
• Pidä kuva valittuna. Lisää kuvaotsikko valikosta valinnalla Insert | Reference | Caption.
  • Lisää ensimmäiseksi New Label-painikkeella oma uusi otsikkoluokka esim. Kuva
  • Kirjoita kuvalle varsinainen otsikko
  
• Muutetaan kuvan paikka oikeaan reunaan ja teksti kiertämään sen ympärille. Valitse kuva oikealla hiiren napilla ja valitse kohta Format Picture. Valitse Layout välilehdeltä sijoittelumalli Square ja paina OK. Siirrä kuva oikeaan reunaan raahamalla. Vasemmassa laidassa oleva ankkuri kannattaa siirtää esimerkiksi toisen tekstikappaleen alkuun. Sijoittelu tapahtuu tällöin suhteessa toiseen tekstikappaleeseen ja kuva siirtyy sen mukana.
• Lukitaan ankkuri toiseen tekstikappaleeseen niin ettei nykyinen sijoittelu muutu. Valitse uudelleen Format Picture ja Layout-välilehdeltä painike Advanced, josta Picture Position- välilehdeltä kohta Lock anchor. Hyväksy valinnat.
• Poista edellinen kuvaotsikko, koska se rivittyy tavallisen tekstin mukaan. Lisää asemoitava kuvaotsikko valitsemalla kuva ja tekemällä uudelleen kuvaotsikon lisääminen. Kuvaotsikko tulee kehysten sisään ja sen voi liikuttaa kuvan viereen. Katso, että kuvaotsikon ankkuri on samassa tekstikappaleessa kuin kuvankin. Napauta oikealla kuvaotsikon kehystä ja valitse Format Text Box. Lukitse ankkuri tekstikappaleeseen kuten kuvan kanssa tehtiin. Näin tehtyä kuvaotsikkoa ei voi saada automaattisesti luotuun kuvaluetteloon!

Tulostaminen

• Selvitä demojen lopuksi mikä tulostin on mikroluokkasi "eteisessä". Jos et ole ennen tulostanut Agoran mikroluokissa, niin aktivoi tulostuskiintiösi tulostamalla muutama sivu edellä muokkaamaasi tekstinkäsittelydokumenttia. Jos osaat tulostaa ja haluat säästää tulostuskiintiötäsi, niin sinun ei ole pakko tulostaa. Käy joka tapauksessa tarkkaan läpi tulostusdialogin eri ominaisuudet ja yritä tehdä seuraavat testitulostukset:
  • Tulosta dokumentin kaksi ensimmäistä sivua kaksipuoleisena
  • Tulosta paperia säästäen dokumentin neljä ensimmäistä sivua siten että kaksi sivua tulee per paperin puoli
• Tulostusasetuksia pääset säätämään kun valitset Wordista File|Print

  

• Kaksipuoleiseen tulostukseen ja useampaan sivuun per paperi pääset vaikuttamaan Properties-painikkeen kautta

  Kaksipuoleinen tulostus

  

  Kaksi sivua per paperi kaksipuoleisena