Demo 4 - Tyylin ominaisuuksien muokkaaminen ja uusien tyylien luominen

• Mallivideot
• Tyylien muokkaaminen
• Asiakirjatilat
• Hakemisto
• Alaviite
• Ristiviite
• Osat
• Sivuasetukset
• Ylä- ja alatunniste
• Asiakirjamalli
• Lisätehtäviä

Näissä demotehtävissä perehdytään valmiiden tyylien käyttämiseen sekä tyylin ominaisuuksien muokkaamiseen. Lisäksi perehdytään uusien tyylien tekemiseen dokumentin rakenteen vaatimalla tavalla. Seuraavat tekstinkäsittelytehtävät on suunniteltu ensisijaisesti Microsoft Word 2002-tekstinkäsittelyohjelmaa varten. Tehtävät voi tehdä myös muillakin tekstinkäsittelyohjelmilla, mutta tehtävissä käytetyt valikkokomennot eroavat hieman ohjelmittain.

Tyylien muokkaaminen

• Avaa edellisissä demoissa muokkaamasi Word-dokumentti tai ota käyttöösi mallidokumentti demo3.doc ja tallenna se U-levyasemalle haluamaasi hakemistoon. Seuraavissa tehtävissä jatketaan asiakirjan tyylien muokkaamista, joilla asiakirjan rakenne on merkitty. Tehtävissä ei pyritä ulkoasultaan samanlaiseen asiakirjaan kuin alkuperäinen asiakirja. Alkuperäinen teksti löytyy kuitenkin seuraavasta osoitteesta: <URL: http://appro.mit.jyu.fi/doc/tyovaline/virus/virustiivis.html>, joten voit tarvittaessa tarkistaa jonkin kohdan rakenteellisen merkityksen. Tyylin ominaisuuksia päästään muokkaamaan valikkokomennolla Format | Styles and Formatting avautuvasta ikkunasta.
• Muokkaa asiakirjan otsikkotyylejä siten, että ominaisuuksiksi jäävät ainoastaan seuraavasta listasta löytyvät ominaisuudet.

  Muuta Heading1 (suom. Otsikko1) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi.

  • Perusta (engl. Based on) Normal-tyyliin.
  • Seuraavan kappaleen tyyliksi (engl. Style for following paragraph) määritellään Normal-tyyli.
  • Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 18 pt ja kirjasin on lihavoitu.
  • Lisäksi kaikki kappaleen kirjaimet kirjoitetaan isolla (engl. all caps).
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappaleen tasaus on keskitetty.
  • Kappaleen rivinväli on yksi.
  • Väliä toiseen kappaleeseen on 18 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
  • Kappaleen leski- ja orporivien esto (engl. Widow/Orphan control) päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle.
  • Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa (engl. Keep with next) eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.
  • Lisää sivunvaihto ennen tyyliä eli otsikko siirretään seuraavan sivun alkuun (engl. Page break before).
  • Kappaleen taso (engl. Outline Level) on Taso 1 (engl. Level 1) eli kappale on sisällysluettelossa ensimmäisen tason otsikko.
  • Lisää kappaleeseen otsikkonumerointi (outline numbered)
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+1.

  Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa!

  Muuta Heading2 (suom. Otsikko2) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi.

  • Perusta (engl. Based on) Normal-tyyliin.
  • Seuraavan kappaleen tyyliksi määritellään Normal-tyyli.
  • Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 16 pt ja kirjasin on lihavoitu.
  • Väliä toiseen kappaleeseen on 12 pt:tä ennen kappaletta ja 6 pt:tä kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
  • Kappaleen leski- ja orporivien esto (engl. Widow/Orphan control) päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle.
  • Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa (engl. Keep with next) eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.
  • Kappaleen taso on 2 eli kappale on sisällysluettelossa toisen tason otsikko.
  • Lisää kappaleeseen sama otsikkonumerointi (engl. outline numbered) kuin laitoit Heading1:een
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+2.

  Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa!

• Muuta List Bullet (suom. Merkitty luettelo) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi.
  • Järjestämätöntä listaa varten on olemassa tyyli, jonka pitäisi näkyä ikkunan vasemman reunan tyylilistassa. Jos tyyliä ei näy listassa, niin listan alapuolelta List -kohdasta voidaan määritellä näytettäväksi kaikki tyylit (engl. All styles).
  • Perusta tyyli Normal-tyyliin.
  • Seuraavan kappaleen tyyliksi määritellään ListBullet-tyyli.
  • Sisennys vasemmalta 1 cm ja ensimmäiselle riville riippuvasisennys (engl. Hanging), jonka suuruus on 1 cm.
  • Kappaleen väli edelliseen kappaleeseen on 3pt:tä ja kappaleen jälkeiseen kappaleeseen 3 pt:tä.
  • Valitse haluamasi listamerkit lista-alkioihin (Numbering).
  • Sarkaimet (engl. Tabs) 2 cm ja ei muita sarkaimia. Ensin kannattaa poistaa kaikki sarkaimet Clear All (suom. Poista kaikki) -painikkeella ja vasta tämän jälkeen määrittää uudet sarkainasetukset.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+L.

  Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa!

• Muuta myös tyylin ListBullet2 ominaisuuksista listamerkit kokonaan toisiksi. ListBullet2-tyylillä pitäisi olla merkitty sisäkkäiset listat dokumenttiin.
• Muuta vielä Hyperlink (suom. Hyperteksti) -tyylin ominaisuuksia seuraavan listan mukaiseksi:
  • Poista alleviivaus.
  • Kirjasimen väri on automaattinen.
  • Tyylin pikanäppäin ALT+H. Miksi CTRL-H ei ole hyvä valinta??
  • Mikä on tyylin käyttöalue eli onko kyseessä merkki- vai kappaletyyli?
• Lisää Strong-tyyliin pikanäppäimeksi CTRL-B. Mitä pikanäppäin teki aiemmin?
• Kokeile sekä kappale- että merkkityyleihin liittämiäsi pikanäppäimiä ja muuta hieman dokumentin rakennetta. Pikanäppäinten avulla dokumentin rakenteen merkitseminen on todella nopeaa jo kirjoitusvaiheessa. Muista tallentaa dokumenttisi!

Asiakirjatilat

• Vaihda dokumentin tila jäsennys (engl. Outline) -tilaan valitsemalla View|Outline
• Aseta näkyviin vain otsikkotasot valitsemalla työkalupalkista Show level 3
• Järjestä dokumentin osia uuteen järjestykseen käyttämällä Outline-tilan työkalupalkkia ja siinä olevia Move up- ja Move down -painikkeita
• Muuta otsikoiden tasoja demote- ja promote-painikkeilla.
• Palauta otsikot entisille paikoilleen.

Hakemisto

• Lisää asiakirjan loppuun hakemisto (engl. Index). Hakemiston lisäämisen yhteydessä joudut tekemään seuraavia toimia (eli lue seuraavat ohjeet ensin):
  • 
    • Merkitse ensin sanat, jotka haluat lisätä hakemistoon. Merkitsemistilaan (engl. Mark entry) pääset valikkokomennolla Insert | Reference | Index and Tables avautuvan hakemiston lisäämisenikkunan Index (suom. Hakemisto) -välilehdeltä löytyvällä Mark entry (suom. Merkitse)-painikkeella. Voit käyttää myös pikanäppäintä ALT+SHIFT+X.
    • Avautuvan ikkunan voit siirtää hieman syrjempään, että pääset helpommin valitsemaan sanoja asiakirjasta. Napauta dokumentista haluamaasi sanaa ja sen jälkeen Mark-painiketta.
    • Merkitse hakemiston hakusanoiksi vähintään 10 erilaista sanaa, jolloin saat jonkinlaisen käsityksen hakemiston ulkoasusta ja toiminnasta.
  • Sanojen merkitsemisen jälkeen lisätään varsinainen hakemisto. Siirrä kohdistin dokumentin loppuun ja mene uudelleen hakemiston lisäämisikkunaan (Insert|Reference|Index and Tables|Index). Hakemiston muotoilun (engl. Formats) lähteeksi kannattaa valita Asiakirjamalli (engl. From template), koska tällöin hakemiston asetukset saadaan haluttaessa tallennettua asiakirjapohjaan. Muut hakemiston muotoilumahdollisuudet kannattaa myös käydä läpi ja niitä voi myös käyttää, jos ei halua muokata hakemiston Index (suom. Hakemisto) -tyylejä
• Merkitse hakemiston lisäämisen jälkeen vielä muutama uusi sana hakemistoa varten. Päivitä hakemisto sanojen merkitsemisen jälkeen! Hakemiston päivittäminen onnistuu samalla tavalla kuin sisällysluettelon päivittäminen.

Alaviite

Lisää asiakirjaasi muutama selventävä alaviite (engl. footnote) valinnalla Insert|Reference|Footnote. Keksi itse sopivat kohdat alaviitteen tekemiseksi ja siirrä kohdistin oikeaan kohtaan ennen lisäämistä.

Kokeile lisätä alaviite esim. seuraavan mallin tapaan.

Kokeile samalla myös alaviitteen ja loppuviitteen (engl. endnote) välistä eroa.

Ristiviite

Lisää asiakirjaan muutama otsikkoteksteihin kohdistuva ristiviite (engl. cross-reference) valinnalla Insert|Cross-reference (suom. Lisää | Ristiviite). Tarvittaessa voit kerrata ristiviitteen toiminnan luentomonisteesta.

Lisää ristiviite ainakin seuraavan mallin mukaan lisäämällä dokumentin alussa olevaan levykeviruksia käsittelevään kohtaan ristiviittaus varsinaiseen käynnistyslohkoviruslukuun.

Kokeile ristiviitteen toimintaa muuttamalla jotakin otsikkoa. Ristiviitteet joudut päivittämään samalla tavoin kuin sisällysluettelon ja hakemiston.

Osat

Jaa asiakirja kahteen osaan (engl. Sections) Lisäämällä osanvaihto (engl. Section break sisällysluettelon jälkeen. Ensimmäinen osa on sisällysluettelo ja toinen osa sisältää varsinaisen dokumentin.

Jos saat osien väliin ylimääräisen tyhjän sivun niin käy muuttamassa Heading 1 -tyylin ominaisuuksista pois Page break before -asetus.

Sivuasetukset

• Määrittele asiakirjan sivuasetukset (engl. Page setup) seuraaviksi. Sivunasetuksiin pääset valinnalla File | Page setup (suom. Tiedosto | Sivunasetukset). Muista sivuasetuksia määrittäessäsi että sinulla on nyt dokumentissasi useampia osia ja sivuasetusten pitää koskea niitä kaikkia!
  • Marginaaleiksi arvot: ylämarginaali 2,5 cm, alamarginaali 2 cm, vasen 2 cm, oikea 2 cm ja ylä- ja alatunnisteen etäisyydeksi paperin reunasta 1 cm.
  • Paperin kooksi A4 ja paperi on pystytasossa (engl. Portrait)
  • Erilainen ala- ja ylätunniste parilliselle ja parittomalle sivulle Layout (suom. Asettelu) -välilehdeltä.

Ylä- ja alatunniste

• Mene seuraavaksi muokkaamaan ylä- ja alatunnistetta (View|Header and Footer).
  • Lisää sivujen ulkoreunaan erilaiset tunnistetekstit parillisille ja parittomille sivuille. Parilliselle sivulle tunnistetekstiksi voit kirjoittaa nimesi ja parittomalla sivulle esimerkiksi tekstin "Tietokonevirukset". Tunnisteiden välillä pääset liikkumaan kätevästi Header and Footer (suom. Ylä- ja alatunniste) -työkalupalkin avulla.
    
  • Lisää asiakirjan alatunnisteeseen (engl. Footer) sivunumerointi sivun keskelle. Sivunumeroinnin lisäämis- ja muokkaamispainikkeen löydät Header and Footer (suom. Ylä- ja alatunniste) -työkalupalkista. Sivunumeroinnin keskittämisessä kannattaa käyttää sarkainmerkkejä. Sivunumerointi ei tule aivan keskelle sivua, koska Footer (suom. Alatunniste)-tyylin sarkainasetukset ovat vielä huonot. Asetuksia tullaan kuitenkin muuttamaan seuraavassa tehtävässä.

    Lisää dokumentin ensimmäiseen osaan sivunumerointi roomalaisilla numeroilla ja toiseen osaan arabialaisilla numeroilla. Varmista, että kummankin osan numerointi alkaa ykkösestä.

• Muokkaa ylätunnisteen ulkonäköä Header-tyylin avulla. Muuta ylätunnisteen ominaisuudet tyylin avulla seuraaviksi:
  • Lisää ylätunnisteen alareunaan yhtenäinen raja, jonka paksuus on 1/2 pt.
  • Poista kaikki (engl. Clear all) entiset sarkainasetukset ja määrittele uusiksi sarkainasetuksiksi seuraavat:
    • Keskitetty tasaus 8,5 cm
    • Oikea tasaus 17 cm
  • Voit määrittää sarkainasetukset vielä Alatunniste (engl. Footer) -tyylille, niin saat sivunumeroinnin oikeasti keskelle.
  Tallenna asiakirjasi!

Asiakirjamalli

• Nyt sinulla on hyvin muotoiltu asiakirja, jossa on hyvät tyylin määritykset sekä sivunasetukset. Tyylien ja sivuasetusten säilyttämiseksi asiakirjasta kannattaa tehdä asiakirjamalli (engl. Template) seuraavien ohjeiden mukaisesti.
  • Poista asiakirjamallista kaikki tekstit, joita et halua mukaan asiakirjamalliin pohjautuviin uusiin dokumentteihin. Asiakirjamalliin voi olla hyödyllistä jättää tekemäsi osanvaihdot ja sisällysluettelo. Asiakirjamallin on tarkoituksena toimia kokonaan uuden dokumentin pohjana, joten muita tekstejä ei tarvita.
  • Tallenna tiedosto asiakirjamalliksi. Tiedoston tyypiksi (engl. Save as type) täytyy valita Asiakirjapohja (engl. Document template *.dot).
  • Ohjelma haluaa tallentaa asiakirjamallin Templates-nimiseen hakemistoon, jonne sinulla pitäisi olla tallennusoikeus. Jos ei ole, niin tallenna asiakirjapohjasi U:-levyaseman johonkin hakemistoon.
• Avaa uusi asiakirja, joka pohjautuu tekemääsi asiakirjamalliin. Lue seuraavat ohjeet kokonaan ennen uuden dokumentin avaamista.
  • Normaalisti asiakirjamalli saadaan uuden dokumentin pohjaksi valinnalla File | New (suom. Tiedosto | Uusi).
  • Jos tallensit asiakirjapohja U:-levyasemalle, niin saat uuden asiakirjan käyttöösi kaksoisnapauttamalla Resurssien hallinnassa (engl. Windows Explorer)asiakirjamallitiedoston kuvaketta.
• Kirjoita uuteen asiakirjaan hieman tekstiä (muutamia otsikoita ja normaalia tekstiä) ja tallenna uusi asiakirja U:-levyasemalle jollakin nimellä.

Lisätehtäviä

1. Seuraavissa tehtävissä voit muokata edellä muokkaamaasi Tietokonevirukset-dokumenttia Replace (suom. Korvaa) -työkalun avulla. Korvaa-työkalun saat käyttöösi Edit (suom. Muokkaa) -valikosta. Kun avaat Korvaa-työkalun, niin ota valmiiksi näkyville toiminnon lisäominaisuudet more-painikkeella.
   • Korvaa kaikki <-merkit &lt;-tekstillä. Korvaamisesta on erityisesti hyötyä HTML-dokumenttien tekemisen yhteydessä.
   • Korvaa kaikki >-merkit &gt;-tekstillä. Korvaamisesta on erityisesti hyötyä HTML-dokumenttien tekemisen yhteydessä.
   • Poista kaikki asiakirjan ylimääräiset rivinvaihdot (engl. Paragraph Mark). Periaate on korvata kaksi peräkkäistä rivinvaihtoa yhdellä rivinvaihdolla. Merkin voit valita Special-painikkeen alta.
   • Korvaa kaikki hyperlink-tyylillä tehdyt tekstit URL-tyylisiksi. Joudut ensin tekemään URL-tyylin itse. Tyyliin kannattaa määritellä hieman poikkeava kirjasin ja tyylistä on tarkoitus tehdä merkkityyli. Tyylejä pääset valitsemaan korvattaviksi Format-painikkeen avulla. Puhdista muotoilut kentistä ennen seuraavien korvattavien valintaa No formatting (suom. Ei muotoiluja)-painikkeella.