Luento 3 - Tekstinkäsittelytyökaluja ja ominaisuuksia
Kertaus edellisen luennon asioista
- Merkkityylin, kappaletyylin ja asiakirjamallin eroavaisuudet
- Tyylien ominaisuuksien muuttaminen
- Tyylien ominaisuuksien periytymisen hankaluudet (Ominaisuus pitää muuttaa samaksi, jos se on aiemmin määritelty!)
- Otsikkotasojen numerointi kootusti vai jokaiseen tyyliin erikseen?
- Jokaista sisäkkäistä listaa varten oma tyylinsä?
- Asiakirjamallien käyttäminen ja mahdollisuudet?
- Pienen asiakirjan jakaminen osiin ja erilaiset tunnisteet (etusivu, sisällysluettelo, dokumentti)
- Vesileiman lisääminen jokaiselle sivulle (ylätunniste).
Kuvien käsittelyn ongelmat asiakirjassa
- Lisättäessä kuvat ovat tekstin kanssa samalla rivillä.
- Kuva kannattaa usein rivittää tekstistä erilleen (Layout-välilehti).
- Kuvien lopullinen sijoittuminen kannattaa päättää vasta, kun asiakirja on valmis.
- Kuvan ominaisuuksista voidaan muuttaa kokoa, sijoittumista ja ympärillä olevaa tyhjää tilaa.
- Kuvan ankkuri kannattaa lukita esimerkiksi kuvatekstiin (engl. Caption).
- Varmista, ettei kuvan ankkuri ole otsikossa!
- Kuvalta kannattaa usein kieltää lomittuminen toisten objektien kanssa (engl. Allow Overlap)
Asiakirjan valmiit luettelot
Sisällysluettelo
- Sisällysluettelo muodostuu automaattisesti otsikkotason
tyyleistä. (Ei kuvia!)
- Omat tyylit voidaan sisällyttää tarvittaessa
sisällysluetteloon.
- Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on
päivitettävä (F9-näppäin tai hiiren oikea!).
- Jos sisällysluettelon jossakin otsikossa ei näy numerointia, niin kuvan ankkuri on luultavasti otsikossa.
Hakemisto
- Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat.
- Sitten tehdään varsinainen hakemisto.
Kuvaluettelo
- Caption-tyylillä tehdyt kappaleet otetaan kuvaluetteloon.
- Kuva ei saa olla aktiivisena, kun kuvateksti lisätään kuvan yhteyteen!
Erilaiset viitteet
Alaviite ja loppuviite
- Alaviitteen avulla voidaan selventää jotakin
asiakirjassa olevaa asiaa.
- Alaviite tulee asiakirjaan sen sivun alalaitaan, jossa
viittauksen kohde sijaitsee.
- Loppuviite on samanlainen kuin alaviite, mutta seliteteksti
sijoitetaan asiakirjan loppuun.
Ristiviite
- Ristiviitteen avulla voidaan viitata johonkin dokumentin
elementtiin, kuten esimerkiksi otsikkoihin tai otsikoiden
numerointiin.
- Ristiviite päivittyy automaattisesti esimerkiksi otsikon
numeroinnin päivittyessä, joten viitteet pysyvät
mukana.
- Ongelmia tulee kuitenkin tekstiviittauksissa, joiden
perään tai alkuun lisätään jotakin.
Lisäys kannattaa tehdä viitetekstin
sisään!
Tekstinkäsittelytyökaluja
Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen
- Hyvät asiakirjan asetukset ja tyylit kannattaa tallentaa
asiakirjamalliksi (eng. Template).
- Hyvät tyylimääritykset voi siirtää
asiakirjamalliin jälkikäteen tai
tyylimääritykset voi ottaa käyttöön
ilman koko asiakirjamallin käyttöä.
- Tyylien arkistointityökalun (engl. Organizer) avulla
voidaan tyylejä vaihtaa asiakirjojen välillä.
- Asiakirjamallin vaihtaminen onnistuu valinnalla Tools |
Templates and Add-Ins (suom. Työkalut | Mallit ja
lisäosat)
Etsi ja korvaa -työkalu
Etsi ja korvaa -työkalulla voidaan tehdä hyvin
monipuolisia etsintöjä ja korvauksia. Seuraavassa
listassa lyhyet esimerkit korvattavista asioista.
- Tavallisten merkkin korvaaminen (esim. ä -->
ä)
- Erikoismerkkien korvaaminen (esim.
Ylimääräisten rivinvaihtojen poistaminen:
¶¶ --> ¶)
- Kirjasimen muotoilujen korvaaminen toisilla (esim. lihavointi
--> kursivointi)
- Tyylien korvaaminen toisella (esim. Heading2 -->
Heading3)
Suuremman asiakirjan kirjoittaminen ja käsittely
Erilaiset näkymät
Erilaisia näkymiä voidaan käyttää
asiakirjan erilaisissa kirjoitus- ja muokkaustilanteissa.
- Normal (suom. Normaali) -
kirjoitusnäkymä (Word 2000 / 97) - sopii normaaliin kirjoittamiseen.
- Print/Page Layout (suom. Asettelu) -
julkaisunäkymä (word 2000 /97) - sopii erityisesti sivun taittamiseen.
- Web layout / Online Layout - asiakirjan muoto
WWW-julkaisemisen jälkeen (Word 2000 / 97) - sopii erityisesti asiakirjan lukemiseen.
- Outline (suom. Rakenne) -
rakennenäkymä (Word 2000 / 97) - sopii asiakirjan rakenteen muokkaamiseen
- Master (suom. Perusasiakirja) - asiakirjojen
yhdisteleminen (Word 97) - sopii asiakirjojen yhdistelemiseen
Asiakirjan kirjoittaminen
Seuraavassa käydään lyhyesti läpi asiakirjan kirjoittamisessa vastaan tulevat toimet. Tarkemmin asiaa voi perehtyä lukemalla artikkelin
"Lyhyt kirjoittamisopas teknisestä näkökulmasta".
- Asiakirjan rakenteen suunnittelu ja jakaminen (etusivu, sisällysluettelo, sisältö, hakemisto jne.)
- Asiakirja kannattaa kirjoittaa yhtenä asiakirjana, kun sen pituus on muutamia kymmeniä sivuja.
- Asiakirja kannattaa kirjoittaa pienemmissä osissa, kun pituus tulee yli 50 sivua.
- Osissa asiakirja on helpommin hallittavissa.
- Osissa asiakirjan tunnisteet saadaan helposti yksilöllisiksi.
- Ohjelma kestää pieniä dokumentteja paremmin :)
- Pienemmät asiakirjat yhdistetään yhteen dokumenttiin (perusasiakirja)
- Perusasiakirjan määritykset yhtenäistävät dokumentit!
- Kiinnitä huomiota tyylin määrityksiin ja asiakirjan asetuksiin.
- Haittana on erilaisten osien välisten viitteiden tekemisen vaikeutuminen.
- Tekstin rakenteen merkitseminen tyylien avulla.
- Tekstin rakenteen muokkaaminen rakennenäyttötilan avulla.
- Sivujen "taittaminen"
- Sivunasetukset, sivunumerointi ja tunnisteet kuntoon.
- Asiakirjan kuvien paikat ja sivutus kuntoon (Piilota kaikki ylimääräiset merkit ensin!)
- Luetteloiden tekeminen
- Sisällysluettelon voi tehdä aiemminkin.
- Hakemisto
- Kuvaluettelo
- Erilaiset viitteet
- Viitteet kannattaa määrittää yleensä aiemmin.
- Asiakirjojen yhdistämisen jälkeen voi vielä olla kohtia, joissa viitteitä tarvitaan.