Taulukkolaskennan perusteet - Luento 6

• Luentotaltiointi
• Luennolla käytetyt esimerkit
• Taulukkolaskentaohjelmien mahdollisuudet?
  • Esimerkkejä taulukkolaskennan käytöstä
• Taulukkolaskennan perusosat ja toiminnot
  • Tiedon kirjoittaminen soluihin
  • Kaavojen ja soluviittauksien kirjoittaminen
  • Solualueen ja työkirjan rakenteen muokkaaminen
• Soluviittaukset ja nimetyt alueet
  • Lyhyt kertaus soluviittauksista
  • Viittaaminen muihin laskentataulukoihin tai työkirjoihin
  • Nimetyt alueet ja niiden hyödyt
• Tyylit ja solumuotoilut
• Taulukkolaskentafunktiot ja niiden käyttö
  • SUM-funktio (suom. SUMMA)
  • AVERAGE-funktio (suom. KESKIARVO)
  • MIN-funktio (suom. MIN)
  • MAX-funktio (suom. MAKS)

Tällä luennolla käydään aluksi läpi taulukkolaskentaan liittyviä peruselementtejä ja niiden muokkaamiseen. Tämän jälkeen siirrytään solualueen tyylien käyttöön sekä kaavojen ja funktioiden käyttöön laskennassa.

Luentotaltiointi

• tiedonhallinta0602.mp3 3.1M
• tiedonhallinta0603.mp3 3.4M

Luennolla käytetyt esimerkit

• Kaikki esimerkit on koottu samaan tiedostoon luento6.xls eri välilehdillle. Toisissa esimerkeissä asia on tehty nimettyjen alueiden avulla ja toisissa pelkillä soluviittauksilla.

Taulukkolaskentaohjelmien mahdollisuudet?

Mihin taulukkolaskentaohjelmaa kannattaa käyttää??

• Numeerisen datan analysointi - Monipuoliset funktiot ja analysointityökalut.
• Numeerisen datan havainnollistamiseen - Erilaiset kaaviot.
• Laskentalomakepohjien tekemiseen - Monipuoliset ominaisuudet.
• Pienten laskentasovellusten rakentaminen - Monipuoliset ominaisuudet.
• Toistuvien toimenpiteiden tekemiseen - Makrot.
• Ohjelma soveltuu erityisesti erilaisiin pieniin laskennallisiin tehtäviin!

Mihin taulukkolaskentaohjelmat soveltuvat huonommin?

• Tietojen varastointiin - Rajallinen laskentataulukon koko.
• Tietojen koontiin useammasta paikasta - Ei onnistu järkevästi.

Mitä ohjelmaa kannattaa käyttää mihinkin tehtävää?

• Tietokantaohjelmaa kannattaa käyttää tietojen varastointiin, koska niissä on hyvät
  • työkalut tietojen (eheyden)hallintaan.
  • mahdollisuudet monipuolisten kyselyjen tekemiseen.
  • tietojen skaalautuvuudet.
  • tietojen suojaukset.
  • monen käyttäjän käyttömahdollisuudet.
• Taulukkolaskentaohjelmaa kannattaa käyttää tietojen analysointiin, koska niissä on käytössä
  • valmiita ja monipuolisia funktioita.
  • erilaisia (analysointi)työkaluja.
  • työkaluja kaavioiden tekemiseen.

Tilastollisia erityisongelmia varten on olemassa omia ohjelmiaan, kuten esimerkiksi SPSS.

Esimerkkejä taulukkolaskennan käytöstä

Taulukkolaskennalla voi toki toteuttaa "tietokantamaisia" sovelluksia, mutta niissä on aika yhteinen perusongelma: Sovellukset eivät yleensä ole skaalautuvia tietojen "mielivaltaiseen" lisäämiseen.

• Omiin tarpeisiin kehitettyjä taulukkolaskentatyökaluja.
  • Ajankäyttölaskuri (Excel 2000) - Hyvin tietokantamainen ratkaisu (kohtuullisen skaalautuva) toteutettuna taulukkolaskennalla.
  • Konvertoija (Excel 2000) - Kätevä pieni työkalu taulukoiden muuttamiseksi HTML:ksi, muttei varsinainen taulukkolaskentasovellus.
• Opiskelijoiden arvosanojen laskenta (Vanha HT-malli - Excel 2000)
  • Toteutus ei skaalaudu kunnolla, joten sovellus olisi huomattavasti fiksumpaa toteuttaa tietokannalla.
• Data-analysaattori (Vanha HT-malli - Excel 2000)
  • Skaalautuvuusongelmia valmiina sovelluksena, koska esimerkiksi kysymyksien lisäämiseksi joutuu muuttamaan sovellusta. Tietokanta antaisi huomattavasti paremman skaalautuvuuden.

Taulukkolaskennan perusosat ja toiminnot

• Sarake (C)
• Rivi (2)
• Solu (C2) - Rivin ja sarakkeen risteys
• Solualue (A1:C2)
• Laskentataulukko (Sheet2)
• Työkirja (Workbook3)
• Objekti (esim. Kuva)
• Nimiruutu - Solun nimi näkyvillä.
• Kaavarivi - Solun oikean sisällön näyttävä kenttä
• Makrot - Kokoelma toistuvia toimenpiteistä

Tiedon kirjoittaminen soluihin

• Aktivoidaan solu ja kirjoitetaan teksti. Hyväksytään teksti ENTERillä.
• Tekstitieto ja numeerinen tieto voidaan kirjoittaa sellaisenaan.
• Joissakin tapauksissa tarvitaan heittomerkkiä (') pakottamaan tieto (esim. kaava) tekstiksi.
• Erotinmerkit (desimaalierotin, parametrierotin) voivat määräytyä ohjelman asetusten ja käyttöjärjestelmän maa-asetusten (engl. Regional Settings) mukaisesti.
• Solun muokkaaminen onnistuu kaavariviltä tai suoraan solussa (F2-pikanäppäin)
• Tiedon poistaminen onnistuu DELETE-näppäimellä.

Kaavojen ja soluviittauksien kirjoittaminen

• Kaavat ja soluviittaukset aloitetaan aina yhtäsuuruusmerkillä (=).
• Peruslaskutoimitukset (+,-,*, / ja ^) ovat käytettävissä sellaisenaan.
• Soluviittauksilla laskeminen kannattaa, koska
  • ei tarvitse muuttaa laskutoimitusta muuttaakseen sen arvoja.
  • soluviittaukset ovat kopioitavissa.
  • saadaan kätevästi pieniä laskureita.
• Suhteellinen soluviittaus (hinnastoesimerkki)
  • Suhteellisuus tulee ilmi vasta kopioinnin yhteydessä.
  • Mahdollistaa esimerkin kokonaishinnan laskevan solun kopioimisen saman sarakkeen sisällä (viittaukset muuttuvat oikeiksi kopioinnissa).
  • Jos kopioidaan suhteellista soluviittausta yksi solu alaspäin, niin viittaus osoittaa kopioinnin jälkeen yhden solun alaspäin alkuperäisestä paikasta.
  • Jos kopioidaan suhteellista soluviittausta yksi solu oikealle, niin viittaus osoittaa kopioinnin jälkeen yhden solun oikealla alkuperäisestä paikasta.
• Absoluuttinen soluviittaus (alennusprosenttiesimerkki)
  • Mahdollistaa alennusprosenttisolun kiinnittämisen kaavoihin (ei muutu kopioinnissa).
  • Absoluuttisuus merkitään dollarimerkillä ($).
  • Absoluuttisuus merkintä tulee joko sarake- tai rivi-indeksin tai molempien eteen.
  • Absoluuttisuus tulee ilmi vasta kopioinnin yhteydessä.
• Puoliabsoluuttisessa soluviittauksessa (kertotauluesimerkki) on kiinnitetty vain toinen sarake- tai rivi-indekseistä.

Solualueen ja työkirjan rakenteen muokkaaminen

• Sarakkeen leveyttä ja rivin korkeutta voidaan muuttaa rivin ja sarakkeen otsikoiden erottimien kohdalta (väliviiva) hiirellä raahaamalla.
• Jos solussa on risuaitamerkkejä (####), niin sisältö ei mahdu soluun näkyville.
• Rivejä ja sarakkeita voidaan lisätä valikkokomennolla Insert | Rows/Columns (Lisää | Rivejä/Sarakkeita).
  • Rivin lisäämisessä siirretään aktiivista riviä alaspäin.
  • Sarakkeen lisäämisessä siirretään aktiivista saraketta oikealle.
• Rivin tai sarakkeen poistaminen onnistuu valikkokomennolla Edit | Delete (Muokkaa | Poista).
  • Jos koko rivi tai sarake on valittuna, niin se poistetaan.
  • Jos yksittäinen solu(t) valittuna, niin poistamisen suunta varmistetaan.
• Laskentataulukoiden lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Sheet (Lisää | Laskentataulukko)
• Laskentataulukon poistaminen onnistuu valikkokomennolla Edit | Delete Sheet (Muokkaa | Poista laskentataulukko)
• Laskentataulukon nimeäminen onnistuu valikkokomennolla Format | Sheet | Rename (Muotoile | Laskentataulukko | Nimeä uudelleen) tai hiiren oikean avulla.

Vihje: Hiiren oikean alta löytyy kätevästi lisäämiseen ja poistamiseen tarvittavat komennot!

Soluviittaukset ja nimetyt alueet

Seuraavassa tutustutaan erilaisiin viittauksiin laajemmin ja tehostetaan viittaamista ottamalla nimetyt alueet käyttöön.

Lyhyt kertaus soluviittauksista

• Soluviittaukset kannattaa tehdä valitsemalla hiirellä haluttu solu ja määräämällä F4-näppäimellä viittauksen absoluuttisuus.
• =C3 - Suhteellinen soluviittaus sekä sarakkeen että rivin suhteen.
• =$C3 - Soluviittaus, joka on absoluuttinen sarakkeen mutta suhteellinen rivin suhteen. Kaava ei muutu, jos sitä kopioidaan samalla rivillä.
• =C$3 - Soluviittaus, joka on suhteellinen sarakkeen mutta absoluuttinen rivin suhteen. Kaava ei muutu, jos sitä kopioidaan samassa sarakkeessa.
• =$C$3 Absoluuttinen soluviittaus sekä sarakkeen että rivin suhteen.

Viittaaminen muihin laskentataulukoihin tai työkirjoihin

• Viittaaminen toiseen laskentataulukkoon - =Sheet2!B2
• Viittaaminen toiseen työkirjaan - =[Book1]Sheet1!$C$4

Nimetyt alueet ja niiden hyödyt

Annetaan solualueelle (esim. D4:D8) nimi (esim. kokonais) soluviittausten ja laskennan helpottamiseksi.

• Nimi on helppo muistaa.
• Selkeyttää kaavoja huomattavasti.
• Ohjelma varoittaa väärästä nimestä.
• Yhteen nimettyyn soluun viittaaminen on aina absoluuttinen.
• Yhden sarakkeen ja rivin nimetty alue voi toimia myös suhteellisena (kertolaskuesimerkki).

Tyylit ja solumuotoilut

• Tyyleistä saatavat hyödyt
  • Yhtenäiset ja rakenteelliset muotoilut jokaiselle laskentataulukolle.
  • Nopeat ulkoasun muutokset yhtenäisyyden vuoksi.
• Tyylien käyttäminen ja uusien tyylien tekeminen onnistuu valikkokomennolla Format | Style (Muotoile | Tyyli) avautuvasta ikkunasta.
• Tyylejä käytetään samanlaisia ominaisuuksia tarvitseviin soluihin.
• Valmiita tyylejäkin voi ja kannattaa muuttaa (esim. Normal-tyyli).
• Tyyleihin sisällytettävät ominaisuudet
  • Erilaiset solumuotoilut (engl. Number)(Yleinen, Luku, Valuutta, Laskenta, Päivämäärä, Aika, Prosentti, Murtoluku, Tieteellinen, Teksti, Erikois ja Omat)
  • Tasaus (engl. Alignment)
  • Kirjasimen ominaisuudet (engl. Font)
  • Solun rajat (engl. Border)
  • Taustakuviot ja värit (engl. Pattern)
  • Suojaus (engl. Protection)
• Tyylejä muuttaessa laskentataulukot eivät saa olla suojattuja.

Taulukkolaskentafunktiot ja niiden käyttö

• Funktioita käytetään erilaisten laskutoimitusten suorittamiseen.
• Funktio palauttaa arvon soluun, johon se on kirjoitettu. Arvo siis ilmestyy näkyville samaan soluun.
• Funktiolla ei voi suoraan muuttaa toisen solun sisältöä.
• Funktio aloitetaan yhtä suuruus -merkillä (=), jota seuraa välittömästi funktion nimi.
• Funktion nimi on lyhenne vastaavasta toiminnosta. Esimerkiksi keskiarvon laskeva funktio on englanninkielisessä ohjelmassa AVERAGE ja suomenkielisessä ohjelmassa KESKIARVO)
• Funktiolle annetaan parametreina asioita, jotka määrittelevät tarkemmin funktion toimintaa. Esimerkiksi

  =SUM(B4;B5;B6) tai =SUM(B4:B8)

• Parametrien määrä, tyyppi ja järjestys määritellään funktion syntaksissa.
• Funktioiden lisääminen kannattaa tehdä aluksi ohjatusti.
• Myöhemmin funktioiden kirjoittaminen käsin voi olla tehokkaampaa ja helpompaa.

Syntaksi

=FUNKTION_NIMI(parametri1 ; parametri2 ;...;parametriN)

Kuvitteellinen funktioesimerkki

=KAHVINKEITIN(kahvia ; vettä ; suodatinpaperia)=MIKROAALTOUUNI(ruoka ; aika ; tehot)

SUM-funktio (suom. SUMMA)

Laskee annettujen solujen tai solualueen summan.

Syntaksi

=SUM(solualue)

Esimerkki

=SUM(E4:E8)
=SUM(kokonais)

AVERAGE-funktio (suom. KESKIARVO)

Laskee keskiarvon annetulta solualueelta.

Syntaksi

=AVERAGE(solualue)

Esimerkki

=AVERAGE(lämpötila)=AVERAGE(A1:A9)

MIN-funktio (suom. MIN)

Laskee annetun solualueen pienimmän arvon.

Syntaksi

=MIN(solualue)

Esimerkki

=MIN(lämpötila)=MIN(C1:G1)

MAX-funktio (suom. MAKS)

Laskee annetun solualueen suurimman arvon.

Syntaksi

=MAX(solualue)

Esimerkki

=MAX(A2:A38)=MAX(Päivämäärä)