Taulukkolaskennan perusteet - Luento 6
- Luentotaltiointi
- Luennolla käytetyt esimerkit
- Taulukkolaskentaohjelmien mahdollisuudet?
- Taulukkolaskennan perusosat ja toiminnot
- Soluviittaukset ja nimetyt alueet
- Tyylit ja solumuotoilut
- Taulukkolaskentafunktiot ja niiden käyttö
Tällä luennolla käydään aluksi läpi taulukkolaskentaan liittyviä peruselementtejä ja niiden muokkaamiseen. Tämän jälkeen siirrytään solualueen tyylien käyttöön sekä kaavojen ja funktioiden käyttöön laskennassa.
Luentotaltiointi
- tiedonhallinta0602.mp3 3.1M
- tiedonhallinta0603.mp3 3.4M
Luennolla käytetyt esimerkit
- Kaikki esimerkit on koottu samaan tiedostoon luento6.xls eri välilehdillle. Toisissa esimerkeissä asia on tehty nimettyjen alueiden avulla ja toisissa pelkillä soluviittauksilla.
Taulukkolaskentaohjelmien mahdollisuudet?
Mihin taulukkolaskentaohjelmaa kannattaa käyttää??
- Numeerisen datan analysointi - Monipuoliset funktiot ja analysointityökalut.
- Numeerisen datan havainnollistamiseen - Erilaiset kaaviot.
- Laskentalomakepohjien tekemiseen - Monipuoliset ominaisuudet.
- Pienten laskentasovellusten rakentaminen - Monipuoliset ominaisuudet.
- Toistuvien toimenpiteiden tekemiseen - Makrot.
- Ohjelma soveltuu erityisesti erilaisiin pieniin laskennallisiin tehtäviin!
Mihin taulukkolaskentaohjelmat soveltuvat huonommin?
- Tietojen varastointiin - Rajallinen laskentataulukon koko.
- Tietojen koontiin useammasta paikasta - Ei onnistu järkevästi.
Mitä ohjelmaa kannattaa käyttää mihinkin tehtävää?
- Tietokantaohjelmaa kannattaa käyttää tietojen varastointiin, koska niissä on hyvät
- työkalut tietojen (eheyden)hallintaan.
- mahdollisuudet monipuolisten kyselyjen tekemiseen.
- tietojen skaalautuvuudet.
- tietojen suojaukset.
- monen käyttäjän käyttömahdollisuudet.
- Taulukkolaskentaohjelmaa kannattaa käyttää tietojen analysointiin, koska niissä on käytössä
- valmiita ja monipuolisia funktioita.
- erilaisia (analysointi)työkaluja.
- työkaluja kaavioiden tekemiseen.
Tilastollisia erityisongelmia varten on olemassa omia ohjelmiaan, kuten esimerkiksi SPSS.
Esimerkkejä taulukkolaskennan käytöstä
Taulukkolaskennalla voi toki toteuttaa "tietokantamaisia" sovelluksia, mutta niissä on aika yhteinen perusongelma: Sovellukset eivät yleensä ole skaalautuvia tietojen "mielivaltaiseen" lisäämiseen.
- Omiin tarpeisiin kehitettyjä taulukkolaskentatyökaluja.
- Ajankäyttölaskuri (Excel 2000) - Hyvin tietokantamainen ratkaisu (kohtuullisen skaalautuva) toteutettuna taulukkolaskennalla.
- Konvertoija (Excel 2000) - Kätevä pieni työkalu taulukoiden muuttamiseksi HTML:ksi, muttei varsinainen taulukkolaskentasovellus.
- Opiskelijoiden arvosanojen laskenta (Vanha HT-malli - Excel 2000)
- Toteutus ei skaalaudu kunnolla, joten sovellus olisi huomattavasti fiksumpaa toteuttaa tietokannalla.
- Data-analysaattori (Vanha HT-malli - Excel 2000)
- Skaalautuvuusongelmia valmiina sovelluksena, koska esimerkiksi kysymyksien lisäämiseksi joutuu muuttamaan sovellusta. Tietokanta antaisi huomattavasti paremman skaalautuvuuden.
Taulukkolaskennan perusosat ja toiminnot
- Sarake (C)
- Rivi (2)
- Solu (C2) - Rivin ja sarakkeen risteys
- Solualue (A1:C2)
- Laskentataulukko (Sheet2)
- Työkirja (Workbook3)
- Objekti (esim. Kuva)
- Nimiruutu - Solun nimi näkyvillä.
- Kaavarivi - Solun oikean sisällön näyttävä kenttä
- Makrot - Kokoelma toistuvia toimenpiteistä
Tiedon kirjoittaminen soluihin
- Aktivoidaan solu ja kirjoitetaan teksti. Hyväksytään teksti ENTERillä.
- Tekstitieto ja numeerinen tieto voidaan kirjoittaa sellaisenaan.
- Joissakin tapauksissa tarvitaan heittomerkkiä (') pakottamaan tieto (esim. kaava) tekstiksi.
- Erotinmerkit (desimaalierotin, parametrierotin) voivat määräytyä ohjelman asetusten ja käyttöjärjestelmän maa-asetusten (engl. Regional Settings) mukaisesti.
- Solun muokkaaminen onnistuu kaavariviltä tai suoraan solussa (F2-pikanäppäin)
- Tiedon poistaminen onnistuu DELETE-näppäimellä.
Kaavojen ja soluviittauksien kirjoittaminen
- Kaavat ja soluviittaukset aloitetaan aina yhtäsuuruusmerkillä (=).
- Peruslaskutoimitukset (+,-,*, / ja ^) ovat käytettävissä sellaisenaan.
- Soluviittauksilla laskeminen kannattaa, koska
- ei tarvitse muuttaa laskutoimitusta muuttaakseen sen arvoja.
- soluviittaukset ovat kopioitavissa.
- saadaan kätevästi pieniä laskureita.
- Suhteellinen soluviittaus (hinnastoesimerkki)
- Suhteellisuus tulee ilmi vasta kopioinnin yhteydessä.
- Mahdollistaa esimerkin kokonaishinnan laskevan solun kopioimisen saman sarakkeen sisällä (viittaukset muuttuvat oikeiksi kopioinnissa).
- Jos kopioidaan suhteellista soluviittausta yksi solu alaspäin, niin viittaus osoittaa kopioinnin jälkeen yhden solun alaspäin alkuperäisestä paikasta.
- Jos kopioidaan suhteellista soluviittausta yksi solu oikealle, niin viittaus osoittaa kopioinnin jälkeen yhden solun oikealla alkuperäisestä paikasta.
- Absoluuttinen soluviittaus (alennusprosenttiesimerkki)
- Mahdollistaa alennusprosenttisolun kiinnittämisen kaavoihin (ei muutu kopioinnissa).
- Absoluuttisuus merkitään dollarimerkillä ($).
- Absoluuttisuus merkintä tulee joko sarake- tai rivi-indeksin tai molempien eteen.
- Absoluuttisuus tulee ilmi vasta kopioinnin yhteydessä.
- Puoliabsoluuttisessa soluviittauksessa (kertotauluesimerkki) on kiinnitetty vain toinen sarake- tai rivi-indekseistä.
Solualueen ja työkirjan rakenteen muokkaaminen
- Sarakkeen leveyttä ja rivin korkeutta voidaan muuttaa rivin ja sarakkeen otsikoiden erottimien kohdalta (väliviiva) hiirellä raahaamalla.
- Jos solussa on risuaitamerkkejä (####), niin sisältö ei mahdu soluun näkyville.
- Rivejä ja sarakkeita voidaan lisätä valikkokomennolla Insert | Rows/Columns (Lisää | Rivejä/Sarakkeita).
- Rivin lisäämisessä siirretään aktiivista riviä alaspäin.
- Sarakkeen lisäämisessä siirretään aktiivista saraketta oikealle.
- Rivin tai sarakkeen poistaminen onnistuu valikkokomennolla Edit | Delete (Muokkaa | Poista).
- Jos koko rivi tai sarake on valittuna, niin se poistetaan.
- Jos yksittäinen solu(t) valittuna, niin poistamisen suunta varmistetaan.
- Laskentataulukoiden lisääminen onnistuu valikkokomennolla Insert | Sheet (Lisää | Laskentataulukko)
- Laskentataulukon poistaminen onnistuu valikkokomennolla Edit | Delete Sheet (Muokkaa | Poista laskentataulukko)
- Laskentataulukon nimeäminen onnistuu valikkokomennolla Format | Sheet | Rename (Muotoile | Laskentataulukko | Nimeä uudelleen) tai hiiren oikean avulla.
Vihje: Hiiren oikean alta löytyy kätevästi lisäämiseen ja poistamiseen tarvittavat komennot!
Soluviittaukset ja nimetyt alueet
Seuraavassa tutustutaan erilaisiin viittauksiin laajemmin ja tehostetaan viittaamista ottamalla nimetyt alueet käyttöön.
Lyhyt kertaus soluviittauksista
- Soluviittaukset kannattaa tehdä valitsemalla hiirellä haluttu solu ja määräämällä F4-näppäimellä viittauksen absoluuttisuus.
- =C3 - Suhteellinen soluviittaus sekä sarakkeen että rivin suhteen.
- =$C3 - Soluviittaus, joka on absoluuttinen sarakkeen mutta suhteellinen rivin suhteen. Kaava ei muutu, jos sitä kopioidaan samalla rivillä.
- =C$3 - Soluviittaus, joka on suhteellinen sarakkeen mutta absoluuttinen rivin suhteen. Kaava ei muutu, jos sitä kopioidaan samassa sarakkeessa.
- =$C$3 Absoluuttinen soluviittaus sekä sarakkeen että rivin suhteen.
Viittaaminen muihin laskentataulukoihin tai työkirjoihin
- Viittaaminen toiseen laskentataulukkoon - =Sheet2!B2
- Viittaaminen toiseen työkirjaan - =[Book1]Sheet1!$C$4
Nimetyt alueet ja niiden hyödyt
Annetaan solualueelle (esim. D4:D8) nimi (esim. kokonais) soluviittausten ja laskennan helpottamiseksi.
- Nimi on helppo muistaa.
- Selkeyttää kaavoja huomattavasti.
- Ohjelma varoittaa väärästä nimestä.
- Yhteen nimettyyn soluun viittaaminen on aina absoluuttinen.
- Yhden sarakkeen ja rivin nimetty alue voi toimia myös suhteellisena (kertolaskuesimerkki).
Tyylit ja solumuotoilut
- Tyyleistä saatavat hyödyt
- Yhtenäiset ja rakenteelliset muotoilut jokaiselle laskentataulukolle.
- Nopeat ulkoasun muutokset yhtenäisyyden vuoksi.
- Tyylien käyttäminen ja uusien tyylien tekeminen onnistuu valikkokomennolla Format | Style (Muotoile | Tyyli) avautuvasta ikkunasta.
- Tyylejä käytetään samanlaisia ominaisuuksia tarvitseviin soluihin.
- Valmiita tyylejäkin voi ja kannattaa muuttaa (esim. Normal-tyyli).
- Tyyleihin sisällytettävät ominaisuudet
- Erilaiset solumuotoilut (engl. Number)(Yleinen, Luku, Valuutta, Laskenta, Päivämäärä, Aika, Prosentti, Murtoluku, Tieteellinen, Teksti, Erikois ja Omat)
- Tasaus (engl. Alignment)
- Kirjasimen ominaisuudet (engl. Font)
- Solun rajat (engl. Border)
- Taustakuviot ja värit (engl. Pattern)
- Suojaus (engl. Protection)
- Tyylejä muuttaessa laskentataulukot eivät saa olla suojattuja.
Taulukkolaskentafunktiot ja niiden käyttö
- Funktioita käytetään erilaisten laskutoimitusten suorittamiseen.
- Funktio palauttaa arvon soluun, johon se on kirjoitettu. Arvo siis ilmestyy näkyville samaan soluun.
- Funktiolla ei voi suoraan muuttaa toisen solun sisältöä.
- Funktio aloitetaan yhtä suuruus -merkillä (=), jota seuraa välittömästi funktion nimi.
- Funktion nimi on lyhenne vastaavasta toiminnosta. Esimerkiksi keskiarvon laskeva funktio on englanninkielisessä ohjelmassa AVERAGE ja suomenkielisessä ohjelmassa KESKIARVO)
- Funktiolle annetaan parametreina asioita, jotka määrittelevät tarkemmin funktion toimintaa. Esimerkiksi
=SUM(B4;B5;B6) tai =SUM(B4:B8)
- Parametrien määrä, tyyppi ja järjestys määritellään funktion syntaksissa.
- Funktioiden lisääminen kannattaa tehdä aluksi ohjatusti.
- Myöhemmin funktioiden kirjoittaminen käsin voi olla tehokkaampaa ja helpompaa.
Syntaksi
=FUNKTION_NIMI(parametri1 ; parametri2 ;...;parametriN)
Kuvitteellinen funktioesimerkki
=KAHVINKEITIN(kahvia ; vettä ; suodatinpaperia)=MIKROAALTOUUNI(ruoka ; aika ; tehot)
SUM-funktio (suom. SUMMA)
Laskee annettujen solujen tai solualueen summan.
Syntaksi
=SUM(solualue)
Esimerkki
=SUM(E4:E8) =SUM(kokonais)
AVERAGE-funktio (suom. KESKIARVO)
Laskee keskiarvon annetulta solualueelta.
Syntaksi
=AVERAGE(solualue)
Esimerkki
=AVERAGE(lämpötila)=AVERAGE(A1:A9)
MIN-funktio (suom. MIN)
Laskee annetun solualueen pienimmän arvon.
Syntaksi
=MIN(solualue)
Esimerkki
=MIN(lämpötila)=MIN(C1:G1)
MAX-funktio (suom. MAKS)
Laskee annetun solualueen suurimman arvon.
Syntaksi
=MAX(solualue)
Esimerkki
=MAX(A2:A38)=MAX(Päivämäärä)
Käyttäjien kommentit